Πρότυπα συνοδευτικών επιστολών

Η συνοδευτική επιστολή, γνωστή και ως cover letter, δεν είναι ένα έγγραφο που απλώς τυπικά συνοδεύει το βιογραφικό μας όταν αιτούμαστε για εργασία. Είναι, κυρίως, η ευκαιρία μας να ενισχύσουμε την αίτησή μας, παρουσιάζοντας τα δυνατά μας χαρακτηριστικά και τα κίνητρά μας για τη διεκδίκηση της θέσης και προβάλλοντας τον εαυτό μας ως κατάλληλο/η υποψήφιο/α. Τα πρότυπα συνοδευτικών επιστολών μάς βοηθούν να το κάνουμε επιτυχημένα, για να κερδίσουμε τις εντυπώσεις.

Τι ρόλο παίζει το design στα πρότυπα συνοδευτικών επιστολών;

Όπως υπάρχουν διαφορετικής αισθητικής και σχεδιασμού πρότυπα βιογραφικών, το ίδιο ισχύει και για τα πρότυπα των συνοδευτικών επιστολών. Μάλιστα, δεδομένου ότι αυτά τα δύο έγγραφα αποστέλλονται μαζί για κάθε αίτηση εργασίας, θα πρέπει να διαθέτουν κοινή αισθητική και όμοια σχεδιαστικά στοιχεία.

Το κριτήριο επιλογής του κατάλληλου υποδείγματος συνοδευτικής επιστολής είναι διττό: θα πρέπει να ανταποκρίνεται, από τη μία, στο δικό σας προσωπικό στιλ και, από την άλλη, στο είδος της θέσης εργασίας που διεκδικείτε και στην κουλτούρα της εταιρείας όπου φιλοδοξείτε να προσληφθείτε.

Για παράδειγμα, ένα πρότυπο συνοδευτικής επιστολής μπορεί να είναι απλό και λιτό, δίνοντας έμφαση στο περιεχόμενό της και εκπέμποντας υψηλή αίσθηση επαγγελματισμού. Τέτοια πρότυπα ενδείκνυνται περισσότερο για πρακτικής φύσης τομείς με κύρος. Ταιριάζουν, δηλαδή, για διεκδίκηση θέσεων εργασίας σε τράπεζες, εταιρείες χρηματοοικονομικών συμβούλων, ναυτιλιακές, στον ιατρικό κλάδο κ.ο.κ.

Ένα επίσης κλασικό design, που αξιοποιεί όμως μια κομψή γραμματοσειρά με πατούρα (serif), θα μπορούσε να το επιλέξει κάποιος/κάποια που επιθυμεί να εργαστεί σε μια παραδοσιακή οικογενειακή επιχείρηση, σε εκδοτική εταιρεία, σε θέση γραμματειακής υποστήριξης, σε δικηγορικό γραφείο, γενικώς σε τομείς που έχουν μεν παραδοσιακό χαρακτήρα, αλλά λιγότερο «μαθηματικό» και περισσότερο ανθρωπιστικό ή και δημιουργικό.

Βεβαίως, αν μιλάμε για κατεξοχήν δημιουργικά επαγγέλματα και χώρους όπως αυτοί της διαφήμισης, της γραφιστικής, της μόδας, των τεχνών, οι πιο τολμηροί μπορείτε να επιλέξετε ένα δημιουργικό πρότυπο συνοδευτικής επιστολής, που χαρακτηρίζεται από μεγαλύτερο βαθμό δημιουργικότητας και πρωτότυπα σχεδιαστικά στοιχεία.

Για όσους, από την άλλη, ενδιαφέρεστε για θέσεις σε startups, σε εταιρείες που δραστηριοποιούνται στον χώρο της τεχνολογίας, των πωλήσεων, της επικοινωνίας, των Digital Media, ένα μοντέρνο πρότυπο συνοδευτικής επιστολής θα ήταν ό,τι πρέπει.

Στο Jobseeker θα βρείτε υποδείγματα συνοδευτικών επιστολών για κάθε γούστο και ανάγκη, που θα σας βοηθήσουν να αναδείξετε την προσωπικότητά σας και να τονίσετε τις δεξιότητες και την εμπειρία σας, ώστε να ξεχωρίσετε, δίνοντας μία πολύ καλή πρώτη εντύπωση.

Τι είδους πρότυπα συνοδευτικών επιστολών υπάρχουν;

Τα πρότυπα ή υποδείγματα συνοδευτικών επιστολών είναι ουσιαστικά προδιαμορφωμένα έγγραφα που λειτουργούν ως οδηγοί για τη σύνταξη της δικής σας μοναδικής επιστολής, δομώντας το περιεχόμενο σε συγκεκριμένες ενότητες και δίνοντας προτάσεις για το τι μπορεί ή πρέπει να γραφτεί σε καθεμία από αυτές.

Αν και η δομή ακολουθεί την ίδια λογική σε κάθε συνοδευτική επιστολή, το περιεχόμενο υφίσταται διαφοροποιήσεις ανάλογα με το είδος της, ανάλογα, δηλαδή, με το αν απαντάτε σε συγκεκριμένη αγγελία εργασίας ή αν κάνετε διερευνητική αίτηση, όπως επίσης και με το σημείο όπου βρίσκεστε στην καριέρα σας ή τον στόχο σας. Π.χ., μπορεί η συνοδευτική επιστολή να στοχεύει σε μία θέση πρακτικής άσκησης ή να είστε νέοι απόφοιτοι που διεκδικούν τώρα την πρώτη τους δουλειά.

Τα υποδείγματα συνοδευτικών επιστολών του Jobseeker σάς βοηθούν να δημιουργήσετε εύκολα μια επιστολή σωστή, επαγγελματική, καλαίσθητη και, πάνω απ’ όλα, κατάλληλη για τις δικές ανάγκες και τον προσωπικό σας στόχο.

Συνοδευτική επιστολή για συγκεκριμένη θέση εργασίας

Εδώ μετράει τόσο η επιλογή ενός προτύπου συνοδευτικής επιστολής που αισθητικά ταιριάζει με το είδος της θέσης και την κουλτούρα της εταιρείας όσο και η επιτυχημένη στόχευση του περιεχομένου της επιστολής σας.

Εφόσον η αίτησή σας είναι για θέση που έχει δημοσιευθεί σε αγγελία εργασίας, το πιο σημαντικό είναι να συνδέσετε τις γνώσεις, τις δεξιότητες και την εμπειρία σας με αυτά που η αγγελία ζητά σε επίπεδο προσόντων και αρμοδιοτήτων.

Πρέπει να είστε ξεκάθαροι και εξίσου συγκεκριμένοι, τονίζοντας εκείνα τα χαρακτηριστικά σας που είναι πιο σχετικά με τη θέση και κάνοντας, ως εκ τούτου, εμφανείς τους λόγους που σας καθιστούν κατάλληλους για την κάλυψή της. Αποφύγετε τις γενικότητες και τις κοινοτοπίες και αναδείξτε τον επαγγελματισμό και την αποδοτικότητά σας με συγκεκριμένα παραδείγματα. 

Διερευνητική συνοδευτική επιστολή

Διερευνητική συνοδευτική επιστολή είναι εκείνη που στέλνουμε μαζί με το βιογραφικό μας για να εκφράσουμε τη ενδιαφέρον μας να εργαστούμε σε μία εταιρεία, χωρίς αυτή να έχει δημοσιεύσει αγγελία εργασίας. Διερευνητική αίτηση θα μπορούσε, επίσης, να κάνει κάποιος που θα ενδιαφερόταν για μία σχέση εξωτερικής συνεργασίας, αναλαμβάνοντας κάποιο project της εταιρείας.

Σε αυτό το είδος συνοδευτικής επιστολής, το πιο κρίσιμο είναι να γράψετε μία δυνατή εισαγωγή, που θα τραβήξει την προσοχή του αποδέκτη και θα του κινήσει το ενδιαφέρον ώστε να διαβάσει και τη συνέχεια. Στην οποία συνέχεια, φυσικά, θα «πουλήσετε» τον εαυτό σας, τις δυνατότητές σας, αλλά και τους λόγους για τους οποίους επιθυμείτε να εργαστείτε στην εν λόγω εταιρεία ή να συνεργαστείτε με αυτή. 

Συνοδευτική επιστολή για πρακτική άσκηση 

Σε αυτό το είδος της συνοδευτικής επιστολής, είναι σημαντικό ο παραλήπτης της να δει απευθείας το θέμα, που προφανώς είναι ότι αιτείστε για θέση πρακτικής άσκησης στην εταιρεία. 

Γιατί επιλέξατε τη συγκεκριμένη εταιρεία; Πώς μπορείτε να προσφέρετε αν εγκρίνουν την αίτησή σας; Πώς αυτή η πρακτική σχετίζεται με τους μελλοντικούς επαγγελματικούς στόχους και τι προσδοκάτε να αποκομίσετε από την εμπειρία; Η δική σας συνοδευτική επιστολή θα πρέπει, πέραν των άλλων, να απαντάει σε αυτές τις ερωτήσεις.

Ανεξάρτητα, δε, από το αν η θέση είναι αμειβόμενη ή όχι, είναι η ευκαιρία σας να αποκτήσετε έστω και μικρή εμπειρία ή μπορεί να αποτελέσει το έναυσμα για τη μετέπειτα πρόσληψή σας στην εταιρεία. Αυτό σημαίνει ότι θα πρέπει να αντιμετωπίσετε την αίτησή σας με σοβαρότητα και να φροντίσετε να συντάξετε μία επαγγελματικού ύφους επιστολή, με σωστή δομή και χωρίς λάθη απροσεξίας.

Αν είναι η πρώτη φορά που γράφετε συνοδευτική επιστολή και νιώθετε ανασφάλεια ή δεν σας έρχονται οι λέξεις, ένα πρότυπο θα αφαιρέσει άγχος από πάνω σας με τις προδιατυπωμένες προτάσεις του, στις οποίες θα συμπληρώσετε τα δικά σας στοιχεία.

Συνοδευτική επιστολή χωρίς προϋπηρεσία 

Αν είστε φοιτητές ή νέοι απόφοιτοι, είναι αναμενόμενο το ότι δεν διαθέτετε την επαγγελματική εμπειρία που θα μπορούσατε να τονίσετε για να ενισχύσετε την αίτησή σας. Στη δική σας περίπτωση, η συνοδευτική επιστολή γίνεται ακόμα πιο σημαντική, καθώς θα τη χρησιμοποιήσετε για να πείσετε ότι αξίζετε να σας δοθεί η ευκαιρία παρά την έλλειψη εμπειρίας σας.

Σε μια συνοδευτική επιστολή χωρίς προϋπηρεσία, λοιπόν, τι πιο λογικό από το τονιστεί το δικό σας δυνατό σας χαρτί, που δεν είναι άλλο από το εκπαιδευτικό σας υπόβαθρο; Υπάρχει, όμως, ο κατάλληλος τρόπος για να γίνει αυτό, κι ένα υπόδειγμα συνοδευτικής επιστολής μπορεί να σας κατευθύνει ώστε να το κάνετε επιτυχημένα, εκδηλώνοντας τον ενθουσιασμό, τον δυναμισμό και τη φιλοδοξία σας.

Εν συντομία, η επιτυχία δεν κρύβεται σε μια σκέτη αναφορά του πτυχίου σας ή σε μια στεγνή παράθεση μαθημάτων που θεωρείτε ότι έχουν κάποια συνάφεια με τη θέση που διεκδικείτε. Αντιθέτως, χρειάζεται να τονίσετε δεξιότητες που απαιτούνται για την κάλυψη της θέσης, εξηγώντας πώς τις αποκτήσατε ή τις ενισχύσατε μέσω συγκεκριμένων μαθημάτων, ομαδικών εργασιών, ερευνητικών projects, πρακτικής άσκησης ή ακόμα και μέσω εθελοντικών δράσεων ή των χόμπι σας.

Πώς πρέπει να είναι μορφοποιημένη η συνοδευτική επιστολή;

Κατ’ αρχάς, η συνοδευτική επιστολή δεν θα πρέπει να ξεπερνάει σε έκταση τη μία σελίδα Α4, ξεκινώντας από τα στοιχεία του αποστολέα στην κορυφή (ονοματεπώνυμο, τηλέφωνο, email) και καταλήγοντας στην υπογραφή του στο τέλος. Είθισται, ωστόσο, μετά την υπογραφή να σημειώνετε τι άλλο στέλνετε στο πλαίσιο της αίτησής σας (βιογραφικό, ίσως και portfolio).

Η σωστή δομή υποδεικνύει ότι κάτω από τα στοιχεία του αποστολέα τοποθετούνται τα στοιχεία του παραλήπτη, για να ακολουθήσει ο τόπος και ο ημερομηνία σύνταξης της επιστολής, το θέμα της και η ονομαστική προσφώνηση του παραλήπτη, με την επισημότητα που της πρέπει (Αξιότιμε/η κύριε/κυρία + ονοματεπώνυμο).

Το κυρίως σώμα της συνοδευτικής επιστολής αποτελείται από τέσσερις έως πέντε ξεχωριστές παραγράφους: μία ως εισαγωγή, μία έως δύο για να αναδείξετε τις δεξιότητες και την εμπειρία σας, μία για να εκφράσετε τα κίνητρά σας για τη διεκδίκηση της θέσης, και μία τελευταία ως κλείσιμο, όπου εκδηλώνετε το ενδιαφέρον σας για προσωπική συνέντευξη.

Προκειμένου να αναπνέει το κείμενο και να είναι ευκολοδιάβαστη η επιστολή, συνιστάται η επιλογή μίας απλής και ευρέως χρησιμοποιούμενης serif ή sans serif γραμματοσειράς, όπως είναι η Times New Roman ή η Arial, σε μέγεθος 10-12 στιγμών.

Το ιδανικό διάστιχο εξαρτάται από τον όγκο του κειμένου, αφού το περιεχόμενο της επιστολής σας, αριστερά στοιχισμένο, θα πρέπει να χωρέσει ολόκληρο σε μία σελίδα. Λάβετε υπόψη ότι θα πρέπει να αφήνετε μία κενή γραμμή ανάμεσα σε κάθε είδος πληροφορίας (π.χ., κενό ανάμεσα στα στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη), αλλά και ανάμεσα στις παραγράφους. Με αυτού του είδους τα κενά ως δεδομένα, θα ήταν καλό αν μπορούσατε να υιοθετήσετε ένα διάστιχο των 1,5 στιγμών για το κείμενό σας.

Γιατί να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο συνοδευτικής επιστολής;

Ένα υπόδειγμα συνοδευτικής επιστολής σάς εξασφαλίζει ότι το έγγραφό σας θα διαθέτει ομοιομορφία στα στοιχεία μορφοποίησης και σχεδιασμού. Ως αποτέλεσμα, η επιστολή σας θα διακρίνεται από καλαισθησία και θα αποπνέει επαγγελματισμό. 

Σας εξασφαλίζει, επίσης, ότι η επιστολή σας θα ακολουθεί την πρέπουσα δομή και θα περιλαμβάνει όλες τις πληροφορίες που απαιτούνται, καθώς έχει ήδη προκαθορισμένα τα πεδία και τις ενότητες που χρειάζεται να συμπληρωθούν. 

Ταυτόχρονα, σας κερδίζει χρόνο και σας αφαιρεί άγχος. Πολλές φορές δεν μας βγαίνουν εύκολα οι λέξεις ή αγχωνόμαστε για το πώς θα εκφράσουμε τις σκέψεις και τις ιδέες μας με τον καλύτερο τρόπο. Πόσο μάλλον σε αυτή την περίπτωση που από την επιτυχημένη προβολή της προσωπικότητας και των ικανοτήτων μας εξαρτώνται οι πιθανότητες να κερδίσουμε τη θέση που επιθυμούμε. Οι προδιατυπωμένες προτάσεις ενός υποδείγματος συνοδευτικής επιστολής λειτουργούν ως ένας πολύ χρήσιμος μπούσουλας, λοιπόν.

Δεδομένου, ειδικά, ότι η συνοδευτική επιστολή χρειάζεται να προσαρμόζεται κάθε φορά στη θέση που διεκδικείτε και στον στόχο σας, ένα πρότυπο σας παρέχει το πλαίσιο, για να κάνετε εύκολα και γρήγορα τις προσαρμογές που απαιτούνται.

Checklist για μία σωστή συνοδευτική επιστολή

Αν θέλετε να ελέγξετε κατά πόσον η συνοδευτική επιστολή σας ακολουθεί τις βέλτιστες πρακτικές και διαθέτει όλα εκείνα τα χαρακτηριστικά που θα σας κάνουν να διακριθείτε ως κατάλληλος/η υποψήφιος/α, ακολουθήστε τα κάτωθι βήματα.

Στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη: Βεβαιωθείτε ότι έχετε γράψει σωστά το ονοματεπώνυμο και τα στοιχεία επικοινωνίας, τόσο τα δικά σας όσο και του ατόμου στο οποίο απευθύνετε την επιστολή. Φυσικά, θα έχετε κάνει προκαταβολικά την έρευνά σας ως προς το σε ποιον/ποια πρέπει να την απευθύνετε (αν δεν αναφέρεται στην αγγελία), είτε μέσω του ιστοτόπου της επιχείρησης είτε με ένα τηλεφώνημα στη γραμματεία της. Η σωστή στόχευση της συνοδευτικής επιστολής ξεκινάει από τον παραλήπτη της.

Θέμα και ημερομηνία: Η ημερομηνία ενισχύει την επικαιρότητα της επιστολής και το θέμα ξεκαθαρίζει από την αρχή τον λόγο της αποστολής σας, είτε αυτός είναι να διεκδικήσετε μια συγκεκριμένη θέση είτε να διερευνήσετε τις πιθανότητες συνεργασίας. Κανένα από τα δύο δεν πρέπει να λείπει.

Κυρίως σώμα: Η εισαγωγή σας είναι δυναμική, ώστε να τραβήξει την προσοχή; Έχετε επιλέξει να προβάλετε στη συνέχεια εκείνα τα προσόντα (γνώσεις, εμπειρίες, δεξιότητες) που δείχνουν με τον πιο ξεκάθαρο τρόπο ώστε είστε κατάλληλοι για τη θέση που διεκδικείτε, αντλώντας λέξεις-κλειδιά από την αγγελία ή κάνοντας έρευνα για την εταιρεία και την κουλτούρα της; Έχετε εκφράσει τα κίνητρά σας για τη διεκδίκηση της συγκεκριμένης θέσης ή για συνεργασία με τη συγκεκριμένη εταιρεία, ώστε να δείξετε στον υπεύθυνο προσωπικού ότι ενδιαφέρεστε πραγματικά, καταβάλλοντας προσπάθεια και μη στέλνοντας μια τυπική και γενικόλογη επιστολή; Κλείνετε επίσης δυναμικά, εκφράζοντας την επιθυμία σας για συνέντευξη;

Υπογραφή: Πριν υπογράψετε με το ονοματεπώνυμό σας, θα πρέπει να υπάρχει χαιρετισμός. Συνιστάται αυτός να είναι το «Με εκτίμηση».

Μορφολογικός και ορθογραφικός έλεγχος: Η συνοδευτική επιστολή σας θα πρέπει να έχει ομοιόμορφη μορφοποίηση και να είναι άψογη σε επίπεδο γραμματικής, σύνταξης και ορθογραφίας. Βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν περιττά κενά, εναλλαγές στη στοίχιση ή στη γραμματοσειρά και στο μέγεθός της, ορθογραφικά ή άλλα λάθη. Ζητήστε από κάποιον δικό σας άνθρωπο να της ρίξει μια ματιά πριν τη στείλετε, αν δεν νιώθετε αρκετά σίγουροι. 

Μπορείτε να διαβάσετε, επιπλέον, τις συμβουλές μας για τη συνοδευτική επιστολή, ώστε να ελέγξετε αν η δική σας διαθέτει τα στοιχεία που θα την καταστήσουν άρτια.

Τα πρότυπα συνοδευτικών επιστολών του Jobseeker

To Jobseeker έχει στόχο να βοηθήσει όσους αναζητούν εργασία, παρέχοντάς τους εύχρηστα εργαλεία ώστε να φτιάξουν τόσο το βιογραφικό όσο και τη συνοδευτική επιστολή τους.

Τα πρότυπα συνοδευτικών επιστολών του Jobseeker ακολουθούν τις βέλτιστες πρακτικές και ταυτόχρονα είναι διαθέσιμα σε διάφορα σχέδια, στα οποία μπορείτε να κάνετε εσείς την επιλογή του χρώματος και της γραμματοσειράς, ώστε να ανταποκρίνονται τόσο στο προσωπικό σας στιλ όσο και στη θέση που διεκδικείτε ή στην εταιρεία με την οποία επιθυμείτε να συνεργαστείτε.

Η σύνταξη της συνοδευτικής επιστολής σας με το σχετικό εργαλείο του Jobseeker γίνεται πιο εύκολη από ποτέ. Με τα προκαθορισμένα πεδία του, που καλύπτουν κάθε επιμέρους ενότητα μίας σωστής δομής, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι δεν θα παραλείψετε κανένα στοιχείο και καμία πληροφορία από την οποία εξαρτάται η επιτυχία της συνοδευτικής επιστολής σας.

Επιπλέον, σας παρέχει επιλογές στο αναπτυσσόμενο μενού του, ανάλογα με το αν η αίτησή σας είναι στοχευμένη ή διερευνητική, με το σημείο όπου βρίσκεστε στην καριέρα σας (φοιτητής, νέος απόφοιτος, εργαζόμενος με εμπειρία ή μεταξύ θέσεων εργασίας), αλλά και με το είδος των κινήτρων σας. Μπορείτε να αξιοποιήσετε τις προδιατυπωμένες προτάσεις του, συμπληρώνοντας απλώς τα δικά σας στοιχεία, ή να τις χρησιμοποιήσετε ως έμπνευση για να βρείτε τις δικές σας λέξεις.

Αν, τέλος, επιθυμείτε να αιτηθείτε για εργασία σε εταιρεία του εξωτερικού, κρατήστε υπόψη πως τα υποδείγματα συνοδευτικών επιστολών του Jobseeker είναι διαθέσιμα στα αγγλικά και σε αρκετές άλλες γλώσσες, τις οποίες μπορείτε να επιλέξετε με το πάτημα ενός κουμπιού!