8 συμβουλές για μια άρτια συνοδευτική επιστολή

Συμβουλή 1η: Περιορίστε την έκτασή της σε μία σελίδα

Ο χρόνος είναι χρήμα, λέει το γνωστό γνωμικό. Οι υπεύθυνοι προσωπικού ή οι εργοδότες, αν διαχειρίζονται οι ίδιοι τις αιτήσεις, δεν έχουν άπειρο χρόνο για να διαθέσουν στη μελέτη των αιτήσεων των υποψηφίων.

Όπως το βιογραφικό, έτσι και η συνοδευτική επιστολή σας πρέπει να είναι περιεκτική αλλά σύντομη. Επομένως, το πρώτο που χρειάζεται να έχετε στο μυαλό σας είναι πως, ό,τι και αν σκοπεύετε να γράψετε, η επιστολή σας δεν θα πρέπει να υπερβεί τη μία σελίδα, συμπεριλαμβανομένων των στοιχείων σας στην αρχή και του χαιρετισμού σας στο τέλος.

Συμβουλή 2η: Προσαρμόστε τη βάσει της αγγελίας εργασίας

Μία από τις πιο σημαντικές συμβουλές για τη δημιουργία μιας άρτιας συνοδευτικής επιστολής είναι ότι αυτή θα πρέπει να συνδέεται απευθείας με τη θέση για την οποία αιτείστε. Αυτό σημαίνει πως η επιστολή σας οφείλει να είναι στοχευμένη και όχι γενικόλογη.

Για να το επιτύχετε αυτό, πριν ξεκινήσετε να γράφετε, αφιερώστε χρόνο στο να μελετήσετε καλά την αγγελία εργασίας. Ποιες είναι οι αρμοδιότητες της θέσης; Ποια είναι τα προσόντα που απαιτούνται για την κάλυψή της; Ποια δικά σας σχετικά χαρακτηριστικά, είτε της προσωπικότητάς σας είτε απορρέοντα από την προϋπηρεσία σας, ανταποκρίνονται στις προϋποθέσεις της αγγελίας και ταυτόχρονα μπορούν να σας διακρίνουν από τους υπόλοιπους υποψήφιους;

Αυτά ακριβώς τα χαρακτηριστικά θα πρέπει να φροντίσετε να τονίσετε στην επιστολή σας, ώστε να δείξετε αφενός ότι είστε κατάλληλοι για τη θέση και αφετέρου ότι θα προσδώσετε αξία στην εταιρεία με την πρόσληψή σας.

Αν η αίτησή σας είναι διερευνητική, μελετήστε, αντίστοιχα, ό,τι μπορείτε να βρείτε για την εταιρεία, από τον ιστότοπό της και την παρουσία της στα social media έως πιθανά δημοσιευμένα άρθρα και συνεντεύξεις. Θα σας βοηθήσει να καταλάβετε καλύτερα τον τρόπο λειτουργίας της και τη φιλοσοφία της, ώστε να πάρετε μια ιδέα για το τι αξίζει να προβάλετε στη συνοδευτική σας επιστολή. Σε αυτή την περίπτωση, διαβάστε επίσης άλλες αγγελίες που σχετίζονται με το είδος της θέσης που σας ενδιαφέρει, για να δείτε ποια είναι τα πιο επιθυμητά και περιζήτητα προσόντα.

Για να αυξήσετε τις πιθανότητες επιτυχίας σας, η συνοδευτική επιστολή σας θα πρέπει πάντα να είναι στοχευμένη στη θέση που διεκδικείτε.

Συμβουλή 3η: Διευκρινίστε για ποια θέση ενδιαφέρεστε

Στο πάνω μέρος της επιστολής σας, κάτω από τα στοιχεία του αποστολέα και του παραλήπτη, μην αμελήσετε να αναγράψετε ως θέμα για ποια θέση αιτείστε, καθώς η εταιρεία μπορεί να έχει διάφορες ανοιχτές θέσεις αυτή την περίοδο και αρκετές δημοσιευμένες αγγελίες.

Σε μια τέτοια περίπτωση, η μη αναγραφή της θέσης για την οποία αιτείστε μπορεί να σας κοστίσει. Κι αυτό, για τον απλό λόγο ότι όλες οι αιτήσεις συγκεντρώνονται από το τμήμα HR και αν δεν διευκρινίσετε εσείς για ποια θέση ενδιαφέρεστε, ενδέχεται να μην αφιερώσει κανείς χρόνο για να το διερευνήσει.

Στον αντίποδα, το να κάνετε τα πράγματα πιο ξεκάθαρα για τον/την HR Manager και να του/της γλιτώσετε χρόνο, θα λειτουργήσει υπέρ σας.

Συμβουλή 4η: Απευθυνθείτε προσωπικά στον παραλήπτη της

Η συνοδευτική επιστολή έχει -ή οφείλει να έχει- πιο προσωπικό χαρακτήρα από το βιογραφικό σας. Πέρα από το ό,τι είναι μια καλή ευκαιρία να δείξετε λίγο περισσότερο την προσωπικότητά σας, είναι επίσης σημαντικό να τραβήξετε εξαρχής την προσοχή του παραλήπτη της με το να την απευθύνετε προσωπικά σε εκείνον/εκείνη.

Συχνά, στις αγγελίες εργασίας αναφέρεται το όνομα του ατόμου που λαμβάνει και διαχειρίζεται τις αιτήσεις εργασίας. Το να μην το αξιοποιήσετε ενδέχεται να εκληφθεί ως δείγμα αδιαφορίας ή επιπολαιότητας εκ μέρους σας, αφού δείχνει ότι δεν έχετε δώσει τη δέουσα προσοχή στην αγγελία. Αν δεν αναφέρεται στην αγγελία, τότε το αναζητάτε online ή καλείτε στη γραμματεία της εταιρείας για να το ζητήσετε.

Προσέξτε, επίσης, την προσφώνηση. Η σωστή είναι «Αξιότιμε κύριε» ή «Αξιότιμη κυρία», ακολουθούμενη από το ονοματεπώνυμο του ατόμου. Η μόνη περίπτωση για να χρησιμοποιήσετε εναλλακτικά το «Αγαπητέ/Αγαπητή» είναι εάν έχετε γνωρίσει προσωπικά τον παραλήπτη. Σε μια τέτοια περίπτωση, εκμεταλλευτείτε τη συνοδευτική επιστολή για να του θυμίσετε πού έχετε γνωριστεί, ώστε να την κάνετε την επιστολή σας ακόμα πιο προσωπική.

Συμβουλή 5η: Μην επαναλάβετε το βιογραφικό σας

Το βιογραφικό περιλαμβάνει συνοπτικά και σε τυποποιημένη μορφή όλα εκείνα τα στοιχεία εκπαίδευσης και επαγγελματικής εμπειρίας που χτίζουν το προφίλ σας ως κατάλληλου υποψήφιου για τη θέση που διεκδικείτε, μαζί με τις σχετικές δεξιότητές σας.

Ο ρόλος της συνοδευτικής επιστολής δεν είναι να επαναλάβει αυτά τα στοιχεία, αλλά να τα συμπληρώσει, αναδεικνύοντας περισσότερο την προσωπικότητά σας. Η επιστολή είναι ουσιαστικά το μέρος όπου θα επιχειρηματολογήσετε υπέρ της υποψηφιότητάς σας, δίνοντας περαιτέρω στοιχεία που στηρίζουν δεδομένα του βιογραφικού σας.

Φροντίστε να είναι δυναμική η εισαγωγική σας παράγραφος, όπου συστήνεστε και εκθέτετε τον λόγο της επικοινωνίας σας, για να τραβήξει την προσοχή. Μιλήστε στη συνέχεια για τους λόγους που επιθυμείτε τη θέση και πώς μπορείτε να προσφέρετε αν την κερδίσετε. Δώστε κάποιο παράδειγμα για το πώς έχετε διαχειριστεί επιτυχώς αρμοδιότητες από αντίστοιχη θέση στο παρελθόν. Στηρίξτε τους ισχυρισμούς σας με αριθμητικά στοιχεία, αν είναι εφικτό (π.χ., αύξησα τις πωλήσεις κατά 10% μέσα σε ένα εξάμηνο). Τονίστε τυχόν επιτεύγματά σας, αλλά και, οπωσδήποτε, δύο-τρεις προσωπικές ποιότητές σας που δείχνουν τι άνθρωπος είστε.

Συμβουλή 6η: Δώστε προσοχή στο ύφος και στην έκφρασή σας

Μπορεί η έκταση της συνοδευτικής επιστολής να περιορίζεται σε μία σελίδα, αλλά αυτό δεν σημαίνει ότι εσείς πρέπει να στοιβάξετε σε αυτή πολλές πληροφορίες γραμμένες τηλεγραφικά.

Επιλέξτε τα πιο σημαντικά στοιχεία, ακολουθώντας τις συμβουλές μας, και σχηματίστε ολοκληρωμένες προτάσεις με λογική αλληλουχία. Αποφύγετε τον μακροπερίοδο λόγο και τα εξεζητημένα σχήματα λόγου και στοχεύστε σε προτάσεις σαφείς, ορθογραφημένες, συντακτικά και γραμματικά ορθές, και σε μια επιστολή που συνολικά ρέει και είναι ευκολοδιάβαστη.

Αντίστοιχη προσοχή πρέπει να δείξετε και στο ύφος σας. Πρόκειται για μια επίσημη επιστολή και όχι για ένα γράμμα σε φίλο/η σας. Ωστόσο, η υπερβολική επισημότητα μπορεί να κάνει τη συνοδευτική επιστολή σας να φαίνεται επιτηδευμένη. Χρειάζεται μια ισορροπία ανάμεσα στην ευγένεια και την επισημότητα από τη μία και στο να είστε προσιτοί και ανθρώπινοι από την άλλη.

Ισορροπία χρειάζεται επίσης ως προς την αυτοπεποίθησή σας. Σαφώς και θα πρέπει να διαπνέεται η επιστολή από αισιοδοξία και αυτοπεποίθηση -και όχι από ηττοπάθεια ή ανασφάλεια- αλλά κι εδώ χρειάζεται ένα μέτρο, για να μη φανείτε εγωκεντρικοί ή υπερόπτες.

Αν νιώθετε ανασφάλεια για τον τρόπο που εκφράζεστε ή για το πώς εκλαμβάνεται το ύφος σας, ζητήστε από άτομο εμπιστοσύνης να ρίξει μια ματιά στην επιστολή σας πριν τη στείλετε και να σας βοηθήσει να κάνετε τροποποιήσεις και αλλαγές όπου χρειάζεται.

Συμβουλή 7η: Αποφύγετε τα κλισέ και τις γενικότητες

Μία συνοδευτική επιστολή γεμάτη κλισέ ή γενικότητες έχει το αντίθετο αποτέλεσμα από αυτό στο οποίο στοχεύετε: αντί να ξεχωρίσετε, θα είστε σαν όλους τους άλλους και η επιστολή, αντί να είναι ενδιαφέρουσα, θα καταλήξει βαρετή.

Μην ξεχνάτε, άλλωστε, ότι εδώ το νόημα είναι να επιχειρηματολογήσετε για την αίτησή σας και να δείξετε ότι αξίζετε να επιλέξουν εσάς, κι αυτό δεν μπορεί να γίνει γράφοντας τα ίδια με όλους τους άλλους. «Έχω πάθος και ομαδικό πνεύμα συνεργασίας» - δεν σας ακούγεται κοινότοπη αυτή η φράση;

Η αλήθεια είναι ότι είναι δύσκολο να αποφύγουμε κάποιες κοινότυπες εκφράσεις ή να επιτύχουμε τη διαφοροποίησή μας από την αρχή έως το τέλος της επιστολής μας. Δεδομένου, όμως, ότι στο βιογραφικό σας θα έχετε φροντίσει να συμπεριλάβετε γνώσεις και δεξιότητες που ζητάει η αγγελία, μπορείτε να αποφύγετε να αναφέρετε στη συνοδευτική επιστολή πληροφορίες που θεωρούνται αυτονόητες ή που θα είναι κοινές μεταξύ των υποψηφίων.

Επιχειρηματολογήστε αντλώντας στοιχεία από τη δική σας μοναδική εμπειρία και τονίστε ξεχωριστά στοιχεία της προσωπικότητάς σας που έχουν, φυσικά, σχέση με τη θέση που διεκδικείτε.

Συμβουλή 8η: Δείξτε επιμέλεια στη μορφοποίηση και στο layout

Για να είναι ευκολοδιάβαστη και θελκτική η συνοδευτική επιστολή στα μάτια του/της recruiter, όσο σημαντικό είναι ένα προσεγμένο περιεχόμενο άλλο τόσο είναι και μια φροντισμένη εμφάνιση.

Καταρχάς, δεδομένου ότι η συνοδευτική επιστολή αποστέλλεται μαζί με το βιογραφικό, αυτά τα δύο έγγραφα χρειάζεται να ακολουθούν το ίδιο design και να υπάρχει ομοιομορφία στα στοιχεία μορφοποίησης. Αυτό σημαίνει ότι θα χρησιμοποιήσετε την ίδια ευανάγνωστη γραμματοσειρά, με τα γράμματα να μην είναι μεγαλύτερα από 12 στιγμές ή μικρότερα από 10 στιγμές (ανάλογα με τη γραμματοσειρά).

Το κείμενο δεν θα πρέπει να είναι απλωμένο στο έγγραφο, αλλά ούτε και πηγμένο. Οπότε χρειάζεται να έχει περιθώρια αριστερά-δεξιά και καλό είναι οι επιμέρους παράγραφοι να διαχωρίζονται με ένα κενό για να αναπνέουν.

Χρειάζεται, επίσης, να χρησιμοποιήσετε ίδιας αισθητικής πρότυπα, με τα ίδια χρώματα στις σχεδιαστικές τους λεπτομέρειες (ή θα φροντίσετε να είναι τα δύο έγγραφα ταιριαστά, αν τα σχεδιάσετε εσείς από την αρχή).

Bonus tip: Φτιάξτε εύκολα μια όμορφη συνοδευτική επιστολή

Στο Jobseeker θα βρείτε όμορφα πρότυπα για συνοδευτική επιστολή και βιογραφικό, ταιριαστά μεταξύ τους και σε ποικιλία σχεδίων, από πιο κλασικά έως πιο μοντέρνα, που ανταποκρίνονται σε κάθε γούστο και κάθε ανάγκη. Επιπλέον, το εργαλείο δημιουργίας συνοδευτικής επιστολής σάς καθοδηγεί και σας δίνει ιδέες, ώστε να μπορέσετε τη συντάξετε πιο γρήγορα και με λιγότερο άγχος.

Στη συνέχεια, την αποθηκεύετε εύκολα σε μορφή PDF στον υπολογιστή σας, που εγγυάται την όμορφη όψη της, και την αποστέλλετε μαζί με το βιογραφικό σας για να διεκδικήσετε τη δουλειά των ονείρων σας!