Πώς γράφω συνοδευτική επιστολή χωρίς προϋπηρεσία;

Είτε είστε φοιτητές είτε νέοι απόφοιτοι που αναζητούν εργασία, το πρώτο που χρειάζεται να κάνετε είναι να μην πτοείστε από την έλλειψη επαγγελματικής εμπειρίας. Κλισέ μεν, αλλά ισχύει: κανείς δεν έχει εμπειρία πριν του δοθεί η ευκαιρία να την αποκτήσει.

Φυσικά και υπάρχουν entry level θέσεις εργασίας διαθέσιμες για εσάς, αλλά για να τις διεκδικήσετε με αξιώσεις στο στάδιο της συνέντευξης, πρέπει πρώτα να πείσετε τον εργοδότη ή τον υπεύθυνο προσλήψεων ότι αξίζετε να περάσετε σε αυτό το στάδιο.

Αν το βιογραφικό είναι το έγγραφο που συμπυκνώνει τα τυπικά σας προσόντα βάσει των οποίων διεκδικείτε τη θέση, η συνοδευτική επιστολή είναι το πεδίο όπου θα αφήσετε την προσωπικότητά σας να λάμψει και θα επιχειρηματολογήσετε υπέρ της αίτησής σας. 

Κι όπως υπάρχει κατάλληλος τρόπος για να φτιάξετε ένα καλό βιογραφικό χωρίς προϋπηρεσία, έτσι υπάρχει και για να συντάξετε μια ενδιαφέρουσα συνοδευτική επιστολή που θα σας βοηθήσει να ξεχωρίσετε.

Η επιτυχία κρύβεται στις δεξιότητες

Ελλείψει επαγγελματικής εμπειρίας, ο πιο δόκιμος τρόπος για να επιχειρηματολογήσετε υπέρ της υποψηφιότητάς σας για τη θέση που επιθυμείτε είναι να ποντάρετε στις δεξιότητές σας. Αναφερόμαστε τόσο σε γνώσεις και τεχνικές δεξιότητες που αποκτήσατε κατά τη διάρκεια της εκπαίδευσής σας όσο και στις κοινωνικές δεξιότητες που έχετε καλλιεργήσει στην πορεία της ζωής σας.

Προσοχή, όμως: αυτό που δίνει τη μεγαλύτερη δύναμη στη συνοδευτική επιστολή είναι η σωστή στόχευσή της. Διεκδικείτε μία συγκεκριμένη θέση. Ποιες γνώσεις και δεξιότητες πρέπει να διαθέτετε για να ανταποκριθείτε στις αρμοδιότητές της; Αυτές είναι που θα πρέπει να προβληθούν και στην επιχειρηματολογία σας, ώστε ο παραλήπτης της επιστολής να σκεφτεί, διαβάζοντάς τη, ότι είστε ο άνθρωπος που ψάχνει.

Άρα, το πρώτο που χρειάζεται να κάνετε είναι να μελετήσετε καλά την αγγελία στην οποία απαντάτε και να καταγράψετε τα επιθυμητά προσόντα που διαθέτετε, ώστε στη συνέχεια να γράψετε μία επιστολή που θα φωτίζει αυτά ακριβώς. 

Αν η αίτησή σας είναι διερευνητική, δηλαδή επικοινωνείτε με κάποια εταιρεία που δεν έχει δημοσιεύσει αγγελία, η ανάγκη σωστής στόχευσης παραμένει. Απλώς, σε αυτή την περίπτωση, φροντίστε να μελετήσετε όσο καλύτερα μπορείτε την ίδια την εταιρεία (το website της, τη σελίδα της στο LinkedIn), ώστε να συνδέσετε, μέσω της συνοδευτικής επιστολής, το προφίλ σας με την κουλτούρα και τις αξίες της επιχείρησης.

Η σωστή στόχευση της συνοδευτικής επιστολής αυξάνει τη δυναμική της και τις πιθανότητες να σας καλέσουν για συνέντευξη για τη θέση που επιθυμείτε.

Δομή & περιεχόμενο συνοδευτικής επιστολής 

Είτε πρόκειται για συνοδευτική επιστολή χωρίς προϋπηρεσία είτε για την επιστολή για θέση εργασίας που θα στείλει ένας πεπειραμένος υποψήφιος, η λογική της δημιουργίας της και η σωστή δομή που θα αναδείξει το περιεχόμενο δεν αλλάζουν.

Ας δούμε, λοιπόν, ποια πρέπει να είναι η δομή της επιστολής σας και πώς μπορείτε να εφαρμόσετε στην πράξη τη συμβουλή μας για αξιοποίηση των δεξιοτήτων σας, προκειμένου να προβληθείτε ως κατάλληλος υποψήφιος/α.

Προσωπικά στοιχεία και προσφώνηση

Στο πάνω μέρος κάθε συνοδευτικής επιστολής τοποθετούνται τα στοιχεία του αποστολέα (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, τηλέφωνο, email) και τα στοιχεία του παραλήπτη (ονοματεπώνυμο, επωνυμία εταιρείας, διεύθυνση). 

Το να την απευθύνετε σε συγκεκριμένο πρόσωπο είναι αρκετά σημαντικό, καθώς η επιστολή γίνεται έτσι πιο προσωπική. Προσπαθήστε, λοιπόν, να βρείτε τα στοιχεία του ανθρώπου που θα αξιολογήσει την αίτησή σας, αν δεν αναφέρονται στην αγγελία, είτε online είτε ζητώντας τα τηλεφωνικά από τη γραμματεία της επιχείρησης.

Κάτω από τα προσωπικά στοιχεία θα τοποθετήσετε τον τόπο και την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής, το θέμα της (για ποια θέση αιτείστε) και την προσφώνηση του παραλήπτη, η οποία ενδείκνυται να έχει τη μορφή: Αξιότιμε κύριε ή Αξιότιμη κυρία + ονοματεπώνυμο ή μόνο το επίθετο.

Με αυτά τα δεδομένα, η αρχή της συνοδευτικής επιστολής σας θα μοιάζει κάπως έτσι (τα στοιχεία που χρησιμοποιούμε είναι επινοημένα και όχι πραγματικών προσώπων):

Εισαγωγή

Η αξιοποίηση των δεξιοτήτων σας μπορεί να ξεκινήσει από την εισαγωγική παράγραφο, εκεί όπου συστήνεστε και δηλώνετε τον λόγο της αποστολής της επιστολής σας. Μάλιστα, αυτό θα σας βοηθήσει να μπείτε δυναμικά στο θέμα και να δημιουργήσετε άμεσα μια θετική εικόνα για εσάς.

Παράδειγμα
Ως απόφοιτος του τμήματος Επικοινωνίας & Ψηφιακών Μέσων του Πανεπιστημίου Δυτικής Μακεδονίας, όπου εκπαιδεύτηκα σε στρατηγικές δημοσίων σχέσεων, ανυπομονώ να αξιοποιήσω τις δεξιότητες, τις γνώσεις και το πάθος μου για την επικοινωνία σε ένα δυναμικό και ταχέως εξελισσόμενο περιβάλλον, όπως αυτό του Social Net Agency. Ήταν, λοιπόν, μεγάλη η χαρά μου όταν είδα μεταξύ των διαθέσιμων θέσεων που έχετε αναρτήσει στο website σας εκείνη του Junior PR Specialist, για την οποία πιστεύω πως είμαι ιδανικός υποψήφιος.

Στο παραπάνω παράδειγμα, ο υποψήφιος δηλώνει με δυναμισμό και αυτοπεποίθηση ποιος είναι (απόφοιτος του συγκεκριμένου τμήματος), για ποια θέση ενδιαφέρεται, αλλά και πώς πληροφορήθηκε για αυτή - τα στοιχεία, δηλαδή, που θα έπρεπε να περιλαμβάνονται στην εισαγωγή μιας συνοδευτικής επιστολής. 

Ταυτόχρονα, όμως, προβάλλει δύο χαρακτηριστικά του (εκπαίδευση σε στρατηγικές δημοσίων σχέσεων και πάθος για την επικοινωνία), μέσω των οποίων συνδέει εξαρχής το προφίλ του με τη συγκεκριμένη θέση που διεκδικεί.

Κυρίως μέρος επιστολής

Ως κυρίως μέρος της συνοδευτικής επιστολής νοούνται οι 2-3 κεντρικές παράγραφοι, στις οποίες εκφράζετε τα κίνητρά σας για τη διεκδίκηση της θέσης και επιχειρηματολογείτε υπέρ της αίτησής σας, απαντώντας ουσιαστικά στην κομβική ερώτηση: γιατί να επιλέξουν εσάς.

Επαγγελματική εμπειρία, πάνω στην οποία θα χτίζατε υπό άλλες συνθήκες την επιχειρηματολογία σας, δεν έχετε. Έχετε, όμως, μια πολύτιμη εμπειρία ως φοιτητές, από την οποία μπορείτε να αντλήσετε γνώσεις και δεξιότητες που αξίζουν να προβληθούν, ει δυνατόν με χρήση παραδειγμάτων ή με αναφορά διακρίσεων. Πιθανώς, μάλιστα, να έχετε και μια μικρή εργασιακή εμπειρία, αν κάνατε πρακτική άσκηση στο πλαίσιο των σπουδών σας.

Άλλες πτυχές της ζωής σας που μπορείτε να αξιοποιήσετε είναι τα χόμπι ή την εθελοντική σας δράση, υπό την προϋπόθεση ότι σας έχουν προικίσει με δεξιότητες και ποιότητες που είναι χρήσιμες για την άσκηση των αρμοδιοτήτων που θα σας ανατεθούν.

Παράδειγμα
Στο πλαίσιο των σπουδών μου, απέκτησα εμπειρία στη σύνταξη δελτίων Τύπου, πραγματοποίησα έρευνες αγοράς και συμμετείχα στην ομάδα εργασίας που ανέπτυξε το πρόγραμμα δημοσίων σχέσεων που αξιολογήθηκε ως το πιο αποτελεσματικό του έτους μας. Επιπλέον, έχω συμμετάσχει εθελοντικά στη διοργάνωση εκδηλώσεων της ΜΚΟ Όραμα, που στόχο είχαν την ενημέρωση του κοινού για τις δράσεις της και την αύξηση της ευαισθητοποίησής του.

Τα τελευταία δύο χρόνια παρακολουθώ στενά την πορεία της Social Net Agency και την ανάδειξή της σταδιακά σε ένα από τα καλύτερα και πιο πολυβραβευμένα agencies της χώρας. Θαυμάζω την ικανότητα της ομάδας σας να σχεδιάζει ενέργειες που γίνονται viral και το γεγονός ότι συχνά τις συνδέει με την προώθηση κοινωνικών μηνυμάτων, τα οποία εκτιμώ καθώς συντάσσονται με τις προσωπικές μου αξίες.

Χάρη στην πολύτιμη εμπειρία που έχω αποκομίσει μέσω των σπουδών μου και της εθελοντικής μου δράσης, στο ομαδικό μου πνεύμα και στις διαπραγματευτικές μου ικανότητες, πιστεύω ότι μπορώ να συμβάλω τόσο στον σχεδιασμό εποικοδομητικών στρατηγικών δημοσίων σχέσεων όσο και στην αποτελεσματική επικοινωνία των δράσεων της εταιρείας μέσω της ανάπτυξης σχέσεων με εκπροσώπους των ΜΜΕ.

Στο παράδειγμά μας, ο υποψήφιος πετυχαίνει:

1. Να δείξει ότι έχει εμπειρία σχετική με τις αρμοδιότητες που θα του ανατεθούν, παρά το γεγονός ότι τυπικώς δεν έχει προϋπηρεσία.
2. Να τονίσει το ότι διαθέτει δύο από τα soft skills (ομαδικό πνεύμα και διαπραγματευτικές ικανότητες) που πιθανώς αναφέρονται στην αγγελία ως απαραίτητα προσόντα.
3. Να εκφράσει τους λόγους για τους οποίους επιθυμεί να εργαστεί στη συγκεκριμένη εταιρεία.
4. Να δηλώσει με ποιον τρόπο μπορεί να συμβάλει εκείνος στην ανάπτυξη της επιχείρησης, αν επιλεγεί για τη θέση.

Επίλογος και χαιρετισμός

Αφιερώστε την τελευταία παράγραφο της συνοδευτικής επιστολής σας στο να εκφράσετε άλλη μια φορά το ενδιαφέρον σας και να δηλώσετε ευγενικά τη διαθεσιμότητά σας για μία προσωπική συνέντευξη. 

Παράδειγμα
Θα χαρώ για την ευκαιρία μίας προσωπικής συνέντευξης, ώστε να σας εκφράσω περαιτέρω τους λόγους για τους οποίους θεωρώ τη θέση του Junior PR Specialist στη Social Net Agency ιδανική για να ξεκινήσω την πορεία μου στον χώρο των Δημοσίων Σχέσεων, αλλά και πώς μπορώ με τη σειρά μου να συμβάλω στη δική σας επιτυχημένη πορεία. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στο 6944675341 ή στο k_xenos@example.com. 

Μετά τον επίλογο, αφήστε ένα κενό, γράψτε «Με εκτίμηση», υπογράψτε από κάτω με το ονοματεπώνυμό σας και η συνοδευτική επιστολή σας είναι έτοιμη!

Συμβουλές για μια συνοδευτική επιστολή χωρίς προϋπηρεσία

Είδατε ότι δεν χρειάζεται να έχετε προϋπηρεσία για να μπορέσετε να συντάξετε μία συνοδευτική επιστολή που θα τονίσει τη μοναδικότητά σας και θα σας βοηθήσει να ξεχωρίσετε κατά την αναζήτηση εργασίας. Κρατήστε, όμως, υπόψη και τις ακόλουθες συμβουλές, ώστε η επιστολή σας πραγματικά να διαπρέψει!

Προσοχή στα ορθογραφικά

Διαβάστε τη δύο και τρεις φορές πριν τη στείλετε και βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν ορθογραφικά, γραμματικά ή άλλα λάθη που θα χαλούσαν την ωραία εικόνα που θέλετε να δώσετε για τον εαυτό σας.

Περιορισμένη έκταση

Η συνοδευτική επιστολή, ανεξαρτήτως προϋπηρεσίας, δεν πρέπει να υπερβαίνει τη μία σελίδα Α4, συμπεριλαμβανομένων των προσωπικών στοιχείων στην αρχή και της υπογραφής στο τέλος.

«Όχι» στα ψέματα και στις υπερβολές

Μην καταφύγετε σε ψέματα για να χτίσετε ένα πιο ελκυστικό προφίλ. Να είστε αυθεντικοί και ειλικρινείς, αξιοποιώντας δεξιότητες και εμπειρίες που πραγματικά έχετε. Επίσης, ξεχάστε τις υπερβολές που μπορεί να σας κάνουν να φανείτε υπερόπτες - η αυτοπεποίθηση εκτιμάται, η υπεροψία όχι.

Φροντισμένη όψη

Μια ευανάγνωστη επιστολή αναδεικνύει το περιεχόμενο. Επιλέξτε μια απλή serif ή sans serif γραμματοσειρά, μέγεθος γραμμάτων 10-12 στιγμών και διάστιχο περίπου 1,15 στιγμών. Στοιχίστε το κείμενο στα αριστερά και αφήστε ένα κενό ανάμεσα σε κάθε σετ στοιχείων και σε κάθε παράγραφο, καθώς και λευκά περιθώρια αριστερά-δεξιά. Στόχος είναι η επιστολή σας να διαβάζεται εύκολα και να «αναπνέει».

Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο

Με ένα πρότυπο μπορείτε να κερδίσετε χρόνο και να μειώσετε το άγχος σας. Τα πρότυπα είναι προδιαμορφωμένα έγγραφα, που σας δίνουν ιδέες για τη σύνταξη της συνοδευτικής επιστολής και σας εξασφαλίζουν ότι δεν θα ξεχάσετε να συμπεριλάβετε κάποια σημαντική πληροφορία ή ενότητα.

Τα πρότυπα συνοδευτικής επιστολής του Jobseeker σάς γλιτώνουν επιπλέον χρόνο, καθώς δεν χρειάζεται να ασχοληθείτε εσείς καθόλου με θέματα μορφοποίησης. Πρώτα αξιοποιείτε το εργαλείο του για τη δημιουργία συνοδευτικής επιστολής, το οποίο σας καθοδηγεί να συμπληρώσετε συγκεκριμένα πεδία και σας προσφέρει δείγματα προτάσεων που μπορείτε να χρησιμοποίησετε σε κάθε ενότητα. Έπειτα, με το πάτημα ενός κουμπιού επιλέγετε από την ποικιλία όμορφων προτύπων του, από κλασικά έως μοντέρνα, εκείνο που ταιριάζει στην προσωπικότητα και στις ανάγκες σας. 

Αποθηκεύετε, τέλος, τη συνοδευτική επιστολή σας στον υπολογιστή σας σε μορφή PDF και  τη στέλνετε μαζί με το βιογραφικό σας για να εντυπωσιάσετε τον/τη recruiter και να διεκδικήσετε με αξιώσεις την πρώτη σας δουλειά!