Πώς φτιάχνω ιδανικό βιογραφικό για συστήματα ATS;

Η προσαρμογή και βελτιστοποίηση του βιογραφικού σας για τα συστήματα ΑΤS αυξάνει τις πιθανότητές σας να εμφανιστείτε ως ο κατάλληλος υποψήφιος/-ια για μια θέση εργασίας και να κληθείτε στο επόμενο στάδιο της διαλογής, που είναι η συνέντευξη.

Αυτός δεν είναι άλλωστε ο στόχος του βιογραφικού; Να μας βοηθήσει να συστηθούμε στον πιθανό εργοδότη, να ξεχωρίσουμε και να κερδίσουμε την ευκαιρία μίας συνέντευξης, που θα μας ανοίξει την πόρτα στη δουλειά που επιθυμούμε;

Τι πιο λογικό, λοιπόν, από το να βελτιστοποιήσουμε το βιογραφικό μας για να βελτιώσουμε τις πιθανότητές μας;

Τι είναι τα ΑTS (Applicant Tracking Systems)

Πρόκειται για συστήματα διαχείρισης αιτήσεων και αναζήτησης βιογραφικών. Είτε ως εξειδικευμένο λογισμικό, το οποίο χρησιμοποιεί μία εταιρεία, είτε ως online υπηρεσία, αυτά τα συστήματα ουσιαστικά κάνουν ψηφιακή διαχείριση των αιτήσεων και των βιογραφικών που υποβάλλουν οι υποψήφιοι για εργασία.

Τα συστήματα ATS διαθέτουν μία βάση δεδομένων με τα στοιχεία όσων υποψήφιων έχουν υποβάλει το βιογραφικό τους και μια μηχανή αναζήτησης με την οποία ο εργοδότης ή ο recruiter μπορεί να αναζητήσει εκείνους που πληρούν προϋποθέσεις που ο ίδιος θέτει για τη θέση εργασίας.

Αν έχετε κάποια στιγμή υποβάλει το βιογραφικό σας στην ιστοσελίδα μιας εταιρείας, οι πιθανότητες είναι αυτό να μην έφτασε απευθείας στον υπεύθυνο προσωπικού, αλλά να καταχωρήθηκε σ’ ένα τέτοιο σύστημα. Διάφορες recruiting πλατφόρμες επίσης χρησιμοποιούν λογισμικά ATS. Με το «Easy Apply» στο LinkedIn, η εταιρεία που ανέβασε εκεί την αγγελία της ουσιαστικά αξιοποιεί το ATS του LinkedIn για μία πρώτη διαλογή των βιογραφικών.

Οπότε, ακόμα και αν δεν το γνωρίζατε προκαταβολικά, πιθανότατα το βιογραφικό σας έχει ήδη «βιώσει» την εμπειρία του ATS, έστω και μία φορά.

Πώς δουλεύουν τα Applicant Tracking Systems;

Δεν υπάρχει μόνο ένα λογισμικό που κάνει αυτή τη δουλειά, αλλά εκατοντάδες, τα οποία διαφοροποιούνται ως προς το εύρος των επιλογών που δίνουν στον εργοδότη ή στο πώς ακριβώς δουλεύει ο αλγόριθμός τους.

Ωστόσο όλα έχουν τον ίδιο στόχο: να αυτοματοποιήσουν κάποιες λειτουργίες, ώστε να η διαδικασία επιλογής προσωπικού να γίνεται με τον ευκολότερο, τον ταχύτερο και πιο αποτελεσματικό τρόπο. Σκεφτείτε ότι υπάρχουν εταιρείες που μπορεί να λαμβάνουν και 100 βιογραφικά την ημέρα. Η μελέτη και αξιολόγηση όλων αυτών από έναν άνθρωπο θα ήταν ιδιαιτέρως χρονοβόρα, καθώς και μη αποδοτική για την εταιρεία.

Η βασική λογική, λοιπόν, των συστημάτων ATS είναι ότι «σκανάρουν» τα βιογραφικά που έχουν στη βάση δεδομένων τους για να εντοπίσουν εκείνους τους υποψήφιους που ανταποκρίνονται σε αυτό που αναζητά ο εργοδότης. Και πώς εντοπίζουν ποιοι είναι κατάλληλοι; Με τη χρήση φίλτρων, καθώς και των λέξεων-κλειδιών που χρησιμοποιεί ο recruiter κατά την αναζήτησή του.

Για παράδειγμα, ας πούμε πως ένας εργοδότης αναζητά επιμελητή κειμένων. Μπορεί να ζητήσει στο σύστημα να φιλτράρει τα βιογραφικά και να του δείξει μόνο εκείνα υποψηφίων που έχουν σπουδάσει Φιλολογία. Ή να κάνει αναζήτηση βάσει λέξεων-κλειδιών, όπως «προσοχή στη λεπτομέρεια» ή «άριστη γνώση της γλώσσας».

Σ’ αυτό το τελευταίο βρίσκεται και το «κλειδί» της βελτιστοποίησης του δικού σας βιογραφικού για τα συστήματα ATS.

Για να αυξηθούν οι πιθανότητες να φτάσει το βιογραφικό σας στα χέρια ενός εργοδότη ή recruiter, θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένο κατά τον βέλτιστο τρόπο για ATS.

Πώς θα βελτιστοποιήσετε το βιογραφικό σας για ATS

Η χρήση των συστημάτων ATS κρύβει ένα μειονέκτημα για εκείνους που αναζητούν εργασία. Γιατί αν ο εργοδότης κάνει αναζήτηση με μία λέξη-κλειδί την οποία εσείς δεν έχετε συμπεριλάβει στο βιογραφικό σας, η αίτησή σας δεν θα φτάσει στα χέρια του ακόμα και αν είστε κατάλληλοι υποψήφιοι για τη θέση.

Επίσης, τα συστήματα ATS μπορεί να «χάσουν» κάποιες πληροφορίες, αν αυτές δεν είναι σωστά τοποθετημένες. Έτσι, τα σημεία που χρειάζεται να προσέξετε ή να προσαρμόσετε συνοψίζονται στα εξής:

1. Χρησιμοποιήστε λέξεις-κλειδιά που ταιριάζουν στη θέση εργασίας
2. Προσέξτε σε τι format θα υποβάλετε το βιογραφικό και τη γραμματοσειρά που θα χρησιμοποιήσετε
3. Τονίστε τα soft skills σας σε διακριτό σημείο του βιογραφικού
4. Βάλτε κουκκίδες (bullets)
5. Αποφύγετε να βάλετε πληροφορίες στην κεφαλίδα του Word ή στο υποσέλιδο, όπως και να συμπεριλάβετε εικόνες και πίνακες

Χρήση λέξεων-κλειδιών

Αν υποβάλετε το βιογραφικό σας ως απάντηση σε αγγελία, το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να τη μελετήσετε καλά και να συμπεριλάβετε τις σημαντικές λέξεις-κλειδιά που εντοπίζετε σε αυτήν.

Αν σκοπεύετε να ανεβάσετε το βιογραφικό σας σε ιστοσελίδα εταιρείας, επιθυμώντας να σας έχουν υπόψη για συγκεκριμένη θέση, μελετήστε αντίστοιχα τις πληροφορίες που παρέχει η εταιρεία σε αυτήν. Ποιες ποιότητες δείχνει να εκτιμά στους εργαζόμενους; Ποιοι οι στόχοι της και πώς σκοπεύει να τους πετύχει; Μέσα από αυτές τις πληροφορίες θα μπορέσετε να αντλήσετε πολύτιμες λέξεις-κλειδιά.

Μην ξεχάσετε, επίσης, να αναγράψετε την επαγγελματική σας ιδιότητα με τον τρόπο που η εταιρεία συνηθίζει. Τι αναφέρει στο site, «Υπεύθυνος Επικοινωνίας» ή «Communications Manager»; Με τον ίδιο τρόπο θα γράψετε τον τίτλο σας, αφού μάλλον μ’ αυτή τη λέξη-κλειδί θα αναζητήσει τον επόμενο υποψήφιο για τη θέση, όταν αυτή εκκενωθεί.

Αν το βιογραφικό προορίζεται για recruiting πλατφόρμες, σκεφτείτε ποια είναι τα βασικά προαπαιτούμενα μιας θέσης για την οποία θέλετε να σας εντοπίσει το σύστημα ATS. Ένας Developer, για παράδειγμα, χρειάζεται να ξέρει κάποιες γλώσσες προγραμματισμού, ενώ συχνά καλείται να δουλέψει υπό πίεση χρόνου και είναι σημαντικό να μπορεί να τηρήσει τα deadlines. Ονομαστικά οι γλώσσες προγραμματισμού που γνωρίζει, καθώς και τα «ικανότητα εργασίας υπό πίεση», «συνέπεια» και «τήρηση deadlines» είναι από τις βασικές λέξεις-κλειδιά που θα πρέπει να αναφέρει.

Για το format και τη γραμματοσειρά επιμείνετε στα κλασικά

Τα συστήματα ATS δεν διαβάζουν όλους τους τύπους αρχείων. Επιλέξτε να στείλετε βιογραφικό σε μορφή Word ή PDF (τις περισσότερες φορές σας υποδεικνύουν σε ποια από τις δύο μορφές το θέλουν ή αν τις υποστηρίζουν και τις δύο). Επίσης, χρησιμοποιήστε μία «καθαρή» και συνηθισμένη γραμματοσειρά, την οποία θα διαβάσει εύκολα το σύστημα, όπως η Arial, η Verdana και η Tahoma.

Προβάλετε τα soft skills σας

Όλο και περισσότεροι εργοδότες αναζητούν εργαζόμενους που διαθέτουν soft skills, πέραν των τυπικών δεξιοτήτων τους. Μάλιστα, ανάμεσα σε δύο υποψήφιους με τα ίδια τυπικά προσόντα, είναι πιθανό να επιλέξουν εκείνον που διακρίνεται και για τις επικοινωνιακές του ικανότητες, καθώς και για τις κοινωνικές του δεξιότητες.

Συμπεριλάβετε, λοιπόν, σε ξεχωριστό σημείο του βιογραφικού τα soft skills σας που έχουν συνάφεια με τη θέση που διεκδικείτε, μιας και μπορεί να περιλαμβάνονται στις λέξεις-κλειδιά που θα αναζητήσει ο recruiter κατά την πρώτη διαλογή από το σύστημα.

«Ναι» στα bullets

Τα συστήματα ΑΤS «αγαπούν» την ξεκάθαρη οργάνωση της πληροφορίας και «εκτιμούν» τα bullets. Χρησιμοποιήστε τις κουκκίδες (•) κι εσείς, για την εισαγωγή πληροφοριών στο βιογραφικό σας και σε οποιαδήποτε λίστα θέλετε να δημιουργήσετε (π.χ., με τα επιτεύγματά σας στις προηγούμενες θέσεις εργασίας σας).

«Όχι» στις κεφαλίδες και στα υποσέλιδα

Τα ΑΤS, από την άλλη, δεν διαβάζουν κεφαλίδες και υποσέλιδα. Οπότε μη βάλετε τα προσωπικά σας στοιχεία στην κεφαλίδα του Word, ούτε να τοποθετήσετε κάτι στον χώρο του υποσέλιδου. Επίσης, φωτογραφίες, εικόνες και πίνακες ας απέχουν από το βιογραφικό σας, καθώς το πιθανότερο είναι ότι το σύστημα δεν θα μπορεί να διαβάσει κάτι σ’ αυτά.

Εφαρμόστε τις οδηγίες!

Αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα ιδανικό βιογραφικό για τα συστήματα ATS, δεν έχετε παρά να ακολουθήσετε τις συμβουλές που σας δώσαμε. Και αν θέλετε να κάνετε τη δημιουργία του βιογραφικού σας πιο εύκολη από ποτέ, δεν έχετε παρά να χρησιμοποιήσετε ένα online εργαλείο, όπως τον CV maker του Jobseeker, που σας δίνει τη δυνατότητα να κάνετε με λίγες κινήσεις προσαρμογές στο βιογραφικό σας, ανάλογα με τη χρήση για την οποία το χρειάζεστε!