Как да съставите мотивационно писмо в Word

Подходящо ли е да използвате Word за целите на мотивационното писмо?

Отговорът на този въпрос безспорно е да. Word е една от най-разпространените текстообработващи програми не само в България, но и по света.  С нейна помощ могат да бъдат създадени огромно многообразие от документи и писма. Освен стандартните си функционалности, Word предлага в допълнение и специални готови бланки за мотивационно писмо, които само да адаптирате за Вашите нужди, като попълните личната си информация. От Microsoft предлагат хубав дизайн и подходяща, предварително създадена структура за организиране на текста, така че да е прегледен за четене и приятен за ориентир от страна на експертите по подбор на персонал. Можете да работите изцяло онлайн или локално в приложението, в зависимост от достъпа, който сте регистрирали.

Едно от основните предимства на програмата Word е, че текстовете изготвени с нейна помощ са напълно съвместими и разпознаваеми за т.нар. ATS системи за автоматичен подбор (системи за проследяване на кандидати). При тях се борави предимно със семантично, контекстуално и сентимент съпоставяне, затова е от изключителна важност писмото да е изготвено с помощта на софтуер, който прави възможен това разпознаване и анализ по ключови думи, заглавия и др.

Специалистите по подбор на кадри преглеждат стотици писма на ден и са свикнали с формата, който Word предлага по отношение на структурата и подредбата на изложението, шрифтовете и общия изглед на на този тип документи. Това им позволяват лесно и за кратко време да се ориентират в представената информация и релевантността на кандидатурата. Така че, винаги е добра идея да заложите на изпробвана и стандартизирана практика, с помощта на която рискът да представите неподходящо писмо е сведен до минимум.

Как да използвате готов шаблон на Microsoft Word за мотивационно писмо?

Най-лесният начин да създадете мотивационно писмо с помощта на Word  е като отворите опцията за готови шаблони в рамките на програмата или да я изберете от онлайн версията на платформата. В зависимост от това каква регистрация и достъп имате, можете също да изберете дали да персонализирате шаблона за писмо изцяло в онлайн пространството или да го изтеглите и работите локално, за да попълните своите лични данни и информация.

Избор на бланка за мотивационно писмо

Повечето шаблони за мотивационно писмо са безплатни, но има някои, достъпът до които може да варира в зависимост от това дали и с какъв абонамент за Microsoft 365 разполагате. Разнообразието от дизайни на различните бланки е доста голямо, някои са дори директно адаптирани за конкретни професии. 

Преди да изберете шаблон за персонализиране, хубаво е да прецените кой би бил най-подходящ за длъжността и компанията, в която кандидатствате. Ако използвате и готова бланка за CV, двата документа трябва да са в синхрон и с идентичен дизайн, така че за мотивационното си писмо е желателно изберете същия шаблон.

Най-общо, всяка от предлаганите готови бланки за попълване е структурирана в три основни секции - заглавна, основна и заключителна част:

Заглавие

Всеки готов образец за мотивационно писмо предлага заглавна част, която да персонализирате с Вашите лични данни и тези на адресата (получателя). Бланките разполагат и с насочващ текст, който ще Ви ориентира бързо къде, както и кои данни да въведете. Дизайнът е направен така, че експертите по подбор на персонал бързо да намерят контактите на кандидата, в случай на интерес за последващо интервю.

Основен текст

Някои от бланките предлагат примерен текст, онагледяващ как и в колко параграфа да структурирате своето изложение. В някои от шаблоните дори ще откриете готови стандартни, текстове, които са адаптирани към определени професии. Хубаво е обаче, да ги редактирате и персонализирате, така че да отговарят изцяло на Вашия стил на писане и лична информация. Те са само за ориентир и ако не ги промените, рискувате бъдещите работодатели много лесно да разпознаят, че изпращате шаблонен текст, без въобще да сте се постарали да редактирате и да звучите автентично.

Във въведението, в едно или две изречения е прието да споменете във връзка с коя обява за работа и роля пишете мотивационното си писмо и как сте научили за нея (от интерент, от конкретен сайт, социална медия, приятел или друго). Компаниите често публикуват по няколоко обяви наведнъж и на всяка се задава референтен номер, който също  е добре да цитирате, за да става ясно точно за коя длъжност кандидатствате. 

В следващите един или два абзаца, можете да разкаже съвсем накратко за настоящата си роля, отговорности и задължения. Обяснете как Вашите знания, умения, силни черти, качества, постижения и награди, или дори хобита и интереси  биха били от полза за работодателя. Тук е най-важното място, в което да представите Вашата мотивация защо кандидатствате, защо искате да работите на тази длъжност и какъв принос сте готови да направите.

Заключителна част

Във финалната част винаги е прието да се сложи изречение, с което да благодарите на адресата за отделеното време и да оставите опция или призив за лична среща. Завършете писмото на български език учтиво и с уважение, например - С уважение, Поздрави, Искрено Ваш/а и подпис. 

Ако изпращате прикачени файлове (приложени документи) веднага след подписа е мястото да ги изброите. Например: автобиография, портфолио, препоръка или други. Готовите бланки в Word са адаптирани предимно към англоезичната система, но в българската практика, заключителната част е също така много важна и има определени приети стандарти за завършване на писмото. 

Създаване на мотивационно писмо в Word без шаблон

Създаването на мотивационно писмо от готова бланка в Word далеч не е единствената възможност да създадете професионален документ. Можете спокойно да напишете своето писмо за работа в Word, и без да използвате някой от предлаганите готови дизайни. Има обаче, няколко основни правила, които е добре да спазвате, за да се получи издържан и лек за четене документ:

Структура и размери на шрифта

Независимо в каква програма пишете, винаги е хубаво да използвате приетата рамка за мотивационно писмо, която включва заглавна, основна и заключителна част, по подобие на готовите шаблони, които разгледахме по-горе. 

За по-добро открояване, можете да използвате по-голям шрифт в частта, в която представяте своето име и данни за контакт, както и тези на адресата. Това, обаче не е задължително, а по-скоро служи за подчертаване и отделяне на текст. Можете спокойно да го направите и с равни отстояния между отделните абзаци или с удебелен шрифт в имената. За основната и заключителната част използвайте единен размер на шрифта (11-12 пункта) и бъдете последователни в отстоянията между редовете (1,15).

Общият обем на писмото в трите си основни части е желателно да не надхвърля 1 страница А4.

Избор на шрифт и цвят

Най-подходящите шрифтове за CV, са същите, които се използват и за съставяне на мотивационно писмо в Word. Това най-често са Ariel, Calibri, Poppins и други. Важно е да използвате цвят за писане в тъмната гама, като приетият стандарт за професионално издържан текст на мотивационно писмо безспорно е черен шрифт на бял фон. Разбира се, по-творческите сектори и професии правят изключение, но трябва все пак да изберете тъмен шрифт, който създава четлив и ненатоварващ окото текст, макар и да му придава по-креативен и нестандартен облик.

Възползвайте се от автоматичната проверка на правописа

Автоматичната проверка на правописа е една от най-ценните характеристики на програмата Word. Няма нищо по-лошо от писмо изпратено с грешки. Възползвайте се от тази опция за проверка за печатни и правописни грешки като първа редакция. Като втора и ключово важна редакция, проверете хубаво текста и за граматически и стилистични такива, които също не правят добро впечатление. 

Би било чудесно ако някой Ваш близък, приятел или колега с повече опит, се съгласи да го прочете и да Ви даде обратна връзка. Понякога кандидатите изпускат важни детайли, впускат се в много подробности, допускат повторения или забравят дори да подпишат писмото си. Една по-експертна и достатъчно искрена обратна връзка за писмото винаги би била полезна преди да го изпратите.

Изчистен дизайн и олекотена структура

Когато създавате самостоятелно писмо, без да използвате готов шаблон, придържайте се към максимално изчистена рамка, която е лека за четене. Можете да организирате текста в няколко абзаца, които да се поберат в рамките на 1 стандартна страница

Цялост и оформление на текста

Една от често срещаните грешки при форматирането на документа, която кандидатите допускат е, че когато извършват дадена корекция, която променя структурата на параграфите и разположението на определени редове от текста (напр. преоразмеряване на снимки, добавяне на интервали и нов ред), целият документ се размества, а структурата му се нарушава. След всяка корекция, проверете хубаво и се убедете, че оформлението и целостта на текста са запазени. 

Запазване на документа

Друго предимство, което програмата предоставя са настройките на Word за автоматично запазване. По този начин, след всяка редакция на мотивационното Ви писмо, то се запазва (напр. затваряте прозореца по погрешка). Word също така Ви позволява да запазвате документа си и в различни други разширения, за да можете да  го споделяте или отваряте и в други релевантни програми и формати.

Няма нищо по-лошо от писмо изпратено с грешки. Възползвайте се от автоматичната проверка за печатни и правописни грешки като първа редакция. Като втора и ключово важна редакция, проверете хубаво текста и за граматически и стилистични такива, които също не правят добро впечатление. 

Как Jobseeker може да Ви помогне

Освен готовите бланки за писма на Microsoft Word, готовите шаблони за мотивационно писмо на Jobseeker също могат много да Ви улеснят в написването на Вашия документ. Съставянето на мотивационно писмо и CV за работа, както и при кандидатстване за по-висока образователна степен, не винаги е лека задача, особено ако нямате много опит и сега стартирате кариерния си или академичен път. 

С помощта на нашите примерни писма, статии с полезни съвети и шаблони за CV и примерни CV-та, ще изготвите лесно Вашите, издържани във всяко едно отношение документи за  кандидатстване. Разгледайте богатата ни колекция от предложения и решения в сайта и наистина ще останете изненадани от резултата. Регистрирайте се и опитайте още днес!