Bewerbungsschreiben-Beispiel für Rezeptionisten und Empfangskräfte

Hinzu kommen Kenntnisse im Umgang mit dem Computer, um die verschiedenen Buchungssysteme zu bedienen und Tätigkeiten im Back Office beziehungsweise im Büro erledigen zu können. Fremdsprachenkenntnisse sind ein zusätzliches Plus, vor allem in Hotels mit zahlreichen internationalen Gästen. In diesem Artikel erfährst du, wie du deine Kenntnisse und Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen für eine erfolgreiche Bewerbung als Rezeptionistin oder Rezeptionist ins rechte Licht setzt. Wir geben Tipps und Informationen dazu, welche Fähigkeiten einer Bewerbung als Rezeptionistin oder Empfangsmitarbeiter gefragt sind, um den Anforderungen eines Hauses gerecht zu werden.

Hauptbestandteile eines Bewerbungsschreibens

Auf den ersten Blick mag es wie eine eigene Wissenschaft oder zumindest ziemlich schwierig erscheinen, ein Bewerbungsschreiben – auch Motivationsschreiben oder Anschreiben genannt – zu verfassen. Doch wenn man sich einmal damit auseinandergesetzt hat und weiß, welche Bestandteile und Informationen gefordert sind, dann wird das ganze Unterfangen gleich etwas weniger herausfordernd. Die Muster für Bewerbungsschreiben auf Jobseeker können dir zudem als praktische Inspiration dienen, wenn du dir nicht sicher bist, wie du deine Kompetenzen zu deinem eigenen und zum Vorteil des Unternehmens darstellst. Du findest außerdem Vorlagen und Beispiele, die du an deine individuelle Situation anpassen kannst, unabhängig davon, ob du Berufsanfänger oder eine berufserfahrene Empfangskraft bist.

Betreffzeile und Chiffrenummer

Egal, ob es sich um eine Bewerbung als Rezeptionistin, Empfangskraft, als Koch, Kellner oder in einer ganz anderen Branche handelt: Zuerst einmal sollte man wissen, dass ein Bewerbungsschreiben aus verschiedenen Abschnitten besteht, die unbedingt berücksichtigt werden müssen. Dazu gehören neben dem Briefkopf und den Kontaktdaten sowie dem Ort und dem aktuellen Datum auch eine Überschrift beziehungsweise Betreffzeile, und dann folgt das eigentliche Anschreiben. Die Betreffzeile dient dazu, dass der Leser auf den ersten Blick erkennt, worum es sich bei dem Schreiben handelt. Du solltest dich hier auf die Stellenanzeige beziehen. Das kann dann so aussehen:

„Bewerbung als Empfangsmitarbeiterin (Chiffre: 12345)“

Die einzelnen Stellenanzeigen sind in Medien wie einer Tageszeitung oder auch im Internet in der Regel mit Chiffrenummern versehen, um eine Zuordnung zu erleichtern. Es ist durchaus möglich, dass ein Hotel oder eine Firma mehrere Stellen gleichzeitig ausschreibt – wenn du also die Chiffrennummer in der Betreffzeile – oder auch auf dem Deckblatt – angibst, dann weiß der Empfänger sofort, um welche Stelle es sich handelt. Die Betreffzeile sollte zudem fett markiert sein, damit sie sich vom Rest des Schreibens optisch abhebt. 

Gliederung des Anschreibens

Das Schreiben selbst gliedert sich in die Anrede, gefolgt von Einleitung, Hauptteil, Schlussteil und Grußworten sowie Unterschrift. Es setzt sich aus drei klar erkennbaren Abschnitten, die Aufschluss über deine Qualifikationen, Erfahrungen, aber vor allem auch über deine Motivation geben, zusammen. Das Bewerbungsschreiben dient dazu, dich als geeigneten Kandidaten für eine Stelle an der Rezeption oder am Empfang zu empfehlen. In anderen Worten: Es ist Werbung in eigener Sache und es ist daher wichtig, dass du dich im besten Licht präsentierst. Da das Motivationsschreiben nicht mehr als eine DIN A4-Seite umfassen soll, gilt es, in knappen und aussagekräftigen Sätzen dein Anliegen darzustellen. Es geht hier nicht darum, die Informationen aus dem Lebenslauf einfach in Satzform zu wiederholen. Vielmehr gilt es, die Angaben zum bisherigen Werdegang zu untermauern und zu erläutern, weshalb du der geeignete Kandidat bist.

Das Anschreiben sollte dir die Tür öffnen und beim Leser Interesse wecken, mehr zu erfahren, sodass du im Bewerbungsprozess einen Schritt weiter kommst und zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen wirst. Nimm dir also die Zeit, um genau zu überlegen, wie du dein Anliegen – sprich, dein Angebot, deine Qualifikationen und Erfahrungen gewinnbringend an der Rezeption einzubringen – forumlierst. Dazu gehört es auch, einen Bezug zum jeweiligen Unternehmen oder Hotel herzustellen. So erkennt der Empfänger, dass du dich mit seinem Betrieb beziehungsweise mit der Stellenausschreibung auseinandergesetzt und nicht einfach ein generisches Anschreiben verwendet hast. Bewerbungen scheitern meistens dann, wenn sie oberflächlich geschrieben sind und irgendwelche Standardfloskeln verwenden. Individualität macht sich bezahlt, denn, wie schon gesagt, es handelt sich dabei um Werbung in eigener Sache.

Einleitung und Hauptteil

Du hinterlässt zum Beispiel schon gleich zu Beginn einen schlechten Eindruck, wenn du dein Anschreiben mit „Sehr geehrte Damen und Herren“ beginnst. In den meisten Stellenanzeigen wird eine konkrete Ansprechperson genannt, und falls dies nicht der Fall ist, kannst du mittels einer  einfachen Internetrecherche die zuständige Person herausfinden und dann dein Schreiben mit „Sehr geehrte Frau …“ oder „Sehr geehrter Herr …“ beginnen. Solltest du im Internet, etwa auf der Webseite des Hotels, keinen Namen finden, kannst du immer noch im Betrieb anrufen und nachfragen. Als Rezeptionistin oder Empfangskraft solltest du ohnehin Kontaktfreude beweisen und so kannst du mit einem Anruf gleich einen ersten bleibenden Eindruck hinterlassen.

Anstatt die Einleitung mit „ich möchte mich auf die ausgeschriebene Stelle als Rezeptionistin bewerben“ zu beginnen, solltest du mit mehr Offensive einsteigen. Generell gilt es, den Konjunktiv im Bewerbungsschreiben zu vermeiden. Du signalisiert Selbstvertrauen, wenn du direkt sagst, was Sache ist, während der Konjunktiv eben das genaue Gegenteil ausdrückt, nämlich Unsicherheit und mangelndes Selbstvertrauen – beides schlechte Voraussetzungen für eine Stelle an der Rezeption oder am Empfang. Du kannst die Einleitung auch mit einer Frage beginnen. Das kann dann so aussehen:

„Sie sind auf der Suche nach einer aufgeschlossenen, stressresistenten und freundlichen Rezeptionistin, die sich vor keiner Herausforderung scheut und Ihre Gäste in drei verschiedenen Sprachen empfangen und beraten kann?“

Auf diese Weise schaffst du es gleich im ersten Satz, einige deiner Vorzüge hervorzuheben und regst den Empfänger dazu an, weiterzulesen. Während die Einleitung also dazu dient, das Interesse des Lesers zu wecken, solltest du im Hauptteil auf deine Qualifikationen eingehen. Berufserfahrene Rezeptionisten und Empfangskräfte, die bereits über mehrjährige Erfahrung verfügen, können den Hauptteil in zwei Absätze unterteilen, andernfalls ist ein Absatz ausreichend. Achte stets darauf, dass deine Informationen weder zu knapp noch zu ausschweifend sind und dabei den Rahmen von einer Seite sprengen. 

Schlussteil

Im Schlussteil kannst du noch einen Bezug zum Hotel beziehungsweise Unternehmen herstellen und erläutern, weshalb du dich genau dort und genau für die angestrebte Stelle interessierst. Im Idealfall verbindest du das noch mit einem Mehrwert, den du mitbringst. Ein Beispiel dafür wäre Folgendes:

„Ihre familienfreundliche sowie ganzjährig sportliche Ausrichtung hat mein Interesse an einer Mitarbeit in Ihrem Hotel geweckt. Dank meiner letzten Tätigkeit in einem Familienhotel und meiner persönlichen Leidenschaft für die Berge bringe ich die idealen Voraussetzungen für eine Mitarbeit in einem Familien- und Aktivhotel inmitten der Dolomiten mit.“

Du solltest in deinem Schreiben auch erwähnen, dass dir der Umgang mit Gästen beziehungsweise Kunden Freude bereitet und du die nötigen Soft Skills für den täglichen direkten Kontakt und Austausch mitbringst, sodass du professionell auf Anliegen und Wünsche eingehen kannst. 

Unterschrift

Anschreiben sollten unterschrieben werden, denn damit wird die Richtigkeit der Angaben und Daten bestätigt. Dasselbe gilt übrigens für den Lebenslauf. Wird die Bewerbung per E-Mail verschickt, dann sollten die unterschriebenen Dokumente als PDF-Datei zum Download im Anhang gesendet werden.

Fazit: Was gilt es bei einer Bewerbung als Rezeptionist besonders zu beachten?

Wie du siehst, ist es in erster Linie wichtig, dass du dir Gedanken darüber machst, welche deiner Kompetenzen und Erfahrungen für einen Stelle von Relevanz sind und einen Mehrwert für das Hotel bringen. Ein Bewerbungsschreiben als Rezeptionistin sollte ebenso wie für jeden anderen Job maßgeschneidert sein.

Bei Bewerbungen in der Hotellerie solltest du dir zudem bewusst sein, dass vor allem Betriebe in Ferienregionen häufig saisonal operieren. Das bedeutet zugleich, dass die meisten Beherbergungsbetriebe vor dem Saisonstart, also im Frühling oder Herbst, nach neuen Mitarbeitern suchen und zu diesen Zeiten deine Chancen auf eine neue Stelle am besten stehen. 

Für einen gelungenen Einstieg fehlen nur noch die perfekten Bewerbungsunterlagen? Dann sieh dich auf Jobseeker um: Hier findest du Bewerbungsschreiben- und Lebenslauf-Beispiele, an denen du dich orientieren kannst, während Muster und Vorlagen angepasst und einfach heruntergeladen werden können.