Διερευνητική συνοδευτική επιστολή: Τι είναι και πώς να τη γράψετε
Ενδιαφέρεστε για εργασία σε κάποια εταιρεία, αλλά δεν γνωρίζετε αν υπάρχει -ή πρόκειται σύντομα να υπάρξει- ανοιχτή θέση; Μπορείτε να στείλετε μια διερευνητική συνοδευτική επιστολή. Είναι η επιστολή που θα στείλετε μαζί με το βιογραφικό σας, για να εκδηλώσετε το ενδιαφέρον σας και να παρουσιάσετε τον εαυτό σας ως καλή δυνητική προσθήκη στο προσωπικό της επιχείρησης. Σε περιπτώσεις διερευνητικής αίτησης εργασίας, μια καλογραμμένη επιστολή είναι το κλειδί της επιτυχίας.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της διερευνητικής συνοδευτικής επιστολής
Υπάρχουν δύο βασικοί λόγοι για να στείλετε σε μια εταιρεία διερευνητική επιστολή:
- Επιθυμείτε να εργαστείτε στη συγκεκριμένη εταιρεία γιατί γνωρίζετε ότι είναι υγιής, έχει καλό εργασιακό κλίμα, σας ταιριάζει η κουλτούρα της, σας βολεύει το μοντέλο εργασίας της, δίνει παροχές, προσφέρει προοπτικές εξέλιξης κ.ο.κ.
- Θέλετε να αυξήσετε τις πιθανότητες εύρεσης εργασίας, οπότε είστε διατεθειμένοι/-ες να κάνετε διερευνητικές αιτήσεις πέρα από το να απαντάτε σε αγγελίες.
Όποιος και αν είναι ο λόγος, πρόκειται για μια δυναμική προσέγγιση που έχει πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα. Ας ξεκινήσουμε βλέποντας ποια είναι αυτά, ώστε να αποφασίσετε αν είναι η κατάλληλη προσέγγιση για εσάς.
«Ξεκλειδώνετε» την κρυφή αγορά εργασίας
Ο όρος «κρυφή αγορά εργασίας» αναφέρεται σε θέσεις που καλύπτονται χωρίς να δημοσιευθεί ποτέ σχετική αγγελία. Εδώ και χρόνια, ειδικοί σε θέματα καριέρας εκτιμούν ότι η η εν λόγω αγορά αντιπροσωπεύει το 70%-80% των ανοιχτών θέσεων εργασίας, αλλά η ακρίβεια αυτής της εκτίμησης αμφισβητείται (1).
Αυτό που δεν αμφισβητείται, όμως, είναι ότι υπάρχουν πράγματι θέσεις που ανοίγουν αλλά δεν δημοσιοποιούνται ποτέ, γιατί καλύπτονται είτε μέσω συστάσεων είτε από ανθρώπους που έστειλαν το βιογραφικό τους την κατάλληλη στιγμή - τη στιγμή που μια θέση ετοιμαζόταν να δημιουργηθεί ή να ανοίξει ή και λίγο πριν δημοσιευθεί η αγγελία, λύνοντας τα χέρια του εργοδότη.
Με μια διερευνητική αίτηση, θα μπορούσατε να είστε εσείς ο σωστός άνθρωπος που εμφανίζεται τη σωστή στιγμή.
Παίρνετε πρωτοβουλία και δείχνετε δυναμισμό
Υπάρχουν άνθρωποι που αναζητούν εργασία αλλά αποφεύγουν τις διερευνητικές αιτήσεις φοβούμενοι ότι θα δώσουν την εντύπωση πως είναι απελπισμένοι. Στην πραγματικότητα, αν η συνοδευτική επιστολή γραφτεί σωστά, εκπέμπει ακριβώς το αντίθετο. Δείχνει άνθρωπο με αυτοπεποίθηση, που ξέρει τι θέλει και πώς να το διεκδικήσει.
Το να αναλάβετε πρωτοβουλία για τη βελτίωση της επαγγελματικής σας κατάστασης δημιουργεί θετικούς συνειρμούς για την ικανότητά σας να παίρνετε αποφάσεις. Παρουσιάζετε τον εαυτό σας ως δυναμικό υποψήφιο/-α, που μπορεί να πάρει την κατάσταση στα χέρια του/της και δεν περιμένει να του/της έρθουν οι ευκαιρίες αλλά τις δημιουργεί.
Αυτά είναι χαρακτηριστικά που εκτιμώνται σε ένα επαγγελματικό περιβάλλον και συγκαταλέγονται στις προσωπικές δεξιότητες που οι εργοδότες αναζητούν.
Ξεχωρίζετε από άλλους υποψήφιους
Είναι πιθανό να μην είστε οι μόνοι που θα προσεγγίσετε μια εταιρεία με διερευνητική διάθεση. Με μια μελετημένη και καλογραμμένη συνοδευτική επιστολή, όμως, έχετε τη δυνατότητα να ξεχωρίσετε από άλλους ενδιαφερόμενους.
Κάνοντας καλή εντύπωση, αυξάνετε επίσης τις πιθανότητες να σας έχουν υπόψη για κάλυψη μελλοντικών αναγκών, αν δεν υπάρχει διαθέσιμη θέση τώρα.
Αλλά και στην περίπτωση που ανοίξει άμεσα θέση και δημοσιευθεί αγγελία, θα έχετε πλεονέκτημα. Η δική σας αίτηση, έχοντας προηγηθεί, θα μελετηθεί με περισσότερη προσοχή απ’ ό,τι αυτή που θα μπορούν να δείξουν όταν λάβουν μαζικά δεκάδες ή εκατοντάδες βιογραφικά.
Απαιτεί πολλή προσπάθεια και χρόνο
Αυτό είναι το μοναδικό μειονέκτημα, που μπορεί όμως να είναι σημαντικό αν η ανάγκη εύρεσης εργασίας είναι επιτακτική ή/και ο χρόνος σας περιορισμένος.
Μια συνοδευτική επιστολή χωρίς αγγελία, για να είναι αποτελεσματική, απαιτεί περισσότερη έρευνα και σκέψη, άρα και περισσότερο χρόνο, απ’ ό,τι μια επιστολή που στοχεύει σε δημοσιευμένη θέση εργασίας.
Ταυτόχρονα, δεν υπάρχουν εγγυήσεις ότι θα φέρει κάποιο αποτέλεσμα, τουλάχιστον άμεσα, αφού η εταιρεία μπορεί να μην ενδιαφέρεται για κάποια αλλαγή ή προσθήκη στο προσωπικό της. Είναι πολύ πιθανό να μη λάβετε καν απάντηση. Αν δεν έχετε αποδεχθεί προκαταβολικά αυτό το ενδεχόμενο, μπορεί να επηρεαστεί αρνητικά η ψυχολογία σας.
Πώς να γράψετε μια αποτελεσματική επιστολή χωρίς αγγελία εργασίας
Πολλοί υποψήφιοι αναρωτιούνται πώς να φτιάξουν μια συνοδευτική επιστολή. Πόσο μάλλον όταν αυτή είναι διερευνητική και δεν έχει την αγγελία εργασίας για μπούσουλα. Αν έχετε την ίδια αγωνία, μην ανησυχείτε, γιατί στη συνέχεια θα σας δώσουμε συμβουλές για τη δημιουργία μιας αποτελεσματικής συνοδευτικής επιστολής χωρίς αγγελία.
Προσαρμόστε την ανάλογα με την εταιρεία
Το να γράψετε μία επιστολή που θα τη στείλετε ίδια και απαράλλακτη παντού καταργεί σε μεγάλο βαθμό τα πλεονεκτήματά της. Για να είναι αποτελεσματική η διερευνητική επιστολή, θα πρέπει πρώτα και πάνω απ’ όλα να είναι στοχευμένη στην εταιρεία που θα τη στείλετε.
Με το να δείξετε ότι πραγματικά ενδιαφέρεστε να εργαστείτε στη συγκεκριμένη εταιρεία και όχι ότι γενικώς αναζητάτε δουλειά, κάνετε το πρώτο βήμα για τη θετική πρόσληψη της αίτησής σας - και δεν έχετε, επίσης, να ανησυχείτε μήπως φανείτε απελπισμένοι/-ες.
Κάντε έρευνα για την εταιρεία και ει δυνατόν για τον ρόλο
Αφιερώστε χρόνο στο να κάνετε την έρευνά σας για την εταιρεία που θα στοχεύσετε. Μελετήστε το website της, δείτε την παρουσία της στα social media, αναζητήστε τυχόν δημοσιεύματα που την αφορούν, επικοινωνήστε με γνωστούς που μπορεί να έχουν πληροφορίες.
Ποια είναι η φιλοσοφία της, ποιες οι αρχές και ποιοι οι στόχοι της; Ποια βήματα ακολουθεί για την επίτευξή τους; Τι την ξεχωρίζει; Ποια τα μελλοντικά πλάνα της και ποιες οι ανάγκες της;
Η έρευνα θα σας δώσει πολύτιμες πληροφορίες, ώστε να προσαρμόσετε κατάλληλα την επιστολή σας και να ευθυγραμμίσετε το προφίλ σας με τις ανάγκες της επιχείρηση, για να τραβήξετε την προσοχή τους.
Επισημάνετε τις σχετικές δεξιότητες και την εμπειρία σας
Όταν λέμε να ευθυγραμμίσετε το προφίλ σας με τις ανάγκες της επιχείρησης, εννοούμε να παρουσιάσετε τους λόγους για τους οποίους θα ήσασταν καλή προσθήκη στο δυναμικό της.
Επικεντρωθείτε σε εκείνες τις δεξιότητες και την εμπειρία σας που είναι πιο σχετικά με τον κλάδο όπου η εταιρεία δραστηριοποιείται και τον ρόλο που εσείς επιθυμείτε. Δώστε παραδείγματα για το πώς οι ικανότητες και η τεχνογνωσία σας μπορούν να ωφελήσουν την επιχείρηση.
Φυσικά, οι ισχυρισμοί σας θα πρέπει να υποστηρίζονται και από το βιογραφικό σας, όπου χρειάζεται να κάνετε ανάλογες προσαρμογές για να προβληθείτε ως κατάλληλοι/-ες υποψήφιοι/-ες. Μπορείτε να δείτε τα παραδείγματα βιογραφικού μας για να πάρετε ιδέες.
Δώστε προσοχή στη γλώσσα και στο ύφος γραφής
Ο τρόπος έκφρασης παίζει κρίσιμο ρόλο στο αν θα καταφέρετε να κάνετε μια θετική πρώτη εντύπωση. Να είστε μεν φυσικοί και αυθεντικοί, αλλά όχι σαν να μιλάτε με τους φίλους σας. Αποφύγετε την αργκό, τις συντομογραφίες και το αμφιλεγόμενο χιούμορ.
Αποφύγετε, επίσης, ένα ύφος γραφής απρόσωπο ή ουδέτερο, πολύ δε περισσότερο αυστηρό ή επιθετικό, που μπορεί να δημιουργήσει δυσαρέσκεια.
Η επιστολή σας, στην ουσία, θα πρέπει να διαπνέεται από επαγγελματισμό, σοβαρότητα και ευγένεια. Φροντίστε να είστε σαφείς ως προς την εκδήλωση του ενδιαφέροντός σας και να δείξετε σεβασμό και εκτίμηση προς τον/την παραλήπτη/-τρια της επιστολής σας.
Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο συνοδευτικής επιστολής
Ένα σωστά δομημένο και καλά οργανωμένο πρότυπο συνοδευτικής επιστολής μπορεί να αναδείξει τον επαγγελματισμό σας. Κι αυτό γιατί:
- Διασφαλίζει τη λογική ροή του κειμένου, με σαφώς καθορισμένες ενότητες.
- Ακολουθεί τους κανόνες δημιουργίας επίσημης επιστολής, περιλαμβάνοντας, π.χ., τα στοιχεία αποστολέα και παραλήπτη, ημερομηνία και τόπο σύνταξης, προσφώνηση και χαιρετισμό.
- Χρησιμοποιεί κατάλληλη γραμματοσειρά και διαστήματα και διατηρεί τη συνέπεια στη μορφοποίηση, κάνοντας την επιστολή ευανάγνωστη και οπτικά ελκυστική.
Τα πρότυπα συνοδευτικής επιστολής του Jobseeker πληρούν όλες αυτές τις προϋποθέσεις. Συνδυάζονται μάλιστα με ταιριαστά πρότυπα βιογραφικών, για μια ακόμα πιο επαγγελματική και εντυπωσιακή διερευνητική αίτηση.
Tip:
Ελέγξτε την επιστολή σας δύο και τρεις φορές για λάθη ορθογραφικά, γραμματικά ή συντακτικά. Αν νιώθετε ανασφάλεια, ζητήστε επίσης από άτομο εμπιστοσύνης να την ελέγξει. Αυτού του είδους τα λάθη κάνουν κακή εντύπωση σε μια επίσημη επιστολή και υποβαθμίζουν την επαγγελματική εικόνα που θέλετε να παρουσιάσετε.
Επιπλέον συμβουλές
Στα παραδείγματα συνοδευτικών επιστολών του Jobseeker θα βρείτε και κάποια για διερευνητικές αιτήσεις, ώστε να δείτε πώς εφαρμόζονται οι οδηγίες μας στην πράξη και να πάρετε έμπνευση από το περιεχόμενό τους.
Επειδή, όμως, κάποιες λεπτομέρειες κάνουν τη διαφορά, θα σας σημειώσουμε εδώ τι να μην παραλείψετε ή αμελήσετε.
Δηλώστε ότι πρόκειται για διερευνητική αίτηση
Στο θέμα της επιστολής, διευκρινίστε ότι η αίτησή σας είναι διερευνητική. Θα εξαλείψετε την οποιαδήποτε σύγχυση ως προς τον λόγο της επικοινωνίας σας - η διαφάνεια ευνοεί το χτίσιμο εμπιστοσύνης.
Επίσης, μπορείτε να κάνετε σχετική αναφορά στην εισαγωγή, γράφοντας για παράδειγμα: «Με την παρούσα επιστολή, επιθυμώ να διερευνήσω την πιθανότητα συνεργασίας με την εταιρεία Χ» ή «Παρόλο που κατανοώ ότι μπορεί να μην υπάρχει επί του παρόντος διαθέσιμη θέση, θα ήθελα να σας εκφράσω το ενδιαφέρον μου να ενταχθώ στην ομάδα σας».
Απευθυνθείτε σωστά στον παραλήπτη
Προσπαθήστε να μάθετε το όνομα του κατάλληλου ατόμου για τη λήψη της αίτησής σας, είτε με διαδικτυακή έρευνα είτε τηλεφωνώντας στη γραμματεία της επιχείρησης (σε μικρές εταιρείες μπορεί να είναι ο ίδιος ο εργοδότης, διαφορετικά ο υπεύθυνος προσλήψεων ή ο διευθυντής του τμήματος όπου φιλοδοξείτε να ενταχθείτε).
Απευθυνθείτε του ονομαστικά και προσφωνήστε τον σωστά, γράφοντας «Αξιότιμε/η» και όχι «Αγαπητέ/ή», εκτός αν τον έχετε γνωρίσει προσωπικά. Για παράδειγμα, «Αξιότιμε κ. Γεωργίου».
Κλείστε την επιστολή με ευχαριστίες
Στο τέλος της επιστολής, μην αμελήσετε να ευχαριστήσετε τον παραλήπτη της. Πέρα από το ότι είναι θέμα ευγένειας, δείχνετε ότι σέβεστε τον χρόνο που σας αφιέρωσε και ότι εκτιμάτε την ευκαιρία που είχατε να συστηθείτε.
Πριν τον επίσημο χαιρετισμό («Με εκτίμηση» και υπογραφή με το ονοματεπώνυμό σας), μπορείτε να γράψετε: «Σας ευχαριστώ για τον χρόνο και την προσοχή σας».
Επισυνάψτε το βιογραφικό σας
Η επιστολή είναι μεν η καρδιά μιας διερευνητικής αίτησης, αφού θα εξηγήσετε τον λόγο της επικοινωνίας σας και θα πουλήσετε τον εαυτό σας μέσω αυτής, αλλά το βιογραφικό παραμένει αναπόσπαστο μέρος της.
Εφόσον τους κινήσετε το ενδιαφέρον, θα θέλουν να δουν περισσότερα στοιχεία σχετικά με τις δεξιότητες και την εμπειρία σας. Οπότε μην ξεχάσετε να επισυνάψετε το βιογραφικό σας!
"Με μια διερευνητική αίτηση, θα μπορούσατε να είστε εσείς ο σωστός άνθρωπος που εμφανίζεται τη σωστή στιγμή."
Η διερευνητική επιστολή ξεκλειδώνει ευκαιρίες
Μπορεί η αποστολή βιογραφικού και συνοδευτικής επιστολής χωρίς αγγελία να αποτελεί μεγαλύτερη πρόκληση, καθώς απαιτεί καλή προετοιμασία, έρευνα και χρόνο, προσφέρει όμως και μεγάλες δυνατότητες.
Μια διερευνητική αίτηση μπορεί να σας ανοίξει την πόρτα σε θέσεις που δεν δημοσιοποιούνται και ο δυναμισμός σας να θέσει τις βάσεις για να σας θυμούνται όταν προκύψουν νέες ευκαιρίες.
Ακολουθήστε τις οδηγίες και τις συμβουλές μας και μη διστάσετε να κάνετε αυτό το βήμα. Ενδέχεται να είναι η κίνηση που θα αλλάξει την καριέρα σας!
Παραπομπές:
(1) Forbes: Job Seekers: Four Reasons To Embrace The Hidden Job Market
