Παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής Project Manager

Η αξία της στοχευμένης συνοδευτικής επιστολής Project Manager

Κάθε αίτηση εργασίας απαιτεί, σαφώς, την αποστολή βιογραφικού. Όσο, μάλιστα, πιο στοχευμένο είναι αυτό στην εκάστοτε θέση τόσο μεγαλύτερες οι πιθανότητες επιτυχίας του - μπορείτε να δείτε το παράδειγμα βιογραφικού Project Manager στην ενότητα με τα παραδείγματα βιογραφικού μας, για να πάρετε ιδέες.

Τι παραπάνω προσφέρει η συνοδευτική επιστολή; Την ευκαιρία να ξεχωρίσετε ανάμεσα σε άλλους υποψήφιους με τα ίδια ή παραπλήσια τυπικά προσόντα. Κι αυτό στην περίπτωσή σας είναι σημαντικό, γιατί η προσωπικότητα και οι κοινωνικές δεξιότητες ενός διευθυντή έργου είναι εξίσου σημαντικές με τις γνώσεις του, αφού η αποτελεσματική επικοινωνία με όλους τους stakeholders (πελάτες, χρηματοδότες, ομάδες εργασίας κ.ά.), όπως και η ικανότητα διαχείρισης χρόνου και επίλυσης προβλημάτων, είναι κρίσιμης σημασίας για την επιτυχή ολοκλήρωση κάθε έργου.

Στη συνοδευτική επιστολή σάς δίνεται ευκαιρία να αναδείξετε το μοναδικό σετ γνώσεων και δεξιοτήτων που σας διακρίνει και να επιχειρηματολογήσετε υπέρ της υποψηφιότητάς σας, ώστε να αυξήσετε τις πιθανότητες να σας καλέσουν σε συνέντευξη.

Βασικά στοιχεία συνοδευτικής επιστολής Project Manager

Η σωστή συνοδευτική επιστολή διευθυντή έργου ξεκινά από την αγγελία στην οποία απαντά.

Δεν είναι όλα τα έργα ίδια, ούτε το προφίλ του ιδανικού υποψήφιου που θα αναλάβει τη διαχείρισή τους. Για κατασκευαστικά έργα, π.χ., είναι πιθανό να απαιτείται πτυχίο μηχανικού ή μηχανολόγου, εμπειρία στο πεδίο και διαπραγματευτική δεινότητα, ενώ για εύρεση χορηγών και αιτήσεις χρηματοδοτήσεων για ΜΚΟ να είναι πιο σημαντικά προσόντα το υπόβαθρο σε ανθρωπιστικές σπουδές, η ευχάριστη προσωπικότητα και το ομαδικό πνεύμα συνεργασίας.

Η συνοδευτική επιστολή σας, λοιπόν, θα πρέπει να αναδεικνύει τη μοναδικότητά σας, σε συνάρτηση όμως με τις ανάγκες της συγκεκριμένης θέσης για την οποία αιτείστε.

Σε αυτό το πλαίσιο, τα κυριότερα στοιχεία που χρειάζεται να αναδειχθούν μέσω της επιστολής σας είναι:

1. Κατανόηση του ρόλου σας: Δείξτε ότι έχετε κάνει την έρευνά σας για την εταιρεία και ότι έχετε καταλάβει ποια θα είναι τα καθήκοντά σας, συνδέοντας το επαγγελματικό προφίλ σας με τις ανάγκες της θέσης.
2. Σχετική εμπειρία: Για να υποστηρίξετε το πρώτο, τονίστε την πιο σχετική επαγγελματική εμπειρία σας. Εστιάστε σε προηγούμενα projects που έχετε αναλάβει, τα οποία έχουν συνάφεια με την περιγραφή της θέσης που τώρα διεκδικείτε. Αν είστε νέοι/νέες στον χώρο και αιτείστε για μία θέση Junior Project Manager, μπορείτε να τονίσετε εμπειρία σας που σχετίζεται με πτυχές του έργου, όπως, π.χ., την εμπειρία σας στη συγγραφή και υποβολή χρηματοδοτικών προτάσεων, στη διαπραγμάτευση με προμηθευτές, στις πωλήσεις, στη σύνταξη αναφορών ή μελετών, στην επικοινωνία ή στη διαχείριση κρίσεων. 
3. Γνώσεις και δεξιότητες: Αν η θέση απαιτεί τεχνικές ή τεχνολογικές γνώσεις, το να αναφέρετε στη συνοδευτική επιστολή σας το γεγονός ότι κατέχετε τις πιο κρίσιμες είναι χρήσιμο, ώστε να δείξετε εξαρχής την καταλληλότητά σας.

Επειδή, όμως, σε αυτό ανταποκρίνεται επαρκώς το βιογραφικό με τις ενότητες της εκπαίδευσης και των τεχνικών δεξιοτήτων, είναι ακόμα πιο σημαντικό στην επιστολή να τονίσετε τις προσωπικές ποιότητές σας, αυτές που δείχνουν ότι μπορείτε να διαχειριστείτε όχι μόνο τις πρακτικές πτυχές ενός έργου αλλά και όσους εμπλέκονται σε αυτό.

Μορφή συνοδευτικής επιστολής

Μια αποτελεσματική συνοδευτική επιστολή χρειάζεται μία ξεκάθαρη δομή, ώστε να συμπεριληφθούν όλα τα απαραίτητα στοιχεία, αλλά και να αναδειχθούν με τον καλύτερο τρόπο τα χαρακτηριστικά που σας ξεχωρίζουν. 

Ξεκινήστε, γράφοντας στην κεφαλίδα το ονοματεπώνυμο και τα στοιχεία επικοινωνίας σας. Αφήνοντας ένα κενό, σημειώστε από κάτω τα στοιχεία του παραλήπτη και με τον ίδιο τρόπο συνεχίστε, γράφοντας τον τόπο και την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής, καθώς και το θέμα της. 

Ακολουθεί η προσφώνηση του παραλήπτη και μετά είστε έτοιμοι να περάσετε στο σώμα της επιστολής σας, το οποίο χωρίζεται σε:

• Εισαγωγή: Μία παράγραφος, στην οποία συστήνεστε και εκδηλώνετε το ενδιαφέρον σας για τη θέση. Όσο πιο δυνατή η εισαγωγή, συνδέοντας το επαγγελματικό προφίλ σας με τις προδιαγραφές της θέσης, τόσο πιο θετική η πρώτη εντύπωση που θα δώσετε. 
• Κυρίως μέρος: Αφιερώνετε 2-3 παραγράφους στην επιχειρηματολογία υπέρ της υποψηφιότητάς σας. Εδώ είναι που θα μιλήσετε για την εμπειρία και τις δεξιότητές σας, έχοντας στο μυαλό σας ότι στην ουσία καλείστε να απαντήσετε στην ερώτηση «γιατί να επιλέξουμε εσάς;».
• Κλείσιμο: Στην τελευταία παράγραφο παρακινείτε ευγενικά τον πιθανό εργοδότη να σας καλέσει σε συνέντευξη.

Στο τέλος, γράφετε «Με εκτίμηση» και υπογράφετε με το ονοματεπώνυμό σας. Το σύνολο της επιστολής σας δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα.

Πέρα από το περιεχόμενο, φροντίστε και την εικόνα, επιλέγοντας μία ευκολοδιάβαστη γραμματοσειρά και αφήνοντας κενά μεταξύ των παραγράφων και λευκά περιθώρια γύρω-γύρω. 

Αν, μάλιστα, θέλετε να εντυπωσιάσετε με την πρώτη ματιά, μπορείτε να ταιριάξετε τη συνοδευτική επιστολή σας με ένα από τα σύγχρονα και καλαίσθητα πρότυπα βιογραφικών μας.

Δείγμα συνοδευτικής επιστολής για Project Manager

Ανδρέας Παπαδόπουλος
Ακροπόλεως 9
13231, Πετρούπολη
Τ: 6973111222
Ε: a.papadopoulos@example.com 

EduAid
Υπ’ όψιν κ. Μαρίας Αναγνώστου
Κολοκοτρώνη 3
10562, Αθήνα 

Πετρούπολη, 30 Νοεμβρίου 2024 
Θέμα: Αίτηση για θέση Junior Project Manager

Αξιότιμη κ. Αναγνώστου,

Ως απόφοιτος του τμήματος Κοινωνικής Πολιτικής του Παντείου Πανεπιστημίου Κοινωνικών και Πολιτικών Επιστημών, με εμπειρία ενός έτους στη σύνταξη φακέλων για ευρωπαϊκά προγράμματα, θα ήθελα να σας εκφράσω το ενδιαφέρον μου για τη θέση του Junior Project Manager στην EduAid. Η προοπτική της συνδρομής στην υλοποίηση του οράματός σας για ισότιμη πρόσβαση όλων στη μόρφωση και στη γνώση μού γεννά ενθουσιασμό και θα ήθελα να σας παρουσιάσω κάποιους από τους λόγους για τους οποίους θεωρώ ότι μπορώ να συνεισφέρω στην επίτευξη του στόχου σας.

Εδώ και έναν χρόνο εργάζομαι για την εταιρεία BG Advisors, η οποία παρέχει υποστήριξη σε Μη Κερδοσκοπικούς Οργανισμούς, συμμετέχοντας στην ομάδα που συντάσσει και διαχειρίζεται χορηγικές προτάσεις και άλλες προτάσεις χρηματοδότησης προς δημόσιους και ιδιωτικούς φορείς, ελληνικούς και ευρωπαϊκούς. Με προσοχή στη λεπτομέρεια και άψογη διαχείριση του χρόνου, φροντίζω ώστε κάθε project που αναλαμβάνω να παραδίδεται εγκαίρως, τηρώντας όλες τις απαιτούμενες προδιαγραφές. Ταυτόχρονα, αναλαμβάνοντας να υλοποιήσω στοχευμένες καμπάνιες στα social media δύο εκ των οργανισμών που υποστηρίζει η BG Advisors, οι ιδιωτικές δωρεές προς αυτούς τους οργανισμούς αυξήθηκαν σε σχέση με πέρυσι κατά 15% και 28% αντίστοιχα.

Δεν θα σκεφτόμουν να αποχωρήσω από την BG Advisors, αν δεν έβλεπα την αγγελία που δημοσιεύσατε στη σελίδα σας στο Facebook. Η μεγάλη μου αγάπη για τα βιβλία και η πεποίθησή μου ότι η γνώση είναι κοινωνικό αγαθό, με έχουν κάνει υποστηρικτή της δράσης σας και η διαθέσιμη θέση είναι μια μεγάλη ευκαιρία για μενα, ώστε να μπορέσω να συνδράμω ακόμα πιο ενεργά στο κοινωνικό σας έργο.

Πιστεύοντας ότι μπορώ να ενταχθώ αρμονικά στη δυναμική σας ομάδα χάρη στη συνέπεια, στην οργανωτικότητα και στο πνεύμα συνεργασίας μου, είμαι στη διάθεσή σας για μία προσωπική συνέντευξη. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στο τηλέφωνο 6973111222, για να κανονίσουμε μία συνάντηση σε χρόνο της επιθυμίας σας.

Σας ευχαριστώ για την προσοχή σας και αναμένω επικοινωνία σας.

Με εκτίμηση,
Ανδρέας Παπαδόπουλος

Dos and Don’ts

Κατά τη δημιουργία της συνοδευτικής επιστολής σας για θέση Project Manager, λάβετε υπόψη και τα ακόλουθα: 

• Μην επαναλάβετε ολόκληρο το βιογραφικό σας. Ούτε είναι ο στόχος σας αυτός ούτε είναι και χρήσιμο να το κάνετε. Επιλέξτε κάποια από τα πιο δυνατά χαρακτηριστικά σας, εκείνα που σας κάνουν ιδανικό/ή υποψήφιο/α για τη θέση, και χτίστε την επιστολή σας πάνω σε αυτά.
• Προσπαθήστε να μάθετε το όνομα του ατόμου που είναι υπεύθυνο για την αξιολόγηση των αιτήσεων στην εταιρεία (αν δεν αναφέρεται στην αγγελία, μπορείτε να καλέσετε στη γραμματεία και να το ζητήσετε). Αξιοποιήστε το στην προσφώνηση του παραλήπτη, ώστε να τραβήξετε περισσότερο την προσοχή και να δώσετε πιο προσωπικό χαρακτήρα στην επιστολή σας.
• Η σαφήνεια είναι κομμάτι της αποτελεσματικότητας της επιστολής, όπως είναι κομμάτι της αποτελεσματικότητας στην επικοινωνία σας με τους διάφορους stakeholders του έργου. Δείξτε ότι κατέχετε αυτή την πολύτιμη ικανότητα, αποφεύγοντας τις γενικότητες και στηρίζοντας τους ισχυρισμούς σας με στοιχεία.
• Μη στείλετε την επιστολή σας πριν βεβαιωθείτε ότι δεν έχει λάθη ορθογραφίας, στίξης ή μορφοποίησης. Η προσοχή στη λεπτομέρεια είναι πολύ σημαντική για έναν διευθυντή έργου, καθώς είναι απαραίτητη, π.χ., στην υποβολή προτάσεων, στη σύνταξη αναφορών, στην παρακολούθηση του προϋπολογισμού και στην τήρηση των προδιαγραφών του έργου. Έτσι, το να δώσετε την εντύπωση ότι είστε απρόσεκτοι ή επιπόλαιοι δεν είναι κάτι που θα λειτουργούσε υπέρ σας…

Επιπλέον συμβουλές

Για το τέλος, κρατήσαμε δύο συμβουλές που αφορούν την επιχειρηματολογία σας και που βάζουν το κερασάκι στην τούρτα μίας επιτυχημένης συνοδευτικής επιστολής διευθυντή έργου.

Παραδείγματα και επιτεύγματα

Αναφέρετε παραδείγματα για το πώς έχετε καταφέρει να επιλύσετε προβλήματα και να ανταποκριθείτε σε προκλήσεις που προέκυψαν κατά την εκτέλεση των καθηκόντων σας, αξιοποιώντας τις γνώσεις και τις δεξιότητές σας. Προσοχή όμως, μην εκφραστείτε αρνητικά για τον προηγούμενο εργοδότη ή συνεργάτες σας. Εστιάστε μόνο στη δική σας θετική συμβολή.

Μιλήστε, επίσης, για πράγματα που έχετε επιτύχει. Αυτά, π.χ., μπορεί να είναι η μείωση του budget χάρη στη στρατηγική σας, η ολοκλήρωση του έργου νωρίτερα του προβλεπόμενου χρόνου, η αύξηση της παραγωγικότητας ως αποτέλεσμα της βελτίωσης διαδικασιών, η επιτυχής μετεγκατάσταση μίας βιομηχανίας κ.λπ. 

Ποσοτικά στοιχεία

Αν μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αριθμούς στην επιχειρηματολογία σας, π.χ., μείωση του κόστους κατά 10%, συντονισμός ομάδας 20 ατόμων, αύξηση της παραγωγικότητας κατά 40%, κάντε το, καθώς έτσι τεκμηριώνετε την αποτελεσματικότητά σας με ακόμα μεγαλύτερη σαφήνεια.

Ξεχωρίστε με τη συνοδευτική επιστολή σας

Η εμπεριστατωμένη επιχειρηματολογία, η σαφήνεια και η ανάδειξη τόσο πολύτιμων γνώσεων όσο και κρίσιμων ικανοτήτων είναι οι πτυχές-κλειδιά μιας επιτυχημένης συνοδευτικής επιστολής Project Manager.

Αν σε αυτά προστεθούν η σωστή οργάνωση του περιεχομένου και η επαγγελματική εικόνα της επιστολής, τότε θα έχετε στα χέρια σας ένα έγγραφο που μπορεί πραγματικά να σας ανοίξει την πόρτα στο στάδιο της συνέντευξης και να σας φέρει πιο κοντά στη θέση των ονείρων σας.

Φτιάξτε, λοιπόν, εύκολα τη συνοδευτική επιστολή σας με αυτές τις προδιαγραφές, ακολουθώντας τις συμβουλές μας και αξιοποιώντας το εργαλείο δημιουργίας συνοδευτικής επιστολής του Jobseeker, που εξασφαλίζει την άψογη μορφοποίησή της, ώστε η θέση που ονειρεύεστε να γίνει δική σας!