Оптимизация на CV за ATS

Какво означава ATS?

ATS е съкращение от английски - Application Tracking Software и в превод на български език се среща най-често като Система за проследяване на кандидати (СПК). Това е вид софтуер, който помага на компаниите да управляват по-ефективно процеса по наемане на персонал като изпълнява редица задачи и функционалности. Най-често ATS е интегриран в портал за кариерно развитие, където кандидатите могат да изпращат своите автобиографии и да кандидатстват за работа онлайн.

Повечето ATS могат също да бъдат интегрирани с друг софтуер за човешки ресурси, като например системи за управление на представянето и системи за онбординг на нови служители. Поради тази причина, в някои компании или държави той се среща и под други бранд наименования, например CRM (Candidate Relationship Management), e-Recruiter, Recruitee, HRmaps и др.

Какво умее да прави ATS софтуерът?

Най-общо ATS софтуерът може да автоматизира повтарящи се задачи, като публикуване на обяви за работа, да извършва преглед и сортиране на автобиографии по ключови думи и да управлява насрочването на интервюта. Може също така да помогне да се проследи с кои кандидати вече е установен контакт и в какъв етап от процеса по наемане се намират.

Модерните варианти на ATS платформи притежават и много допълнителни функциионалности, които изключително подпомагат и улесняват работата на екипите по подбор на персонал в компаниите. По-долу представяме няколко характерни пимера за задачи, които могат да бъдат обработени от ATS:

• Изготвяне на обява за работа и публикуването й в интернет.
• Автоматична имейл комуникация с кандидати, изпращане на напомняния за интервю.
• Календар на интервютата с избраните кандидати.
• Споделяне на данни за кандидати с ръководители на екип в рамките на компанията.
• Обработка на лични данни в съответствие с GDPR.
• Анализ и сортиране на причините за отказ на кандидати.
• Анализ на разходите за привличане на кандидат.
• Анкетиране и измерване на нивото на удовлетвореност на кандидатите от процеса на набиране на персонал (т.нар. преживяване на кандидата с компанията).

Предимства на системите от типа ATS

Сред основните предимства, които внедряването на ATS софтуер в работата на една компания носят, е автоматизацията на много нива от процеса по подбор на персонал и наемане на нови кадри и значително оптимизиране на времето и прецизността, с които те се провеждат.

На база на гореизброените функционалности, които ATS програмите притежават, можем да кажем, че те носят много и различни ползи на компаниите работодатели. Двете най-важни предимства безспорно са:

• Спестяване на време – подборът на кандидати отговарящи на изискванията на работодателя става много по-бърз като процес във времето.
• Повишена ефективност на операциите – ATS извършва редица дейности, които понякога изискват мобилизирането на целия екип от специалисти по подбор на персонал. Това е и пряка полза от гледна точка на време и за самите кандидатстващи.

Недостатъци на ATS системите

Освен безспорните си предимства, системите за ATS обаче появяват и някои недостатъци, както за компаниите, така и за кандидатстващите в тях. Ето някои от основните:

Те не могат напълно да заместят обективната човешка преценка и се придържат изцяло към предварително зададени критерии в алгоритъма. и никога няма да замени истинския специалист по подбор на персонал. Понякога липсата на уместност или точно съвпадение, когато става дума за селекция на база ключови думи, би могла да доведе до отхвърляне на дадено CV, независимо от факта, че в него може да се съдържа същата информация, но формулирана по различен начин. Софтуерът не може да разпознае такива нюанси.

Също така, ATS не разпознава графични елементи и изображения, като таблици, снимки и др., което означава, че всяко съдържание, представено по този начин, на практика остава невидимо за системата. Същото важи и за съкращенията и информация поместена в долния колонтитул.

"Най-често ATS е интегриран в портал за кариерно развитие, където кандидатите могат да изпращат своите автобиографии и да кандидатстват за работа онлайн."

Как да подготвите CV-то си за подбор през ATS система?

Като вземем предвид функциналностите и задачите, които ATS софтуерът изпълнява, както и представените по-горе несъвършенства, добре е да се помисли точно как да се изготви едно CV, така че да премине успешно през ATS скенера и да попадне в правилната селекция. По-долу Ви предлагаме няколко полезни съвета на какво да наблегнете и за какво да внимавате:

• Винаги адаптирайте CV-си за конкретната работна длъжност и следвайте текста на обявата за работа.
• Поставяйте на преден план уменията и предишния опит, които се търсят в обявата. Не слагайте излишна информация, която няма отношение към търсената работна длъжност.
• Правилна употреба на ключовите думи в съответствие със съдържанието на обявата за работа. Съобразяването на Вашето CV с езика на работодателя и формулировките в конкретната обява за работа са ключови фактори за Вашия успех да стигнете до интервю.
• Дигиталните платформи, езици за програмиране, софтуерни програми и други твърди умения трябва да представяте с точните им наименования и изписване на английски или друг език. Не транскрибирайте този тип наименования на езика, на който пишете CV-то. 
• Обем на документа - автобиографията Ви, в най-добрия случай не трябва да е по-дълга от 2 страници A4, така че се опитайте да се придържате към това ограничение.
• Правопис - системите ATS в това отношение могат да бъдат безпощадни, когато става въпрос за правописни и печатни грешки. Ако някоя от ключовите думи е изписана неправилно, компютърът директно ще я  пропусне, когато сканира автобиографията Ви. Преди да изпратите автобиографията си, проверете текста поне няколко пъти за безупречен правопис. 
• Размер на шрифта и четливост на текста - уверете се, че шрифтът, който използвате, е четлив и с подходящ размер (обикновено се препоръчва размер от 10 до 12). Използвайте тъмен цвят за шрифта , който по-добре се откроява на бялата хартия, за да може компютърът да разчете CV-то Ви правилно.
• Избягвайте графични елементи - както вече споменахме по-горе, ATS системите не разпознават графични изображения. Например, ако описвате езиковите си умения, вместо флаговете на държавата, напишете името на езика с думи, а вместо логото на бившите си работодатели, просто напишете името им.

Употреба на ключови думи и термини

Най-добрият начин да оптимизирате автобиографията си за ATS е да включите правилните ключови думи и термини. Самите ключови думи ще откриете като внимателно прочетете обявата за работа и отбележете точните наименования за позицията, опита и уменията, които търси работодателят и ги възпроизведете формулирани по същия начин във Вашето CV.

Когато сте убедени, че притежавате умение или квалификация, необходими за позицията, трябва да използвате същия език, който е даден и в описанието на длъжността. Например, ако напишете, че сте „добър със системи за управление на съдържание“, но работодателят търси човек, който борави добре с WordPress, тук ключовата дума, която трябва да използвате е именно  „умения за WordPress”. 

Трябва обаче за внимавате и да не прекалявате с употребата и повторението на ключовите думи - поставяйте ги само в разделите, където е точното им място, като се ръководите от начина, по който са структурирани и в обявата за работа.

Съкращения и синоними

Препоръчително е да избягвате изцяло употребата на синоними и съкращения. При тях винаги има голяма вероятност системата да не ги разпознае и да отхвърли автоматично кандидатурата Ви.

В някои случаи, ATS би могла да разпознае и обработва някои акроними, като SEO (Search Engine Optimisation) например, твърде  вероятно е да не успее да разпознае други. За да избегнете объркване на ATS, винаги изписвайте изцяло акронима в скоби.

Съкращенията също е по-добре да се избягват напълно, тъй като има вероятност да бъдат разбрани погрешно не само от ATS, но и специалистите по подбор на персонал.

Оформление на CV за ATS подбор

Тук Ви представяме обобщени няколко важни насоки за какво да внимавате, когато подготвяте оформлението на Вашето CV, когато Ви предстои кандидатстване през ATS портал:

• Определете добре и използвайте правилните ключови думи. Ще ги откриете в обявата за работа.
• Структурирайте CV-то в отстоящи раздели, които добре открояват Вашите умения, трудов стаж и образование. Следвайте отново формулировките в обявата за работа, за да се ориентирате.
• Използвайте общоприетите стандарти за озаглавяване за разделите - Трудов стаж, Твърди умения, Меки умения, Образование и др. 
• Използвайте текстови булети при изброяване и изреждане в рамките на отделните раздели.
• Избягвайте употребата на акроними и съкращения.
• Използвайте четливи шрифтове в размер от 10 до 12 пункта.
• Проверете добре Вашето CV за правописни и печатни грешки преди да го изпратите.

Как да оптимизирате CV за ATS (СПК) софтуер за работа в България

Оптимизация на наименованията на разделите

В България този тип ATS (СПК) системи за автоматичен подбор се прилагат предимно от по-големите компании. Най-важното и първо нещо, което трябва да разберете е, на какъв език трябва да представите своето CV. В зависимост от избора на език, трябва да структурирате информацията в разделите (секциите) съгласно приетите термини за тяхното наименование, или да използвате готов шаблон за автобиография, пригоден за този тип системи (от Jobseeker например). 

Самите наименования на разделите в документа се явяват полета с ключови думи, в които софтуерът за обработка на автобиографии е настроен да търси съвпадение по критериите за подбор. Като първа стапка често той трябва да разпознае дали Вашият документ съдържа необходимите задължитлни секции.

По-долу сме разгледали стандартните, приети наименования на тези раздели на български и на английски език, които трябва да присъстват в структурата на една автобиография.

Наименования на разделите на български език

Задължителни раздели

Допълнителни раздели

Наименования на разделите на английски език

Честа практика в България е да кандидатствате в страната, дори в изцяло българска компания, но да Ви поискат да предоставите документите си за кандидатстване (CV и мотивационно писмо) на английски език. Това се прави с цел да демонстрирате необходимото писмено ниво на владеене на езика, необходимо за изпълняване на обявената длъжност. По същия начин и тук, наименованията на разделите Ви в автобиографията, трябва да отговарят на приетите стандарти:

Задължителни раздели

Допълнителни раздели

Оптимизация с ключови думи и термини за ATS в CV на български език

Друг много важен момент е да извадите от обявата за работа всички ключови думи и термини, които описват основните критерии, по които определят идеалния кандидат. Понякога се налага тяхното изписване на английски или друг чужд език, да бъде запазено, независимо че автобиографията се изготвя на български език.

Примери за такива ключови думи и термини могат най-често да бъдат:

• Самото наименование на позицията.
• Езиците.
• Повечето твърди умения, имена на платформи, софтуерни продукти, апаратура и др.
• Предишно назначение с идентична формулировка на длъжността на друг език.
• Образование и образователна степен по специалността.
• Имена на компании, образователни и сертифициращи институции.

Използвайте абсолютно същите ключови думи, които са изписани в обявата за работа, за да може ATS да Ви разпознае като подходящ кандидат. Синонимите могат да бъдат разбираеми за един обигран експерт по подбор на персонал, но в случая с машинния подбор, могат автоматично да Ви извадят от селекцията. 

Ето един пример с обява за работа на български език:

Ако в една обява, рекламна агенция търси да назначи Акаунт мениджър, значи това е ключовата фраза, която трябва да използвате навсякъде в разделите - в Профил, Трудов стаж с предишно назначение, Постижения и др. В редица агенции тази длъжност фигурира също така и като Експерт/Мениджър обслужване на клиенти. Ако този синоним не е изрично зададен на машината като критерий за подбор, и Вие изпратите CV с тази формулировка на длъжността, вместо Акаунт мениджър, определено рискувате кандидатурата Ви да бъде отхвърлена. ATS просто няма да разпознае релевантния Ви опит за дадената длъжност.

Много често кандидатите получават автоматичен отговор, че кандидатурата им не продължава напред в конкурса и се чудят защо, при все, че отговорят на по-голямата част от зададените от работодателя критерии. Най-често това се дължи на липса на добре адаптирано съдържание по ключови термини и фрази в самата автобиография. Неподходящите ключови думи могат да Ви изключат от селекцията, още в самото начало, затова не ги подценявайте, а отделете време и внимание да ги определите и използвате.

В друг пример можем да видим случая, в който агенция за дигитален маркетинг търси Експерт по дигитална реклама с опит за работа с Google Ads и LinkedIn Ads. В случая, дигитална реклама като наименования е ключова дума, и то различна от онлайн реклама. Също така, Google Ads и LinkedIn Ads се явявят ключови твърди умения и наименования на платформи. Липсата им или изписването с превод и транскрибция няма да се хареса на ATS софтуера - ако сте написали Гугъл реклама например, вместо Google Ads. Копирайте термините директно от обявата, за да сте сигурни, че няма да сбъркате. 

Често задавани въпроси за ATS системите

Всички компании ли използват ATS системи?

Не всички работодатели използват ATS софтуер, педи всичко това са големи бизнеси и организации, които получават и обработват стотици, дори хиляди кандидатура на седмична база. Най-често обаче, ATS е интегриран в друг софтуер или платформа на компанията, която се използва за управление на процесите. Ако CV- се изпраща по имейл, най-вероятно компанията не използва ATS.

Как да проверя дали CV-то ми отговаря на изискванията за ATS подбор?

Приемете, че ATS работи преди всичко като скенер, през който CV-то Ви трябва да премине успешно. Проверете го точка по точка дали отговаря на насоките, които Ви представихме по-горе в тази статия. Не забравяйте ключовите думи, формулировки и езика използвани в обявата. Не на последното място, проверете го да нямате никакви печатни и правописни грешки преди да го изпратите.

PDF или Word файл да използвам при ATS подбор за CV?

Отговорът тук е в полза на PDF. PDF файлът е универсален и може да се чете от (повечето) ATS, така че това трябва да е Вашият избор. Като цяло PDF файловете са тлично решение по принцип за представяне на автобиография, независимо дали ще премине през ATS подбор или не. 

Jobseeker може много да Ви улесни в подготовката на професионално CV и мотивационно писмо в PDF формат. Разгледайте нашите готови, професионално направени шаблони за CV-та и шаблони за мотивационно писмо, които ще Ви ориентират по-добре и ще Ви спестят много време, за да съставите издържан и открояващ се документ. 

Всички наименования на разделите в структурата на CV-то в шаблоните за CV от Jobseeker са адаптирани на български език към приетите стандарти за наименование. Интуитивният инструмент ще Ви насочва в процеса на писане, как да създадете документ, който да премине лесно през ATS обработка и същевременно да е прегледен и приятен за четене от страна на експертите по подбор на персонал.