Personal  details CATHERINE  KHAVETSA  MUGAYA kkhavetsa @ yahoo . com + 254729638202 Kenya linkedin . com/in/catherine - khavetsa - b616ba51 Skills Proficiency  in  MS  Office  ( Word ,  Excel ,  PowerPoint ,  Access ) Customer  Service  Excellence Office  Administration Data  Entry  and  Record  Management Time  Management  &  Multitasking Client  Relationship  Management Organizational  &  Planning  Skills Sales  and  Marketing  Support Languages EN English Swahili CHINESE Hobbies Reading Traveling CATHERINE  KHAVETSA  MUGAYA Profile A  dedicated  and  results - driven  professional  with  7 +  years  of  experience  in  customer  care ,  office  administration ,  and  sales .  Possessing  excellent  organizational ,  communication ,  and  problem - solving  skills  with  a  proven  ability  to  manage  administrative  operations  efficiently . Education Diploma  in  Cabin  Crew 2009  -  2010 Nairobi  Aviation  College ,  Kenya Kenya  Certificate  of  Secondary  Education 2004  -  Present Shiners  Girls  Secondary  School ,  Kenya Employment Secretary/Receptionist Nov  2023  -  Present Russell  Bedford  Alexander  &  Associates  LLP ,  Kenya Answering  and  routing  phone  calls  efficiently  to  different  departments . Handling  bank  confirmation  requests  via  email . Managing  books  of  accounts  from  clients  and  scheduling  appointments . Assisting  in  the  preparation  of  reports  and  data  entry  tasks . Greet  and  welcome  clients ,  visitors ,  and  vendors  professionally . Manage  a  clean ,  organized ,  and  professional  front  desk/reception  area . Respond  to  client  inquiries  and  follow  up  on  pending  requests . Schedule  and  coordinate  client  meetings  and  appointments . Maintain  and  update  the  firm ’ s  appointment  calendar Receive ,  log ,  and  distribute  client  documents  and  correspondence . Handle  confidential  client  information  with  discretion  and  accuracy . Assist  audit  teams  with  administrative  tasks  ( printing ,  scanning ,  formatting ) . Maintain  visitor  records  and  manage  office  access  for  clients . Coordinate  incoming  and  outgoing  mail  and  courier  deliveries . Uphold  the  firm ’ s  customer  service  standards  in  all  interactions . Represent  the  firm  with  professionalism ,  both  in  behavior  and  appearance . Secretary Feb  2018  -  Oct  2023 Regent  Automobile  Valuers ,  Kenya Managed  front  office  operations  and  client  interactions . Responded  to  client  inquiries  via  phone  and  email  professionally . Coordinated  meetings ,  scheduled  appointments ,  and  maintained  records . Receiving  clients  for  valuation . Responding  to  phone  calls  from  clients  on  all  office  matters . General  front  office  management ;  reception  of  visitors ;  attending  to  inquiries . Responding  to  emails  and  all  inquiries  by  the  corporate  clients ;  Maintaining  contact  lists . Report  writing  and  data  entry  into  the  system . Assisting  in  the  preparation  of  regularly  scheduled  reports . Submitting  and  reconciling  expense  reports . Organizing  and  scheduling  meetings  and  appointments . Producing  and  distributing  correspondence  memos ,  letters ,  faxes  and 
music forms . Data  Entry  Clerk Jul  2017  -  Jan  2018 Mount  Kenya  University ,  Kenya Processed  and  updated  student  records  and  course  descriptions . Ensured  data  accuracy  by  verifying  source  documents . Maintained  organized  hard  and  soft  copies  of  records . Ordering  transcripts  through  the  mainframe  computer  and  verification  of  transcripts . Processing  name  changes  and  updating  other  academic  information  on  files  and  computer . Performing  regular  backups  to  ensure  data  preservation . Testing  new  database  systems  and  software  updates . Transferring  data  from  paper  formats  into  computer  files . Verifying  data  by  comparing  it  to  source  documents . Resolving  discrepancies  in  information  and  obtaining  further  information  for  incomplete  documents . Storing  hard  copies  of  data  in  an  organized  manner  to  optimize  retrieval . Customer  Service/Marketing  Officer Jul  2016  -  May  2017 Aurum  Consultants  ( HR  Consultancy ) ,  Kenya Resolved  customer  complaints  via  phone ,  email ,  and  social  media . Assisted  sales  team  in  prospecting  and  follow - ups  to  increase  revenue . Managed  customer  databases  and  ensured  satisfaction . Using  telephones  to  reach  out  to  customers  and  verifying  account  information . Greeting  customers  warmly  and  ascertaining  problems  or  reasons  for  calling . Keeping  records  of  customer  interactions ,  processing  customer  accounts  and  file  documents . Identifying  and  assessing  customers'  needs  to  achieve  satisfaction . Actively  supporting  company  sales  team  and  coordinating  sales  details  before  and  after  the  sale  and  handling  contact . Prospecting  and  searching  client ’ s  contacts ,  site  marketing ,  sending  appropriate  emails  and  field  marketing . Keeping  the  management  updated  with  daily  records  of  sales  and  orders  and  tracking  progress  of  existing  orders  by  contacting  or  liaising  with  suppliers . Presenting  company  services  and  to  sell  to  both  regular  customers  and  potential  customers . Preparing  clear  sales  analysis ,  sales  reports ,  sales - order  status ,  sales  agreements ,  in - time  proposals  and  presentations . Customer  Service/Receptionist Jul  2014  -  Sep  2014 Signature  Tours  and  Travel ,  Nairobi Responding  promptly  to  customer  inquiries  and  resolving  customer  complaints . Communicating  with  customers  through  various  channels . Knowing  domestic  tourism  information  and  providing  alternatives  for  customer  travel . Processing  orders ,  forms ,  applications  and  requests . Informing  all  customers  clearly  of  terms ,  conditions  and  cancellation  policy  for  each  booking . Keeping  records  of  customer  interactions ,  transactions ,  comments  and  complaints . Providing  feedback  on  the  efficiency  of  the  customer  service  process . Managing  a  team  of  junior  customer  service  representatives . Ensuring  customer  satisfaction  and  providing  professional  customer  support . Customer  service  person Nov  2013  -  Mar  2014 Premier  Institute  College Answering  and  routing  all  external  communications  including  phones ,  mail ,  packages  and  information - request  emails .
Providing  excellent  customer  service  in  sales  and  after - sales  situations . Responding  to  general  customer  inquiries  and  complaints  in  a  timely  manner  and  resolving  issues  to  the  satisfaction  of  customers . Receiving  students  and  assisting  them  while  projecting  a  professional  image  of  the  college . Creating  and  maintaining  reports  about  customer  interactions . Brand  Ambassador Mar  2013  -  Sep  2013 Swivel  Marketing ,  Nairobi Generating  brand  awareness  through  word - of - mouth  marketing . Participating  in  trade  shows  as  a  spokesperson  for  our  company . Networking  and  building  trusting  relationships  with  potential  customers . Assisting  in  organizing  marketing  events . Tracking  customers ’  preferences  and  suggesting  advertising  and  positioning  ideas . Providing  feedback  to  the  Marketing  and  Product  departments  regarding  customers ’  requests . Tracking  and  reporting  on  competitors ’  marketing  activities . Courses Certificate  in  Computer  Applications 2009 Certificate  in  First  Aid 2009 Diiploma  in  Cabin  Crew Mar  2009 Certificates ALX  Virtual  Assistance Apr  2025 Administrative  Support :   Calendar  management ,  email  handling ,  meeting  coordination Communication  Skills :   Professional  client  communication ,  responsiveness ,  feedback  handling Productivity  Tools :   Google  Workspace  ( Docs ,  Sheets ,  Gmail ,  Calendar ) ,  Trello ,  Slack ,  Notion ,  Zoom Online  Research  &  Data  Entry :   Accurate  data  entry ,  effective  internet  research ,  reporting Social  Media  Support :   Content  scheduling ,  basic  Canva  design ,  account  management Task  Management :   Prioritization ,  time  tracking ,  delivering  to  deadlines Career  Readiness :   Portfolio  creation ,  remote  job  platforms  ( Upwork ,  Fiverr ) ,  LinkedIn  profile  optimization