Πώς στέλνω ιδανικά συνοδευτική επιστολή με email;

Στις ημέρες μας, η αποστολή email είναι ο συνήθης τρόπος για να αιτηθούμε για θέσεις εργασίας, είτε στο πλαίσιο απάντησης σε αγγελία είτε με δική μας πρωτοβουλία προκειμένου να διερευνήσουμε την πιθανότητα συνεργασίας με μια εταιρεία που μας έχει κινήσει το ενδιαφέρον.

Έχοντας φροντίσει να ακολουθήσουμε τις οδηγίες που παρέχονται στην αγγελία για το πώς θέλουν να λάβουν το βιογραφικό μας, σε Doc ή PDF, το έχουμε ήδη στα χέρια μας στη σωστή μορφή. Τι γίνεται, όμως, με τη συνοδευτική επιστολή; Θα τη στείλουμε ως συνημμένο έγγραφο ή θα τη γράψουμε απευθείας στο email; Και τι πρέπει να προσέξουμε προκειμένου να διακριθούμε για τη θέση που επιθυμούμε;

Συνημμένη ή γραμμένη συνοδευτική επιστολή στο email;

Και οι δύο επιλογές είναι αποδεκτές και είναι στη δική σας ευχέρεια να διαλέξετε πώς θέλετε να στείλετε τη συνοδευτική επιστολή σας - εκτός αν υπάρχει συγκεκριμένη οδηγία για το πώς θέλουν να τη λάβουν, την οποία θα πρέπει να ακολουθήσετε.

Συνημμένη συνοδευτική επιστολή

Τα πιο σημαντικά πλεονεκτήματα αυτής της μεθόδου αποστολής της συνοδευτικής επιστολής με email είναι τα ακόλουθα:

1. Εκπέμπει περισσότερο επαγγελματισμό
«Για μία θέση στην εταιρεία μου, αιτήθηκαν 50 άνθρωποι. Μόνο δύο εξ αυτών επισύναψαν τη συνοδευτική επιστολή τους ως PDF στο email. Το γεγονός αυτό τους έκανε να ξεχωρίσουν και πραγματικά τους εκτίμησα για την επιλογή τους - και οι δύο κλήθηκαν σε συνέντευξη. Το PDF σού εξασφαλίζει ότι η μορφοποίηση και η συνολική όψη της επιστολής είναι επαγγελματική και ότι θα παρουσιαστείς όπως ακριβώς επιθυμείς». 

Αυτά είναι τα λόγια του Luke Freiler, CEO μιας αμερικανικής εταιρείας τεχνολογίας, απαντώντας στην ερώτηση «είναι καλύτερο να επισυνάψω τη συνοδευτική επιστολή ή να τη γράψω στο email;» και συνοψίζοντας το πώς μπορείτε να ξεχωρίσετε με μια συνημμένη επιστολή χάρη στον επαγγελματισμό που εκπέμπει.

2. Ενδείκνυται για εκτύπωση
Δεν γνωρίζετε αν ο/η υπεύθυνος/η για την αξιολόγηση της αίτησής σας θα μελετήσει το βιογραφικό και τη συνοδευτική επιστολή σας απευθείας στην οθόνη του υπολογιστή ή αν θα τα τυπώσει. Επίσης, πολλές φορές οι αιτήσεις περνούν από διάφορα μάτια, π.χ. από τον διευθυντή του τμήματος όπου έχει ανοίξει η θέση, αλλά και από τον ιδιοκτήτη της εταιρείας, πράγμα που σημαίνει ότι υπάρχουν περισσότερες πιθανότητες τα έγγραφά σας να τυπωθούν και να πάνε από χέρι σε χέρι.

Φανταστείτε, λοιπόν, πώς θα μοιάζει η επιστολή σας αν πρόκειται για ένα εκτυπωμένο email. Δεν είναι ό,τι πιο επαγγελματικό σε όψη, έτσι δεν είναι; Αντίθετα, αν έχετε επισυνάψει τη συνοδευτική επιστολή, ιδίως σε μορφή PDF, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα κάνετε πολύ καλή εντύπωση με την καλοβαλμένη εικόνα της όταν τυπωθεί σε χαρτί.

Συνοδευτική επιστολή στο email

Αυτή η επιλογή έχει με τη σειρά της τα δικά της πλεονεκτήματα και ενδείκνυται ιδιαίτερα για τις εξής περιπτώσεις:

1. Διαχείριση μεγάλου αριθμού αιτήσεων
Τα τμήματα ανθρωπίνου δυναμικού μεγάλων εταιρειών, όπως και οι εταιρείες εύρεσης προσωπικού, καλούνται να διαχειριστούν μεγάλο αριθμό αιτήσεων που αφορούν πολλές και διαφορετικές θέσεις.

Σε αυτές τις περιπτώσεις, οι recruiters αρκετά συχνά νιώθουν ότι οι υποψήφιοι τούς γλιτώνουν χρόνο με το να γράφουν το συνοδευτικό κείμενο στο email, καθώς το έχουν απευθείας μπροστά τους και κάνουν μία κίνηση λιγότερη σε σχέση με το να ανοίξουν ένα συνημμένο αρχείο. 

Το να κάνετε τη ζωή τους ευκολότερη, λοιπόν, μπορεί να λειτουργήσει υπέρ σας.

2. Απουσία ενδιαφέροντος για συνοδευτική επιστολή
Αν γνωρίζετε με πάσα βεβαιότητα ότι ο αποδέκτης της αίτησής σας δεν σκοπεύει να διαβάσει συνοδευτικές επιστολές, ένα μικρό κείμενο στο σώμα του email μπορεί να κάνει τη διαφορά.

Πώς; Γράφοντας κάτι που θα του τραβήξει την προσοχή με το που θα ανοίξει το email σας. Αυτό μπορεί να τον/την παρακινήσει να δει επιτόπου το βιογραφικό σας, αντί να το αφήσει για αργότερα με τον κίνδυνο να χαθεί μέσα σε άλλα emails. Επίσης, το γεγονός ότι του/της κινήσατε την περιέργεια, αυξάνει τις πιθανότητες να διαβάσει το βιογραφικό σας με θετική προδιάθεση.

Αποστολή συνοδευτικής επιστολής με email

Τώρα που ξέρετε τα πλεονεκτήματα και των δύο μεθόδων, ας δούμε πρακτικά πώς να ακολουθήσετε την κάθε επιλογή.

Αποστολή με επισύναψη

Αν σκοπεύετε να επισυνάψετε τη συνοδευτική επιστολή στο email, διαβάστε πρώτα τις συμβουλές που έχουμε συγκεντρώσει στο άρθρο μας για τη δημιουργία συνοδευτικής επιστολής για θέση εργασίας, ώστε να ετοιμάσετε μια πραγματικά μοναδική επιστολή.

Ονομάστε το αρχείο με λατινικούς χαρακτήρες, χρησιμοποιώντας το ονοματεπώνυμό σας και δηλώνοντας το είδος του εγγράφου. Π.χ. Manos Papadopoulos Cover Letter. Εναλλακτικά, μπορείτε να προσθέσετε και τη θέση για την οποία αιτείστε στο όνομα του αρχείου, οπότε να γίνει, ενδεικτικά: Manos Papadopoulos Accountant Cover Letter. 

Επισυνάπτετε το βιογραφικό και τη συνοδευτική επιστολή σας και στο email γράφετε μόνο τα ακόλουθα:

• Προσφώνηση του αποδέκτη, δηλαδή: Αξιότιμε κύριε + επίθετο / Αξιότιμη κυρία + επίθετο

• Μία πρόταση όπου θα λέτε πως επικοινωνείτε για να διεκδικήσετε τη Χ θέση εργασίας και ότι θα βρουν συνημμένα το βιογραφικό και τη συνοδευτική επιστολή σας.

• Άλλη μία πρόταση που θα εκφράζετε τη διαθεσιμότητά σας για την παροχή οποιασδήποτε επιπλέον πληροφορίας.

• Χαιρετισμό (ενδείκνυται το «Με εκτίμηση») και υπογραφή από κάτω με το ονοματεπώνυμό σας, το οποίο θα ακολουθούν τα στοιχεία επικοινωνίας σας (τηλέφωνο και email).

Παράδειγμα
Αξιότιμη κυρία Μάνεση,

Εκφράζοντας το ενδιαφέρον μου για τη θέση Λογιστή στην εταιρεία σας, επισυνάπτω στο παρόν email το βιογραφικό μου και συνοδευτική επιστολή.

Είμαι στη διάθεσή σας για όποια επιπλέον πληροφορία.

Με εκτίμηση,

Μάνος Παπαδόπουλος

Τ: 6977663991
Ε: m_papadopoulos@example.com

Αποστολή ως κείμενο

Και σε αυτή την περίπτωση, θα προσφωνήσετε τον αποδέκτη του email και θα κλείσετε με τον χαιρετισμό, την υπογραφή και τα στοιχεία επικοινωνίας σας στο τέλος. Στο ενδιάμεσο, το κείμενό σας θα πρέπει να απαρτίζεται από:

• Μία εισαγωγική παράγραφο, στην οποία εκφράζετε τον λόγο που στέλνετε την επιστολή.

• Μία-δύο παραγράφους στις οποίες επιχειρηματολογείτε υπέρ της αίτησής σας, τονίζοντας σχετικές δεξιότητές σας και εκφράζοντας τα κίνητρά σας για τη διεκδίκηση της θέσης.

• Έναν επίλογο, όπου ευγενικά διεκδικείτε μία προσωπική συνέντευξη.

Τόσο στο άρθρο μας για συνοδευτική επιστολή για θέση εργασίας όσο και σε εκείνο για συνοδευτική επιστολή χωρίς προϋπηρεσία, θα βρείτε ιδέες και παραδείγματα για το τι να γράψετε σε κάθε παράγραφο.

Δύο, όμως, πράγματα χρειάζεται να έχετε επιπλέον στο μυαλό σας, με βάση όσα είπαμε νωρίτερα για τα πλεονεκτήματα αυτής της μεθόδου αποστολής:

1. Είναι πολύ σημαντικό να τραβήξετε την προσοχή με την εισαγωγή σας, οπότε φροντίστε οι πρώτες 1-2 προτάσεις σας να καθιστούν σαφές ότι είστε κατάλληλος υποψήφιος/υποψήφια για τη θέση. Τονίστε ότι διακρίνεστε για κάποια κρίσιμη δεξιότητα, προβάλετε τη βαθιά γνώση του αντικειμένου χάρη στην προϋπηρεσία σας ή αναφέρετε κάποιο μετρήσιμο επίτευγμά σας που θα μπορούσε να κινήσει το ενδιαφέρον του εργοδότη.
2. Στόχος σας είναι μεν να επιχειρηματολογήσετε υπέρ της αίτησής σας, αλλά θέλετε παράλληλα να κερδίσετε χρόνο για τον/τη recruiter, ώστε να σας δει με καλό μάτι. Κρατήστε το κείμενό σας σαφές και καλά στοχευμένο, πιο σύντομο όμως από μια επιστολή που θα επισυνάπτατε ξεχωριστά.

Τι άλλο να προσέξετε

Επειδή η επιτυχία κρύβεται στις λεπτομέρειες, λάβετε υπόψη και τα ακόλουθα για να διακριθείτε στην αναζήτηση εργασίας.

Επαγγελματική διεύθυνση email

Όπως όλα τα υπόλοιπα στοιχεία της αίτησής σας οφείλουν να εκπέμπουν επαγγελματισμό, το ίδιο ισχύει και για τη διεύθυνση email σας, η οποία πρέπει να έχει μορφή που να βασίζεται αποκλειστικά στο ονοματεπώνυμό σας. Για παράδειγμα: nikoschalkias@example.com, n.chalkias@example.com ή n_chalkias@example.com. Αν χρειάζεται, φτιάξτε καινούργια διεύθυνση email που να πληροί αυτές τις προδιαγραφές.

Το θέμα του email

Είναι το πρώτο πράγμα που θα δει ο αποδέκτης του και εσείς οφείλετε να κάνετε σαφές περί τίνος πρόκειται, αν δεν θέλετε το email σας να χαθεί μέσα στην υπόλοιπη ηλεκτρονική αλληλογραφία του.

• Αν απαντάτε σε συγκεκριμένη αγγελία, ακολουθήστε τις οδηγίες που παρέχονται σε αυτή. Μπορεί, π.χ., να λέει ότι το θέμα του email πρέπει να είναι ο κωδικός της θέσης για την οποία αιτείστε. 

• Αν η αγγελία δεν δίνει συγκεκριμένη οδηγία, τότε αυτά που πρέπει να αναγράψετε στο θέμα είναι ότι πρόκειται για αίτηση εργασίας, για ποια θέση αιτείστε και το ονοματεπώνυμό σας. Δηλαδή, «Αίτηση για θέση Marketing Manager - Νίκος Χαλκιάς» ή «Job Application - Marketing Manager - Nikos Chalkias». Το αν θα το γράψετε στα ελληνικά ή στα αγγλικά εξαρτάται από τη γλώσσα στην οποία είναι δημοσιευμένη η αγγελία, καθώς στην ίδια γλώσσα πρέπει να γίνει η αίτησή σας.

• Αν η αίτηση είναι διερευνητική, τότε αυτό πρέπει επίσης να δηλωθεί, οπότε το θέμα του email γίνεται αντίστοιχα «Διερευνητική αίτηση - Νίκος Χαλκιάς - Marketing Manager» ή «Job Inquiry - Nikos Chalkias - Marketing Manager». Σε αυτή την περίπτωση, δεν αναγράφετε τη θέση για την οποία ενδιαφέρεστε αλλά την επαγγελματική σας ιδιότητα, οπότε, όπως βλέπετε, αλλάζει η σειρά των πληροφοριών.

Ένα σωστά στοχευμένο θέμα είναι ζωτικό για να εξασφαλίσετε ότι το email σας δεν θα χαθεί μέσα σε πλήθος άλλων και ότι δεν θα αγνοηθεί η αίτησή σας για εργασία.

Ορθογραφικός έλεγχος

Ανεξάρτητα από το αν θα επισυνάψετε τη συνοδευτική επιστολή σας ή αν θα τη γράψετε απευθείας στο email, αυτή οφείλει να είναι άψογη ως προς τη σύνταξή της. Διαβάστε τη δύο και τρεις φορές για να βεβαιωθείτε ότι δεν υπάρχουν ορθογραφικά, γραμματικά ή άλλα λάθη.

Ίδιο πρότυπο

Αν επιλέξετε να στείλετε συνημμένη συνοδευτική επιστολή, θα πρέπει να φροντίσετε τα δύο έγγραφα που απαρτίζουν την αίτηση εργασίας σας να έχουν ενοποιημένη όψη ως προς τα σχεδιαστικά τους χαρακτηριστικά. Ως εκ τούτου, η ενδεδειγμένη πρακτική είναι χρησιμοποιήσετε για τη συνοδευτική επιστολή σας το ίδιο πρότυπο που θα χρησιμοποιήσετε και για το βιογραφικό σας.

Φτιάξτε εύκολα μια επαγγελματική συνοδευτική επιστολή! 

Το Jobseeker σάς βοηθά να φτιάξετε μία άρτια συνοδευτική επιστολή είτε για επισύναψη είτε για αποστολή απευθείας στο email.

Στο σχετικό εργαλείο του, επιλέγετε τη μορφή που θέλετε να έχει η επιστολή -επίσημο έγγραφο ή ψηφιακό κείμενο- και εκείνο σας καθοδηγεί για το τι πρέπει να περιλαμβάνει, καλώντας σας να συμπληρώσετε συγκεκριμένα πεδία και προσφέροντάς σας δείγματα προτάσεων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. 

Αφού τη συντάξετε, μπορείτε να αντιγράψετε το κείμενο για μελλοντική χρήση, να το στείλετε απευθείας ως email ή να επιλέξετε το πρότυπο που σας αρέσει, για να αποθηκεύσετε την επιστολή σε μορφή PDF. Στο Jobseeker θα βρείτε, μάλιστα, ταιριαστά πρότυπα συνοδευτικών επιστολών και βιογραφικών, σε μία ποικιλία σχεδίων, από κλασικά έως μοντέρνα. 

Τέλος, μπορείτε με το πάτημα ενός κουμπιού να αλλάξετε τη μορφή της συνοδευτικής επιστολής, από επίσημο έγγραφο σε ψηφιακό κείμενο και τούμπαλιν, όσες φορές θέλετε. Έτσι, θα μπορείτε κάθε φορά, ανάλογα με τις προϋποθέσεις της αγγελίας ή τις προσωπικές σας ανάγκες, να στείλετε την επιστολή σας με τον ιδανικό τρόπο μέσω email ώστε να ξεχωρίσετε!