Παράδειγμα συνοδευτικής επιστολής ρεσεψιονίστ

Συνοδευτική επιστολή ρεσεψιονίστ: Γιατί η στόχευσή της έχει σημασία

Όταν οι εργοδότες αξιολογούν αιτήσεις για κάλυψη θέσεων στη ρεσεψιόν της επιχείρησής τους, αυτό που θέλουν να δουν είναι αν ο υποψήφιος έχει τις γνώσεις, την εμπειρία και τις δεξιότητες για να ανταποκριθεί επιτυχημένα στις απαιτήσεις μιας ρεσεψιόν.

Η συνοδευτική σας επιστολή, λοιπόν, όπως και το βιογραφικό σας άλλωστε, θα πρέπει να είναι προσαρμοσμένη έτσι ώστε να αναδεικνύει τα χαρακτηριστικά που σας κάνουν κατάλληλο για εργασία σε ρεσεψιόν και, ακόμα περισσότερο, ιδανικό υποψήφιο για τη συγκεκριμένη θέση που διεκδικείτε. 

Εάν δεν τεκμηριώσετε μέσω της επιστολής το πόσο καλός/ή ρεσεψιονίστ είστε -ή μπορείτε να είστε- θα έχετε καταργήσει τον ρόλο της, που είναι να σας βοηθήσει να επιχειρηματολογήσετε υπέρ της υποψηφιότητάς σας.

Βασικά στοιχεία μιας συνοδευτικής επιστολής ρεσεψιονίστ

Ως ρεσεψιονίστ, είστε το «πρόσωπο» της επιχείρησης. Αυτό σημαίνει πως, πέρα από άλλα καθήκοντα, όπως ενδεχομένως την υποστήριξη διαφόρων τμημάτων της εταιρείας ή την οργάνωση του γραφείου, αναλαμβάνετε την επικοινωνία με πελάτες, συνεργάτες και ενδιαφερόμενους, τόσο δια ζώσης όσο και μέσω τηλεφώνου ή ηλεκτρονικής αλληλογραφίας.

Για να κερδίσετε τις εντυπώσεις με τη συνοδευτική επιστολή σας, λοιπόν, αυτή θα πρέπει να έχει ευφράδεια, επισημότητα και ευγένεια, να δείχνει μια έφεση στην προσωπική επικοινωνία και να σας συνδέει με τον καλύτερο τρόπο με τη θέση που διεκδικείτε.

Για να το πετύχετε αυτό, τα στοιχεία που θα πρέπει να περιλαμβάνει είναι:

• Τα προσωπικά σας στοιχεία (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση και στοιχεία επικοινωνίας) και τα στοιχεία του παραλήπτη (ονοματεπώνυμο, εταιρεία, διεύθυνση).
• Τον τόπο και την ημερομηνία σύνταξης της επιστολής, αλλά και το θέμα της (ότι δηλαδή πρόκειται για αίτηση για τη θέση ρεσεψιονίστ)
• Επίσημη προσφώνηση του παραλήπτη ονομαστικά (Αξιότιμε/η κ. τάδε). 
• Μία εισαγωγή στην οποία θα συστηθείτε και θα εκδηλώσετε το ενδιαφέρον σας για τη θέση. 
• Το κυρίως μέρος, όπου θα τονίσετε εκείνα τα στοιχεία της επαγγελματικής σας πορείας, όπως και τις δεξιότητές σας, που σας ξεχωρίζουν και σας προβάλλουν ως ιδανικό υποψήφιο/α για τη θέση ρεσεψιονίστ στη συγκεκριμένη επιχείρηση.
• Έναν επίλογο όπου θα ανανεώνετε το ενδιαφέρον και τον ενθουσιασμό σας για τη θέση. 
• Επίσημο χαιρετισμό (ενδείκνυται το «Με εκτίμηση») και το ονοματεπώνυμό σας.

Μορφή συνοδευτικής επιστολής

Δύο είναι τα βασικά συστατικά που καθορίζουν την επιθυμητή μορφή μιας συνοδευτικής επιστολής: η δομή και η μορφοποίηση.

Δομή

Τη δομή λίγο-πολύ την περιγράψαμε νωρίτερα, καθώς η σειρά με την οποία αναφέραμε τα στοιχεία που πρέπει να περιέχει η επιστολή σας είναι και η σειρά με την οποία αυτά πρέπει να εμφανίζονται. Εδώ θέλουμε απλώς να προσθέσουμε ότι η εισαγωγή και ο επίλογος περιορίζονται σε μία παράγραφο, ενώ το κυρίως μέρος αποτελείται από δύο-τρεις. Μία ή δύο παράγραφοι αφιερώνονται στο να επιχειρηματολογήσουμε γιατί αξίζει να επιλέξουν εμάς για τη θέση και άλλη μία στο να εκφράσουμε τα κίνητρά μας για τη διεκδίκησή της.

Μορφοποίηση

Για μια όμορφη όψη και μια ευκολοδιάβαστη επιστολή, που θα κερδίσει τις εντυπώσεις, καταρχάς μην υπερβείτε τη μία σελίδα σε έκταση. Επιλέξτε μια ευανάγνωστη γραμματοσειρά, σε μέγεθος 10-12 στιγμών, και αφήστε ένα κενό έπειτα από τα προσωπικά στοιχεία, τα στοιχεία παραλήπτη κ.ο.κ., αλλά και ανάμεσα σε κάθε παράγραφο. Ορίστε σε αριστερή τη στοίχιση του κειμένου σας και αφήστε λευκά περιθώρια γύρω-γύρω. Αποθηκεύστε και στείλτε την επιστολή σας ως PDF, για να είστε σίγουροι ότι θα διατηρήσει την ωραία όψη της.

Δείγμα συνοδευτικής επιστολής για ρεσεψιονίστ

Καλλιόπη Νομικού
Θεομήτορος 35
17455, Άλιμος
Τ: 6977859254
E: k.nominou@example.com

Σχολή Χορού Salsa Lovers
Υπόψιν κ. Ανδρέα Μακρίδη
Αμφιθέας 48
17564, Παλαιό Φάληρο

Άλιμος, 8 Σεπτεμβρίου 2024 

Θέμα: Αίτηση για θέση Ρεσεψιονίστ

Αξιότιμε κ. Μακρίδη, 

Όταν πριν από λίγα χρόνια γύρισα από ταξίδι μου στην Κούβα, έφερα μαζί μου αναμνηστικά και μία νεοαποκτηθείσα αγάπη για τους λάτιν χορούς, που παραμένει ισχυρή. Γι’ αυτό ενθουσιάστηκα όταν ενημερώθηκα από τη σελίδα Facebook της σχολής χορού σας, την οποίο ακολουθώ, ότι άνοιξε θέση ρεσεψιονίστ, στις ανάγκες της οποίας θεωρώ ότι μπορώ να ανταποκριθώ ιδανικά, χάρη και στην 5ετή εμπειρία μου σε θέσεις υποδοχής. 

Προσφάτως ολοκληρώθηκε η συνεργασία μου με το υποκατάστημα Παλαιού Φαλήρου της αλυσίδας γυμναστηρίων Planet Health. Στα δύο χρόνια που εργάστηκα στη ρεσεψιόν του, διαχειρίστηκα κάθε απορία ή αίτημα των πελατών με ευγένεια και αποτελεσματικότητα και, σε συνδυασμό με τη φιλική μου στάση, συνέβαλα στην αύξηση των ετήσιων συνδρομών κατά 20%. Ταυτόχρονα, εισάγοντας αυτοματισμούς σε λογιστικά φύλλα, ήμουν σε θέση να παρακολουθώ με μεγαλύτερη ακρίβεια και συνέπεια τις συνδρομές, αυξάνοντας μέσα σε ένα εξάμηνο το ποσοστό όσων προέβαιναν σε εμπρόθεσμη καταβολή τους από 60% σε 90%.

Είναι όνειρό μου να εργαστώ σε ένα περιβάλλον εργασίας τόσο ευχάριστο και ζωντανό όσο το δικό σας και το απογευματινό ωράριο που προσφέρετε είναι ιδανικό για εμένα, καθώς μου επιτρέπει να παρακολουθώ τα πρωινά μαθήματα ισπανικών και φωτογραφίας που έχω ξεκινήσει. Ταυτόχρονα, το γεγονός ότι ο τόπος διαμονής μου απέχει μόλις 10 λεπτά από τη σχολή σας, εξασφαλίζει ότι μπορώ να είμαι συνεπής στο ωράριό μου, αλλά και ευέλικτη αν προκύψει η όποια έκτακτη ανάγκη.

Θα χαρώ αν μου δοθεί η ευκαιρία να συμβάλω από τη μεριά μου στην ενίσχυση της καλής φήμης που έχει η σχολή σας και στην αύξηση των μαθητών σας. Είμαι στη διάθεσή σας να συζητήσουμε στο πλαίσιο μιας προσωπικής συνέντευξης πώς μπορώ να το επιτύχω αυτό. Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μου στο 6977859254 για να την προγραμματίσουμε σε ημέρα και ώρα που σας βολεύει.

Με εκτίμηση, 

Καλλιόπη Νομικού 

Σημείωση: Αν αναζητάτε έμπνευση για να φτιάξετε, αντίστοιχα, βιογραφικό ρεσεψιονίστ, θα βρείτε σχετικό δείγμα στα παραδείγματα βιογραφικού μας. Επιπλέον, μπορείτε να βρείτε πρότυπα βιογραφικών ταιριαστά με τη συνοδευτική επιστολή σας.

Dos and Don’ts

Τώρα που έχετε μια καλύτερη εικόνα τού πώς πρέπει να γραμμένη μια συνοδευτική επιστολή ρεσεψιονίστ, ιδού κάποιες πρακτικές που αξίζει να ακολουθήσετε και κάποιες προς αποφυγή: 

• Προσπαθήστε να διαφοροποιηθείτε από τους υπόλοιπους υποψήφιους ήδη από την εισαγωγική σας παράγραφο. Αν μπορείτε να ξεκινήσετε την επιστολή σας με πρωτότυπο τρόπο, που να ταιριάζει ωστόσο στο ύφος του αντικειμένου και της εταιρείας, προτιμήστε το.
• Αν μπορείτε να τεκμηριώσετε όσα δηλώνετε για τον εαυτό σας με νούμερα, με μετρήσιμα δηλαδή στοιχεία, κάντε το, γιατί τραβάνε την προσοχή - όπως κάναμε στο δείγμα μας με την αναφορά των ποσοστών.
• Μην πείτε ψέματα ή δώσετε ανακριβή στοιχεία. Στη συνέντευξη πιθανώς θα σας ρωτήσουν για πράγματα που γράψατε και, αν δεν μπορείτε να τα υποστηρίξετε, η θέση θα κάνει φτερά.
• Μη στείλετε επιστολή με ορθογραφικά λάθη ή γενικώς λάθη απροσεξίας. Δεδομένου ότι από τα χέρια σας θα περνάει η αλληλογραφία, αλλά και πιθανώς τιμολόγια, έσοδα-έξοδα, κρατήσεις δωματίων ή κλείσιμο ραντεβού, το να δώσετε δείγματα ανορθογραφίας ή επιπολαιότητας θα λειτουργήσει κατά σας.

Επιπλέον συμβουλές

Η πιο σημαντική συμβουλή που μπορούμε να σας δώσουμε είναι, πριν γράψετε το οτιδήποτε, να μελετήσετε τις προδιαγραφές της συγκεκριμένης θέσης ρεσεψιονίστ για την οποία αιτείστε – άλλα μπορεί να είναι τα πιο χρήσιμα προσόντα για ρεσεψιόν ξενοδοχείου και άλλα για θέση υποδοχής σε ιατρείο. Για το ένα, π.χ., μπορεί να έχει σημασία να τονίσετε το ότι έχετε προσαρμοστικότητα και αποδίδετε υπό πίεση, ενώ για το άλλο το ότι διακρίνεστε από υπομονή και ενσυναίσθηση.

Γενικώς, πάντως, προτιμήστε να εστιάσετε την επιχειρηματολογία της επιστολής σας σε 2-3 soft skills που σας κάνουν ιδανικούς για τη θέση. Οι γνώσεις και οι τεχνικές σας δεξιότητες καταγράφονται στο βιογραφικό σας και τυπικώς τεκμηριώνονται από την εμπειρία σας και από πιστοποιητικά. Τα προσωπικά σας χαρακτηριστικά και οι κοινωνικές δεξιότητες που σας ξεχωρίζουν, αν αναδειχθούν κατάλληλα στη συνοδευτική επιστολή και αν υποστηριχθούν από στοιχεία, είναι αυτά που θα κερδίσουν τις εντυπώσεις, ώστε να σας καλέσουν σε συνέντευξη.

Κάντε την αίτησή σας να ξεχωρίσει

Η επιτυχημένη άσκηση του επαγγέλματος του ρεσεψιονίστ εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από προσωπικές ποιότητες και κοινωνικές/επικοινωνιακές δεξιότητες. Για εσάς, λοιπόν, που αναζητάτε εργασία σε ρεσεψιόν, η συνοδευτική επιστολή δεν είναι απλώς χρήσιμη. Είναι πολύτιμη, γιατί σας δίνει την ευκαιρία να εκφραστείτε και να δείξετε την προσωπικότητά σας, προβάλλοντας ακριβώς αυτά τα χαρακτηριστικά που μπορούν να σας κάνουν να διακριθείτε μεταξύ των υπόλοιπων υποψήφιων.

Ξεκινήστε τώρα να φτιάχνετε τη συνοδευτική επιστολή σας για θέση ρεσεψιονίστ, χρησιμοποιώντας το σχετικό εργαλείο του Jobseeker, που σας καθοδηγεί ως προς τη δομή και τη σύνταξη, και υποστηρίξτε, λοιπόν, την υποψηφιότητά σας με τον καλύτερο δυνατό τρόπο.