Przykład listu motywacyjnego do urzędu
Pracujący w urzędach lokalnych władz administracyjnych referenci nie zajmują się tylko obsługiwaniem petentów. Stanowią oni też pierwszą linię frontu, gdzie sektor publiczny spotyka przeciętnego obywatela. Pracownicy urzędu reprezentują zatem państwo samo w sobie – to wymagająca rola. Jednak czasy PRL-u i zbywania petentów minęły już dawno. Dzisiejsi urzędnicy muszą być jednocześnie kompetentni, a zarazem pomocni i serdeczni. Ten artykuł pokaże Ci, jak sprostać tym oczekiwaniom i pokazać się z najlepszej strony, by zdobyć pracę referenta w urzędzie.
Dlaczego dostosowanie listu motywacyjnego do stanowiska jest tak ważne?
Niezależnie, czy tworzysz swoje CV czy list motywacyjny, tej procedurze przyświecać powinna jedna maksyma: dostosowanie pisma to klucz do sukcesu.
Wysyłając niedopasowany list motywacyjny (lub jeszcze gorzej: list skopiowany z poprzedniej rekrutacji) bardzo wiele ryzykujesz. Nawet najmniejszy pozostawiony ślad niedbałości, gdy zostanie odkryty, może poskutkować utratą szansy i przysłowiowym odesłaniem z kwitkiem.
Z drugiej strony, przesyłając odpowiednio wypracowany i przemyślany list motywacyjny, pokażesz gotowość do poświęceń oraz wkładania wysiłku we własną pracę. Kadry rekrutujące urzędników szukają osób sumiennych, gotowych reprezentować państwowe instytucje, a instytucja musi utrzymywać odpowiedni poziom – zaprezentuj go w swoim liście motywacyjnym do urzędu.
Podstawowe elementy listu motywacyjnego do urzędu
Konkretna treść Twojego listu motywacyjnego do urzędu zależeć będzie w dużej mierze od Twojego doświadczenia, umiejętności oraz samej instytucji, do której aplikujesz. Niemniej pewne elementy pozostają bez zmian. Przyjrzyjmy się im teraz.
Podkreśl, dlaczego zależy Ci na pracy
Z badań przeprowadzonych przez Hays Polska w 2018 roku wynika, że tylko co czwarty Polak regularnie odczuwa satysfakcję swojej pracy (1). Ta statystyka skrywa jednak więcej niż powierzchowną doczesność. Pracodawcy świetnie wiedzą, że zadowolony pracownik to wydajniejszy pracownik.
Dlatego, jeśli w liście motywacyjnym wskażesz konkretne czynniki motywujące Twoją aplikację, możesz w ten sposób przekonać urząd, że będziesz się świetnie nadawać na wybraną posadę.
Omów istotne doświadczenie zawodowe
W swoim liście motywacyjnym przedstaw najistotniejsze doświadczenia administracyjne oraz wiedzę na temat procedur i obowiązującego prawa. Pamiętaj, aby dodać też kluczowe osiągnięcia i wypracowane wyniki, najlepiej w formie liczbowej.
Jeśli piszesz list motywacyjny do urzędu bez doświadczenia, możesz posiłkować się osiągnięciami z czasów studiów. Pamiętaj jednak, by omawiać tylko to, co rzeczywiście będzie istotne dla pracy referenta.
Podsumuj najważniejsze umiejętności
Koniecznie zawrzyj informacje o posiadanych kwalifikacjach. Poprzyj je wzmiankami o tym, w jaki sposób przydały Ci się one w poprzedniej pracy na podobnym stanowisku. Wymienione przez Ciebie umiejętności winny pokrywać się z treścią zamieszczonego ogłoszenia o pracę.
Zachęć rekrutera do działania
Kończąc swój list motywacyjny do urzędu podkreśl swoją gotowość do podjęcia pracy oraz pewność, że świetne się w niej sprawdzisz. Zachęć też adresata do podjęcia konkretnych działań wobec Ciebie – w ten sposób wyrazisz odpowiednią dozę pewności siebie.
Format listu – jak wygląda list motywacyjny do urzędu?
Poniżej przedstawiamy normy dla listów motywacyjnych w sektorze publicznym. Wykorzystaj je, aby stworzyć list spełniający je wszystkie oraz zrobić wspaniałe wrażenie na jego odbiorcy.
- Nagłówek: list motywacyjny rozpoczyna się tak samo jak każdy inny – od daty, miejscowości, danych nadawcy i odbiorcy.
- Powitanie: użyj prostego zwrotu grzecznościowego. Najlepiej będzie napisać „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”. Jeśli uda Ci się znaleźć nazwisko adresata, dodaj je.
- Wstęp: podaj stanowisko, na jakie aplikujesz oraz gdzie znalazłeś/-aś informacje o rekrutacji. Wspomnij też o głównych czynnikach, które wzbudziły Twoje zainteresowanie.
- Umiejętności i kwalifikacje: rozszerzenie listu motywacyjnego do urzędu poświęć Twoim zaletom i mocnym stronom, wyróżniającym Twoją kandydaturę. W kilku akapitach wyjaśnij, dlaczego idealnie nadajesz się na to stanowisko.
- Zachęć do działania i zakończ list: na koniec listu podkreśl, dlaczego tak bardzo zależy Ci na tej pracy. Całość zwieńcz odważnym stwierdzeniem, np. „Uważam, że dzięki dotychczasowemu doświadczeniu i zapale świetnie spiszę się na tym stanowisku w dziale oświaty i kultury urzędu gminy. Z tego względu chętnie porozmawiam o moich pomysłach na rozwój podczas rozmowy kwalifikacyjnej”.
Jeśli chcesz zobaczyć świetny list motywacyjny, przykład zamieszczamy poniżej:
List motywacyjny do urzędu – Przykład
Tomasz Arciszewski
ul. Polna 17
04-731 Ożarów Mazowiecki
Tel. 527 892 779
e-mail: Tomasz.arciszewski@example.com
Duchnice, 26 czerwca 2024 r.
Anna Kanclerz
Dyrektor Wydziału Ochrony Środowiska i Rolnictwa
Urząd Gminy Ożarów Mazowiecki
ul. Kolejowa 2
05-850 Ożarów Mazowiecki
Szanowna Pani Dyrektor,
Na stronie internetowej naszego Urzędu znalazłem ogłoszenie o otwarciu rekrutacji na stanowisko referenta w wydziale Ochrony Środowiska i Rolnictwa. Wierzę, że moje wykształcenie poświęcone tej dziedzinie wraz z dotychczas zdobytym doświadczeniem na stanowisku Urzędzie Statystycznym w Bydgoszczy doskonale przygotowały mnie do pełnienia obowiązków w Pani Wydziale.
Studiowałem ochronę środowiska na Uniwersytecie Łódzkim, następnie zaś uzupełniłem swoją wiedzę w Krajowej Szkole Administracji Publicznej. Obie uczelnie zagwarantowały mi wiedzę niezbędną do pracy w różnych instytucjach sektora publicznego, którą wykorzystałem pracując przez trzy lata jako młodszy referent w Urzędzie Statystycznym w Bydgoszczy. Tam, moim największym osiągnięciem było przygotowanie kompleksowego raportu nt. zanikającej przestrzeni zielonej w terenach miejskich, która następnie posłużyła do zebrania 350 tysięcy złotych na budżetowe dofinansowanie inicjatyw ponownego zazielenienia miasta Bydgoszczy.
W trakcie pracy miałem też okazję współpracować z mediami oraz przyjmować interesantów potrzebujących wglądu w różnorakie dane statystyczne. Moje profesjonalne podejście zawsze skutkowało płynnym prowadzeniem spraw i zgłoszeń, dzięki czemu przez dwa lata pracy byłem wyróżniany za wybitną efektywność oraz pozytywne opinie petentów.
Kwestie związane z ochroną środowiska zawsze były bliskie mojemu sercu. W swojej dzielnicy raz na dwa miesiące organizuję wydarzenia, w ramach których uczestnicy poświęcają kilka godzin na posprzątanie zalegających odpadów, aby upiększyć okolicę. Ponadto, jeszcze w czasach licealnych, latem jeździłem do Szklarskiej Poręby jako wychowawca kolonijny, gdzie zajmowałem się prowadzeniem warsztatów z ekologii dla dzieci.
Posiadam również odpowiednie do pracy urzędowej umiejętności interpersonalne. Brałem udział w kilku szkoleniach z zakresu komunikacji, negocjacji oraz rozwiązywania konfliktów, co pozwoliło mi na jeszcze lepsze wykonywanie powierzonych obowiązków. Jestem bardzo dobrze zaznajomiony z obsługą komputera i pakietu MS Office.
Jestem przekonany, że moje doświadczenie, wykształcenie oraz zaangażowanie społeczne czynią mnie idealnym kandydatem na stanowisko referenta w Urzędzie Gminy Ożarowa Mazowieckiego. Praca w Wydziale Ochrony Środowiska to także okazja na dalsze realizowanie się w sprawach, które są dla mnie rzeczywiście ważne. Mam nadzieję, że moja wartość jest widoczna również dla Pani, aczkolwiek szczegóły tego, jak mógłbym przyczynić się do pracy w Urzędzie najchętniej omówiłbym na żywo, również by odpowiedzieć na wszelkie pytania. Z góry dziękuję za rozważenie mojej kandydatury
Z wyrazami szacunku,
Tomasz Arciszewski
Co pisać, a czego unikać w liście motywacyjnym do urzędu
W swoim liście:
- Zwróć się bezpośrednio do adresata. Nadasz w ten sposób bardziej osobisty wydźwięk, co wyróżni Twój list spośród wszystkich innych.
- Pisz zwięźle, lecz profesjonalnie. Idealna długość listu motywacyjnego do urzędu to około 300 słów.
- Wykorzystaj słowa i frazy kluczowe zawarte bezpośrednio w ogłoszeniu o pracę. W ten sposób nie tylko podkreślasz dopasowanie, lecz także omijasz pułapki związane z systemami ATS.
- Zadbaj o prawidłową ortografię. Ani na oficjalnych pismach ani na Twoim liście motywacyjnym nie ma miejsca na błędy językowe.
- Akcentuj to, co Ty możesz zrobić dla pracodawcy, a nie na odwrót. Owszem, świadczenie pracy na etacie ma być korzystne dla obu stron, ale stawiając oczekiwania już na samym początku sprawisz wrażenie osoby chciwej i interesownej.
Ponadto w liście absolutnie unikaj poniższych:
- Powtarzania treści z CV. Oba dokumenty powinny być odrębne.
- Kłamania lub nadmiernego naginania prawdy. Kłamstwo w CV nie popłaca, a dobudowywanie reszty historii w liście motywacyjnym to po prostu zły pomysł.
- Nieodpowiedniego tonu. W liście zaprezentuj się jako osoba pewna swojej wartości, nie arogancka.
- Podawania oczekiwań finansowych. List motywacyjny służy jako dokument zapoznawczy. Czas na negocjowanie wynagrodzenia przyjdzie w późniejszych etapach rekrutacji.
Dodatkowe wskazówki
Te porady możesz zastosować, aby Twoja kandydatura jeszcze bardziej wyróżniła się na tle pozostałych:
- Spójność w wyglądzie listu motywacyjnego i CV – estetyka, choć nie jest najważniejsza, również się liczy. Aby osiągnąć atrakcyjny wizualnie efekt, wykorzystaj wzór listu motywacyjnego spójny z wzorem CV.
- Poprzednia działalność w interesie ogółu – praca w sektorze publicznym z założenia pełniona jest w służbie państwu i obywatelom. Jeśli masz na koncie styczność z tego typu zaangażowaniem, np. jako wolontariusz lub członek samorządu studenckiego, koniecznie o tym wspomnij.
- Formatowanie listu motywacyjnego – napisz swój list zachowując 2,5-centymetrowe marginesy z każdej strony. Wybierz prostą, acz profesjonalną czcionkę (to nie czas na pokazywanie wyczucia artystycznego), jak Poppins, Arial, Calibri czy Garamond. Najlepiej sprawdzi się rozmiar 11 lub 12.
- Pamiętaj o zwrocie grzecznościowym na koniec – „Z wyrazami szacunku” lub „Z poważaniem” w zupełności wystarczą.
List motywacyjny do urzędu – to zapamiętaj
Jakość Twojego listu motywacyjnego do urzędu będzie bezpośrednio odzwierciedlać Twoje kompetencje w przygotowywaniu oficjalnej dokumentacji, ponieważ w pracy urzędnika tworzenie i czytanie pism to codzienność. Koniecznie zadbaj więc o to, by Twój list był odpowiednio skomponowany. Musi on zawierać dane o Tobie, Twoich kwalifikacjach, do tego profesjonalnie przedstawiać Twoją sylwetkę i w przekonujący sposób przedstawiać wszystkie argumenty stojące za Twoją kandydaturą. Jako eksperci do spraw rozwoju zawodowego, CVwizard oferuje Ci dostęp do wielu szablonów i przykładów CV oraz listów motywacyjnych, które znacznie przyspieszą proces. Skorzystaj z naszych łatwych w obsłudze narzędzi, by zwiększyć swoje szanse na zdobycie pracy referenta w urzędzie.
Źródła:
(1) Hays Poland: Stres i satysfakcja, Raport 2018
Wyprzedź konkurencję
Spraw, aby Twoje podania o pracę wyróżniały się na tle innych kandydatów.
