Optimaliseer je cv voor ATS

Wat betekent ATS?

ATS staat voor Applicant Tracking System. Het is een softwaresysteem voor het automatisch beheren van recruitmentprocessen. Applicant Tracking Systems maken het wervingsproces makkelijker, zowel voor kandidaten als voor werkgevers.

Kandidaten werven, selecteren en beheren met een ATS kent vele voordelen en uiteraard ook een aantal nadelen. Daarover straks meer.

In Nederland zijn er tientallen Applicant Tracking Systems in gebruik. Bekende ATS zijn bijvoorbeeld Recruitee, Teamtailor, Carerix en Bullhorn Connexys. Grote bedrijven ontwikkelen vaak hun eigen maatwerksoftware, de zogenaamde homegrown ATS.

Synoniemen voor Applicant Tracking System

Applicant Tracking Systems worden soms anders genoemd. Gangbare synoniemen voor ATS zijn:

• Werving & Selectie software (WSS)
• Sollicitanten volgsysteem
• Kandidaten volgsysteem
• Recruitment softwaresysteem
• Candidate Relationship Management (CRM)
• Talent Management Systems (TMS)

Wat doet een Applicant Tracking System?

Gemak dient de mens, een ATS dient de recruiter. Applicant Tracking Systems maken het wervingsproces makkelijker voor werkgevers. De software automatiseert, ondersteunt en optimaliseert recruitmentprocessen.

Met een ATS kunnen recruiters bijvoorbeeld online vacatures plaatsen en koppelen aan een sollicitatieformulier. De cv’s en sollicitatiebrieven landen in het ATS en de software zal de cv’s labelen, scannen op keywords en kandidaten rangschikken op geschiktheid.  

Na de eerste selectie door de ATS-scan, kan het ATS kandidaten automatisch afwijzen of uitnodigen voor een sollicitatiegesprek. Alle communicatie rond het werven, selecteren en beheren van kandidaten verloopt via het ATS. Ook kan een ATS een databank aanleggen van potentiële kandidaten voor toekomstige vacatures en levert het managementinformatie.

De typische workflow van een ATS:

1. Vacature aanmaken in het ATS en SEO-optimaliseren.
2. De vacature automatisch plaatsen op de eigen ‘Werken-bij-website’ en externe vacaturesites.
3. Kandidaten solliciteren via een sollicitatieformulier en het ATS verzamelt de cv’s en sollicitatiebrieven.
4. Het ATS uploadt de personalia, werkervaring, opleidingsinfo, etc. naar de database.
5. Het ATS doet een resumecheck en scant de cv’s op keywords die de recruiter heeft ingesteld.
6. Kandidaten krijgen via het ATS automatisch een uitnodiging of afwijzing na deze eerste selectie.

Voordelen van een ATS

Voordelen van een ATS voor recruiters en werkgevers:

• Privacy waarborgen: een goed ATS regelt automatisch het AVG-proof beheren van kandidaatgegevens.
• Talentmanagement: het ATS bouwt een talentenpool op waaruit de organisatie in de toekomst kan putten.
• Automatisch selecteren: de software selecteert kandidaten automatisch op basis van vooraf ingestelde criteria.
• Managementinformatie: het ATS geeft inzicht in KPI’s zoals de cost-per-hire en de time-to-hire.
• Tijd besparen: recruitmentprocessen automatiseren bespaart tijd, zeker wanneer het ATS gekoppeld wordt aan andere softwaresystemen binnen de organisatie.
• Werving optimaliseren: het ATS laat zien via welke platforms de beste kandidaten solliciteren. Met die info kan de organisatie het wervingsproces verder optimaliseren.

Voordelen van een ATS voor sollicitanten:

• Eenvoudig solliciteren: vanuit de vacature met enkele klikken je contactgegevens, cv en motivatiebrief uploaden.
• Duidelijkheid en inzicht: de meeste ATS geven kandidaten aanvullende informatie over de organisatie, de functie, de contactpersoon en de sollicitatieprocedure.
• Snel reactie: het automatiseren van de eerste selectie en standaard e-mails verkort de doorlooptijden van de sollicitatie.
• Objectieve selectie: het ATS scant cv’s op keywords en vooraf ingestelde eisen. Voldoet het cv inhoudelijk aan de voorwaarden, dan rolt het door de eerste selectie.

Nadelen van een ATS

Nadelen van een ATS voor recruiters en werkgevers:

• Geen nuance. Een ATS scant aan de hand van vooraf gedefinieerde criteria en pikt geen nuances op. Gebruikt een kandidaat een synoniem voor een bepaald woord, dan herkent het ATS dat niet en wijst het cv af.
• ATS lees alleen tekst. Het ATS kan geen grafische elementen zoals tabellen, afbeeldingen en foto’s scannen. Die inhoud is onzichtbaar voor het systeem waardoor mogelijk essentiële informatie niet opgepikt wordt.

Nadelen van een ATS voor sollicitanten:

Naast de bovengenoemde nadelen geldt voor sollicitanten als extra nadeel dat je met een ATS geen ‘liefde op het eerste gezicht’ kunt forceren. Daar waar je met je enthousiaste schrijfstijl, originele cv-template of grappige openingszin in je sollicitatiebrief bij een mens meteen de aandacht kan grijpen, zal dat bij een softwaresysteem niet lukken. Die kijkt ijskoud naar de feiten en is niet gevoelig voor gezamenlijke interesses, humor of een prachtig design.

Applicant Tracking Systems maken het wervingsproces makkelijker, zowel voor kandidaten als voor werkgevers.

Slim: een ATS-vriendelijk cv maken

Het is slim om bij het maken van je cv rekening te houden met Applicant Tracking Systems. Daarmee voorkom je dat je cv wordt afgewezen door een softwaresysteem en de recruiter je cv nooit onder ogen krijgt.

Een ATS-vriendelijk cv maken draait om de juiste dingen doen en laten. Met deze tips optimaliseer je je cv en ben je klaar voor de ATS check van je resume:

1. Stem je taalgebruik en woordkeuze af op je toekomstige werkgever. Spreek letterlijk en figuurlijk dezelfde taal.
2. Houd standaardnamen aan voor sectiekoppen. Verzin geen originele namen, maar gebruik de gangbare termen Werkervaring, Opleiding en Vaardigheden.
3. Maak opsommingen. De meeste ATS zijn goed in het scannen van lijstjes en opsommingen. Profiteer daarvan bij het opmaken van je cv en som je werkervaring en vaardigheden op in bulletpoints.
4. Zet geen belangrijke informatie in de koptekst of voettekst van je cv. Vaak kan een ATS die informatie niet scannen.
5. Voorkom spelfouten: verkeerd gespelde keywords kan het ATS niet scannen.
6. Gebruik geen afbeeldingen, tabellen of grafieken in je cv. Het ziet er leuk uit, maar de ATS-software kan ze niet scannen.
7. Kies het juiste bestandstype. Controleer of in de vacature staat dat je een bepaald bestandstype moet gebruiken voor je cv. Meestal is een pdf-bestand vereist, soms juist een Word-document.

Keywords gebruiken: optimaliseer je cv met de juiste trefwoorden

Het ATS scant je cv op keywords. Die keywords heeft de recruiter in het ATS gezet en daarbij was de vacaturetekst het uitgangspunt. De vacaturetekst is daarmee een goudmijn van relevante keywords voor jouw cv.

Lees daarom de functieomschrijving grondig door en markeer belangrijke trefwoorden. Onderstreep elk woord dat te maken heeft met de benodigde kennis, vaardigheden, werkervaring, karaktereigenschappen, interesses / affiniteit, opleiding, certificeringen en andere functie-eisen. Dat zijn de woorden die de werkgever belangrijk vindt, zelf gebruikt en waarmee je je cv optimaliseert.

Gebruik exact dezelfde woorden als de werkgever. Staat in de vacature ‘proactief en doelgericht’? Dan zet je het exact zo in je cv. Maak er niet iets vergelijkbaars van, het ATS scant op ‘proactief en doelgericht’ en zal ‘initiatiefrijk en resultaatgericht’ niet als synoniem herkennen.

Neem ook exact de functietitel over. Zoekt het bedrijf een medewerker klantenservice, gebruik dan die term in plaats van de functietitel Customer Service medewerker. Pas waar nodig ook titels in je eerdere werkervaring aan om ze in lijn te brengen met de functietitels die je toekomstige werkgever hanteert.

Afkortingen en synoniemen: voorkom misverstanden

Afkortingen kunnen verwarrend zijn. Zowel voor mensen als voor Applicant Tracking Systems. Afkortingen kunnen in verschillende branches verschillende betekenissen hebben. Bij Jobseeker is een cv een curriculum vitae, een loodgieter denkt bij een cv aan de centrale verwarming.

En wat dacht je van LTV. Staat dat voor loan to value, lifetime value, lawn tennis vereniging of lage temperatuur verwarming? Daar denken bankiers, marketeers, tennisleraren en installateurs elk heel anders over.

Neem daarin geen risico’s en schrijf afkortingen volledig uit. Zet eventueel tussen haakjes de afkorting erachter, dan kun je vanaf dat punt de afkorting gebruiken in plaats van de volledige naam.

Ook met synoniemen is het oppassen. Gebruik alleen een synoniem als je het juiste keywoord ook al in je cv hebt verwerkt. Verzin nooit zelf woorden of originele functietitels om je creativiteit te benadrukken, houd het bij de terminologie van functiebeschrijving.

Algemene opmaaktips voor een ATS-vriendelijk cv

Tot slot nog een aantal algemene opmaaktips om je cv ATS-vriendelijk te maken.

1. Houd de gebruikelijke cv-indeling aan: personalia, profielschets, werkervaring, opleidingen, vaardigheden.
2. Houd voor de secties de gebruikelijke namen aan zoals hierboven genoemd.
3. Gebruik een cv-maker. Professionele cv-templates zijn geoptimaliseerd voor ATS.
4. Een goede leesbaarheid zorgt voor een goed scanbaar cv. Kies een lettergrootte van 10, 11 of 12. Kies ook een duidelijk lettertype, zoals Arial, Calibri, Helvetica, Lato, Noto Sans of Poppins.

Belangrijk: vergeet ook de sollicitatiebrief niet. Wanneer de werkgever vraagt om jouw motivatie voor de baan, ziet het ATS je sollicitatie als incompleet wanneer de brief ontbreekt. Je maakt eenvoudig een professionele sollicitatiebrief met onze sollicitatiebrief templates.

Veelgestelde vragen over ATS

Gebruiken alle werkgevers een ATS?

Nee, niet alle werkgevers werken met een ATS. Het is vooral interessant voor wat grotere bedrijven die regelmatig vacatures uitzetten en voor wie actief zoeken naar gekwalificeerd personeel noodzakelijk is. Daarnaast zijn er werkgevers die weliswaar een ATS hebben, maar niet alle functionaliteiten ervan benutten.

Hoe voer ik een ATS-check uit voor mijn cv?

Geef je cv een ATS-check aan de hand van deze 10 punten:

1. Gebruik dezelfde woorden als in de vacaturetekst.
2. Maak je cv op volgens de gebruikelijke cv-indeling.
3. Houd standaardnamen aan voor sectiekoppen.
4. Structureer informatie met bulletpoints.
5. Werk niet met kop- of voetteksten.
6. Verwijder afbeeldingen, tabellen en grafieken van je cv.
7. Stel de lettergrootte in op 10, 11 of 12.
8. Kies een goed leesbaar lettertype zoals Arial, Calibri of Helvetica.
9. Controleer je cv op spelfouten.
10. Sla je cv op in het vereiste bestandstype, veelal is dat .pdf.

Is een pdf-bestand of een Word-document beter voor een ATS?

In bijna alle gevallen is een pdf-bestand de beste keuze voor een ATS. Voor sommige Applicant Tracking Systems is juist een Word-document nodig.

Kijk voor de zekerheid na of de werkgever eisen stelt aan het bestandstype. Je vindt deze informatie in de vacaturetekst of bij het online sollicitatieformulier. Neem bij twijfel contact op met de recruiter.