Doc ή PDF; Σε τι μορφή να στείλετε το βιογραφικό;
Το βιογραφικό σας είναι έτοιμο, το έχετε ελέγξει ως προς όλες τις παραμέτρους του και νιώθετε αισιόδοξοι για το περιεχόμενο και την εμφάνισή του. Πριν κάνετε, όμως, κλικ στην «Αποστολή» ή στην «Υποβολή», χρειάζεται να απαντήσετε σε μία ακόμα ερώτηση: «Σε τι μορφή να το στείλω; Ως έγγραφο του Word (.doc ή .docx) ή ως PDF;».
Η σύντομη απάντηση είναι ως PDF, καθώς αυτή η μορφή αρχείου έχει ένα κρίσιμο πλεονέκτημα ως προς την εμφάνιση του βιογραφικού σημειώματός σας. Παρ’ όλα αυτά, το PDF δεν είναι η μόνη σωστή απάντηση, καθώς υπάρχουν περιπτώσεις στις οποίες θα κληθείτε να το στείλετε ως έγγραφο του Word.
Γι’ αυτό θα δούμε ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα της αποστολής του βιογραφικού σε μορφή PDF ή Word και τι να προσέξετε.
Γιατί το PDF είναι η καλύτερη επιλογή;
Το PDF (Portable Document Format - Φορμά Φορητού Εγγράφου) δημιουργήθηκε από την Adobe με στόχο να μην αλλοιώνεται η όψη των εγγράφων κατά τον διαμοιρασμό τους από υπολογιστή σε υπολογιστή. Όταν, δηλαδή, δύο ή περισσότεροι άνθρωποι ανοίγουν το αρχείο από τον υπολογιστή τους, να βλέπουν ακριβώς το ίδιο πράγμα.
Εδώ ακριβώς έγκειται και το μεγάλο πλεονέκτημα της αποστολής του βιογραφικού σας σε αυτό το φορμά - το ίδιο ισχύει, παρεμπιπτόντως, και για τη συνοδευτική επιστολή σας. Είναι η πιο αξιόπιστη επιλογή, γιατί με το PDF μπορείτε να είστε σίγουροι ότι ο κόπος σας να φροντίσετε κάθε λεπτομέρεια της εμφάνισης του βιογραφικού σας δεν θα πάει χαμένος. Ό,τι βλέπετε εσείς στην οθόνη σας, το ίδιο ακριβώς θα δει και ο πιθανός εργοδότης ή ο/η recruiter στη δική του οθόνη ή στο χαρτί, αν τυπώσει το έγγραφο.
Με άλλα λόγια, το PDF λύνει ένα πρόβλημα που μπορεί να προκύψει με ένα βιογραφικό σημείωμα σε φορμά Microsoft Word. Ποιο είναι αυτό; Ότι συχνά το κείμενο «πηδάει» και χαλάνε το layout και η μορφοποίηση του βιογραφικού σημειώματος όταν το έγγραφο ανοίγει ή τυπώνεται από άλλο υπολογιστή σε σχέση με αυτόν όπου δημιουργήθηκε.
Δύο υπολογιστές μπορεί να διαθέτουν διαφορετικές εκδόσεις του Word (μια παλαιότερη και μια νεότερη) και έτσι να προκύπτει θέμα συμβατότητας μεταξύ τους και να χαλάει η εικόνα του εγγράφου. Αν σας έχουν στείλει κάποιο έγγραφο Word που, ανοίγοντάς το, είδατε λέξεις κολλημένες μεταξύ τους, ακαλαίσθητα κενά ή το κείμενο να έχει μετακινηθεί από την κανονική θέση του, ξέρετε ακριβώς για τι μιλάμε
Με το PDF μπορείτε να έχετε το κεφάλι σας ήσυχο ότι ο/η recruiter θα αντικρίσει ένα βιογραφικό τόσο όμορφο και επαγγελματικό όσο το φτιάξατε!
Το μειονέκτημα του PDF είναι ότι δεν έχετε την ίδια ευκολία επεξεργασίας του βιογραφικού σημειώματος όπως με το Word. Για να κάνετε αλλαγές σε ένα έγγραφο PDF χρειάζεστε το κατάλληλο πρόγραμμα, όπως είναι το Adobe Acrobat, ή θα πρέπει να μετατρέψετε το PDF σε Word με έναν converter που μπορείτε να βρείτε online. Σε αυτή την περίπτωση, όμως, θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο για να διορθώσετε προβλήματα που θα προκύψουν στη μορφή του κειμένου από τη μετατροπή του.
Πότε ενδείκνυται η αποστολή του βιογραφικού σε μορφή Word
Ίσως έχετε δει σε κάποιες αγγελίες ή σε φόρμες υποβολής βιογραφικού σε ιστοσελίδες εταιρειών να διευκρινίζεται ότι θέλουν να λάβουν το βιογραφικό σημείωμα σε μορφή Word.
Δύο είναι οι λόγοι για τους οποίους συμβαίνει αυτό:
- Η εταιρεία χρησιμοποιεί σύστημα ATS
- Παραλήπτης των βιογραφικών είναι κάποια εταιρεία συμβούλων εύρεσης προσωπικού
Τι συμβαίνει στην περίπτωση του ATS
Το ATS (Applicant Tracking System) είναι ένα σύστημα στο οποίο καταγράφονται τα δεδομένα των υποψηφίων που έχουν κάνει αίτηση για θέση εργασίας. Αυτό το λογισμικό δουλεύει με λέξεις-κλειδιά, τις οποίες ψάχνει στο βιογραφικό σημείωμα προκειμένου να διευκρινιστεί η καταλληλότητα του υποψηφίου για την εκάστοτε θέση.
Πολλά τέτοια συστήματα έχουν τη δυνατότητα να «διαβάζουν» ένα βιογραφικό που είναι σε μορφή Word, σκανάροντάς το για να εντοπίσουν τις λέξεις-κλειδιά στις διάφορες ενότητές του, όπως στο προφίλ, στη λίστα δεξιοτήτων, στα δεδομένα της εκπαίδευσης ή στην επαγγελματική εμπειρία που καταγράφει ο/η υποψήφιος/α.
Αν το βιογραφικό σας σταλεί σε μορφή PDF, εκείνος που θα το λάβει θα πρέπει να περάσει χειροκίνητα τα δεδομένα σας στο σύστημα, κάτι που απαιτεί πολύ χρόνο. Το πιο πιθανό είναι, λοιπόν, ότι το βιογραφικό σας θα αγνοηθεί και έτσι θα χάσετε την ευκαιρία να διεκδικήσετε τη θέση εργασίας.
Τι ισχύει με τους συμβούλους εύρεσης προσωπικού
Αυτές οι εταιρείες, προκειμένου να αποφύγουν το ενδεχόμενο ο εργοδότης να τις παρακάμψει και να επικοινωνήσει απευθείας με τον υποψήφιο, συχνά θέλουν να αφαιρούν τα στοιχεία επικοινωνίας του από το βιογραφικό σημείωμά του. Μπορεί, επίσης, να έχουν υιοθετήσει ένα κοινό πρότυπο για την αποστολή όλων των βιογραφικών. Ένα βιογραφικό σε Word λοιπόν, σε σχέση με το PDF, τους κάνει τη ζωή πιο εύκολη.
Expert tip
Να διαβάζετε πάντα έως το τέλος τις αγγελίες και να ελέγχετε αν υπάρχει υπόδειξη για τη μορφή στην οποία θέλουν να λάβουν το βιογραφικό σας. Ακολουθήστε την υπόδειξη που σας δίνουν, είτε πρόκειται για Word είτε για PDF. Αν δεν διευκρινίζεται η μορφή, το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να στείλετε βιογραφικό σε PDF.
Μετατροπή ενός εγγράφου Word σε PDF
Έχετε διαβάσει χρήσιμα άρθρα με συμβουλές για τη δημιουργία βιογραφικού, έχετε δει παραδείγματα βιογραφικών για να πάρετε ιδέες και εχετε φτιάξει το δικό σας, είτε σχεδιάζοντάς το από την αρχή είτε αξιοποιώντας ένα πρότυπο.
Αν το βιογραφικό σας είναι Doc και θέλετε να το κάνετε PDF, όπως έχετε ανοιχτό το έγγραφό σας στην οθόνη, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:
- Κάντε κλικ στο «Αρχείο», που βρίσκεται πάνω αριστερά, και έπειτα στο «Αποθήκευση ως».
- Στο παράθυρο που θα ανοίξει, συμπληρώστε στο σχετικό πεδίο το όνομα που θέλετε να δώσετε στο αρχείο σας.
- Ακριβώς από κάτω, βρίσκεται το πεδίο με τις επιλογές φορμά. Η προεπιλεγμένη θα είναι ως έγγραφο του Word. Εσείς πατήστε το βελάκι στα δεξιά, για να εμφανιστούν οι υπόλοιπες επιλογές, και κάντε κλικ στο «PDF».
- Κάντε κλικ στο «Αποθήκευση» και πλέον θα έχετε το βιογραφικό σε PDF μορφή.
Να μην ξεχνάτε, όμως, να αποθηκεύετε επίσης το βιογραφικό σας σε μορφή Word στον υπολογιστή σας, για να μπορείτε να το επεξεργάζεστε εύκολα και να κάνετε αλλαγές όποτε χρειάζεται!
Expert tip
Ως τίτλο αρχείου στο βιογραφικό PDF που θα στείλετε, βάλτε το ονοματεπώνυμό σας και τη θέση για την οποία ενδιαφέρεστε. Στο αρχείο που θα κρατήσετε για εσάς, όμως, συμπληρώστε επιπλέον την ημερομηνία της επεξεργασίας του. Έτσι, θα είναι εύκολο να εντοπίζετε πάντα την πιο πρόσφατη έκδοση του βιογραφικού σας στον υπολογιστή σας.
Σας αγχώνει η δημιουργία βιογραφικού σε Word;
Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα καλαίσθητο και επαγγελματικό βιογραφικό σημείωμα χωρίς άγχος, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα online εργαλείο, όπως τον CV maker του Jobseeker, που μάλιστα σας καθοδηγεί για το τι πρέπει να συμπληρώσετε ώστε το βιογραφικό σας να είναι πλήρες και επιτυχημένο.
Σε λίγα βήματα και με τα διαθέσιμα πρότυπα βιογραφικών, αλλά και με τα πρότυπα συνοδευτικών επιστολών του Jobseeker, θα φτιάξετε εύκολα τα απαραίτητα έγγραφα που απαιτούνται για να αιτηθείτε για τη θέση εργασίας που επιθυμείτε και θα τα κατεβάσετε στον υπολογιστή σας ως PDF.
Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορείτε να τα στείλετε όπου επιθυμείτε, όντας παράλληλα σίγουροι ότι ο/η recruiter θα τα λάβει στην επαγγελματική μορφή που τους αρμόζει!
