Παράδειγμα βιογραφικού Receptionist

Θέσεις υπαλλήλου υποδοχής διαθέτουν ποικίλες επιχειρήσεις. Θα δείτε σχετικές αγγελίες για εργασία σε ιατρεία, γυμναστήρια, εμπορικές επιχειρήσεις, εταιρείες παροχής υπηρεσιών, τουριστικές επιχειρήσεις και δη σε ξενοδοχεία.

Ανάλογα με το είδος της επιχείρησης, μπορεί να απαιτείται συγκεκριμένο εκπαιδευτικό υπόβαθρο και γνώση ειδικού λογισμικού, όπως και να διαφοροποιούνται κάπως τα καθήκοντα ή τα τμήματα με τα οποία χρειάζεται να συνεργαστείτε.

Στον πυρήνα, όμως, κάθε θέσης υποδοχής βρίσκεται η άριστη εξυπηρέτηση του επισκέπτη ή του πελάτη. Το άτομο που κατέχει τη θέση αυτή είναι το πρώτο σημείο επαφής με την επιχείρηση, καθορίζοντας αντίστοιχα τις πρώτες εντυπώσεις, που το ζητούμενο είναι, φυσικά, να είναι θετικές.

Τι πιο λογικό, λοιπόν, από το να φροντίσετε να δώσετε μια θετική εντύπωση με το βιογραφικό σας, δείχνοντας κατ’ αυτόν τον τρόπο ότι είστε το κατάλληλο άτομο για να αναλάβετε μια τέτοια θέση;

Οι συμβουλές που θα σας δώσουμε, θα σας βοηθήσουν να κάνετε ακριβώς αυτό. Αν και θα εστιάσουμε στο βιογραφικό ενός/μίας Receptionist ξενοδοχείου, η ίδια λογική δημιουργίας βιογραφικού ισχύει για τη διεκδίκηση κάθε θέσης υπαλλήλου υποδοχής, με τις ανάλογες προσαρμογές βάσει του αντικειμένου της επιχείρησης.

Κύριες ενότητες βιογραφικού υπαλλήλου υποδοχής-Receptionist 

Πριν περάσουμε στη δομή του βιογραφικού σας, χρειάζεται να τονίσουμε ότι η επιτυχία του εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από δύο χαρακτηριστικά: τη σαφήνεια και τη σωστή στόχευσή του.

Τα βιογραφικά που λαμβάνουν οι υπεύθυνοι προσωπικού ή οι recruiters για θέσεις υπαλλήλου υποδοχής είναι συνήθως πολλά, ιδίως, μάλιστα, την περίοδο που αναζητείται προσωπικό για σεζόν σε ξενοδοχεία. Αυτό σημαίνει ότι έχουν περιορισμένο χρόνο για τη μελέτη καθενός. Κρατώντας το βιογραφικό σας σύντομο (έως δύο σελίδες) και σαφές, μόνο υπέρ σας μπορεί να λειτουργήσει. 

Ταυτόχρονα, ένα σωστά στοχευμένο βιογραφικό είναι αυτό που απαντά με τον καλύτερο τρόπο στην αγγελία εργασίας. Δηλαδή, εκείνο που αντλεί λέξεις-κλειδιά από αυτήν όσον αφορά τα επιθυμητά προσόντα και τις εντάσσει με φυσικό τρόπο στο περιεχόμενό του.

Μιλάμε, φυσικά, για χαρακτηριστικά που όντως σας διακρίνουν ή για γνώσεις που πράγματι έχετε, αφού τα ψέματα στο βιογραφικό είναι πιο πιθανό να σας βλάψουν παρά να σας ευνοήσουν.

Όσον αφορά, τέλος, τη δομή, η πιο κατάλληλη για να αναδείξετε τόσο την εμπειρία όσο και τα δυνατά σας στοιχεία είναι εκείνη του αντίστροφου χρονολογικού βιογραφικού.

Προσωπικά στοιχεία

Στο πάνω μέρος του βιογραφικού σας θα γράψετε τα προσωπικά στοιχεία σας. Απαραίτητα είναι μόνο το ονοματεπώνυμό σας, ο τόπος κατοικίας, ο αριθμός τηλεφώνου και το e-mail σας. 

Ένα ενημερωμένο προφίλ στο LinkedIn αυξάνει την αίσθηση επαγγελματισμού, οπότε, αν το διαθέτετε, μπορείτε να το συμπληρώνετε και αυτό. Δεν βλάπτει, επίσης, να σημειώσετε ότι διαθέτετε δίπλωμα οδήγησης και ΙΧ ή μηχανή, αν μένετε ή προβλέπεται να μείνετε σε απόσταση από το μέρος όπου θα εργαστείτε.

Προφίλ

Ακολουθεί το προφίλ, μία μικρή ενότητα που ουσιαστικά απαρτίζεται από μία παράγραφο των 4-5 σειρών. Το προφίλ είναι η ευκαιρία σας να λάμψετε, καθώς εδώ συστήνεστε με πιο προσωπικό τρόπο, κάνοντας μία σύνοψη των πιο δυνατών σας χαρακτηριστικών. Πώς θα επιλέξετε, όμως, ποια είναι αυτά;

Σε γενικές γραμμές, ένας συνδυασμός εμπειρίας (αν έχετε) και πολύτιμων δεξιοτήτων είναι αυτό που χρειάζεται να προβάλετε. Για να αναβαθμίσετε, ωστόσο, το προφίλ σας, στραφείτε στην αγγελία: ποια είναι τα πιο επιθυμητά προσόντα και τι θα σας έκανε να διακριθείτε ανάμεσα στους υπόλοιπους υποψήφιους;

Είναι το γεγονός ότι γνωρίζετε πολύ καλά περισσότερες από δύο ξένες γλώσσες ή το συγκεκριμένο λειτουργικό που χρησιμοποιεί το ξενοδοχείο όπου αιτείστε; Είναι η πρότερη εμπειρία σας σε all-inclusive resorts ή ως Night Auditor; Ή μήπως οι επικοινωνιακές σας δεξιότητες και η ικανότητα λειτουργίας υπό πίεση;

Προφίλ

Υπεύθυνος υπάλληλος υποδοχής, με γνώση Αγγλικών, Γαλλικών και Ιταλικών και εξαιρετικές επικοινωνιακές ικανότητες. Διαθέτω 4+ χρόνια εμπειρίας στη άριστη εξυπηρέτηση πελατών τόσο σε 4* all-inclusive resort 100+ δωματίων όσο και σε boutique city hotel των 23 δωματίων. Λειτουργώ αποτελεσματικά σε συνθήκες πίεσης, επιλύοντας προβλήματα με ψυχραιμία, και εξασφαλίζω ότι οι επισκέπτες θα έχουν μία αξέχαστη εμπειρία διαμονής.

Επαγγελματική εμπειρία

Διαθέτετε επαγγελματική εμπειρία ως υπάλληλος υποδοχής; Είναι η σειρά της, τότε, να την καταγράψετε ή, μάλλον, να την αναδείξετε.

Η προϋπηρεσία σας θα πρέπει να σημειωθεί με αντίστροφη χρονολογική σειρά, από την πιο πρόσφατη στην παλαιότερη, και τα στοιχεία που χρειάζεται αρχικά να καταγραφούν είναι η θέση, η χρονική διάρκεια, ο εργοδότης και ο τόπος. Κάτω από κάθε εγγραφή, θα συμπληρώσετε 3-5 σύντομες αλλά περιεκτικές προτάσεις, που θα περιγράφουν τη σχετική εμπειρία σας. 

Προσέξτε, όμως: αν απλώς αναφέρετε ποια ήταν τα καθήκοντά σας (π.χ., διεκπεραίωση του check-in και του check-out, απάντηση σε τηλεφωνικές κλήσεις και e-mails, εισαγωγή πληροφοριών στο σύστημα κρατήσεων κ.ο.κ.), πώς θα ξεχωρίσετε από τους υπόλοιπους υποψήφιους που έχουν αντίστοιχη εμπειρία στις ίδιες αρμοδιότητες; 

Προσπαθήστε να συνδέσετε, όσο γίνεται, την εκτέλεση των καθηκόντων σας με αριθμούς που δείχνουν πόσο απαιτητική ήταν η καθημερινότητα στην οποία ανταποκριθήκατε επιτυχώς ή που σηματοδοτούν κάποια βελτίωση στις διαδικασίες ή στη φήμη του ξενοδοχείου. Επίσης, τονίστε δεξιότητές που σας έκαναν πολύτιμο μέλος της ομάδας ή χάρη στις οποίες αναλάβατε ηγετικό ρόλο.

Επαγγελματική εμπειρία

Νοε 2020-σήμερα Night Auditor, 1900 Design Hotel, Βόλος

• Χειρίζομαι με επαγγελματισμό και συνέπεια όλες τις πτυχές της νυχτερινής βάρδιας, από την ευγενική υποδοχή των νέων επισκεπτών και τη γρήγορη διαχείριση του check-out έως το κλείσιμο των ταμείων και τις κλήσεις αφύπνισης
• Χάρη στην άμεση και αποτελεσματική ανταπόκρισή μου στα παράπονα και στις ανάγκες των επισκεπτών, έχω λάβει πλήθος θετικών κριτικών
• Βελτίωσα την ακρίβεια των οικονομικών αναφορών κατά 25% εντός των τριών πρώτων μηνών της εργασίας μου ως Night Auditor

Ιουλ 2018-Οκτ 2020 Υπάλληλος Υποδοχής, Kirki Resort All Inclusive, Κως

• Εργάστηκα τρεις σεζόν στη ρεσεψιόν του resort, υποδεχόμενος με χαμόγελο κατά μέσο όρο 30 νέους επισκέπτες καθημερινά
• Πραγματοποιούσα κρατήσεις και διαχειριζόμουν ακυρώσεις ή αλλαγές μέσω του συστήματος Opera
• Ανταποκρινόμουν καθημερινά σε 80+ εσωτερικές και εξωτερικές κλήσεις δυνητικών επισκεπτών, πελατών και προμηθευτών, παρέχοντάς τους τις απαιτούμενες πληροφορίες ή συνδέοντάς τους με τα κατάλληλα τμήματα για την ικανοποίηση των αναγκών τους

Εκπαίδευση

Εάν έχετε εργασιακή εμπειρία, ναι μεν θα συνεχίσετε το βιογραφικό σας με την ενότητα της εκπαίδευσης, αλλά αρκεί να σημειώσετε τον υψηλότερο τίτλο σπουδών που κατέχετε (πτυχίο σχολής ή απολυτήριο Λυκείου, διάρκεια σπουδών, εκπαιδευτικό ίδρυμα, τόπος). Αν έχετε πραγματοποιήσει μεταπτυχιακό, πρώτα θα καταγράψετε αυτό και μετά το πρώτο πτυχίο σας.

Εκπαίδευση

Σεπ 2014-Ιουλ 2018 Πτυχίο Διοίκησης Τουρισμού 

Τμήμα Διοίκησης Τουρισμού, Πανεπιστήμιο Δυτικής Αττικής, Αιγάλεω, Αθήνα

Εάν, από την άλλη, είστε νέοι απόφοιτοι τουριστικών επαγγελμάτων, εκμεταλλευτείτε αυτή την ενότητα για να αναδείξετε τις γνώσεις και τις δεξιότητες που αποκομίσατε από τις σπουδές σας (πάλι με σύντομες, περιεκτικές προτάσεις) και, φυσικά, μην αμελήσετε να σημειώσετε αμέσως μετά την πρακτική σας άσκηση κατά τον ίδιο τρόπο. 

Μην αγχωθείτε, πάντως, να γεμίσετε δύο σελίδες με πληροφορίες. Αντιθέτως, το βιογραφικό νέων υποψήφιων συνιστάται να περιορίζεται στη μία σελίδα Α4.

Δεξιότητες 

Άλλη μια καίρια ενότητα στο βιογραφικό ενός/μίας υποψήφιου/ας για θέση Receptionist είναι αυτή των δεξιοτήτων. Για την ακρίβεια, οι δύο ενότητες που απαριθμούν, από τη μία, τεχνικές δεξιότητες σχετιζόμενες με την εκτέλεση των εργασιών και, από την άλλη, προσωπικές ποιότητες, οι οποίες δεν είναι απλώς χρήσιμες, αλλά είναι και απαραίτητες προκειμένου να αγγίξει κανείς τα ύψιστα επίπεδα ποιότητας στην εξυπηρέτηση πελατών.

Στην πρώτη κατηγορία εντάσσονται η καλή γνώση χρήση Η/Υ και συγκεκριμένων προγραμμάτων (για τα ξενοδοχεία, π.χ., συχνά ζητούνται πέρα από το MS Office και τη GSuite, λογισμικά όπως το Opera, το Protel ή το Bluebyte), η εξοικείωση με τη χρήση εξοπλισμού γραφείου και η άριστη γνώση και εκτέλεση των επιμέρους διαδικασιών (π.χ., διαχείριση του check-in και του check-out, το κλείσιμο ταμείων, η σύνταξη επιστολών και αναφορών).

Η δεύτερη κατηγορία είναι ακόμα πιο σημαντική σε θέσεις υποδοχής, καθώς περιλαμβάνει κομβικά χαρακτηριστικά που δεν μαθαίνονται απλώς με εκπαίδευση λίγων ημερών ή εβδομάδων. Σε αυτά συγκαταλέγονται:

• Ανεπτυγμένες επικοινωνιακές δεξιότητες
• Άριστες οργανωτικές ικανότητες
• Διπλωματία
• Ικανότητα λειτουργίας υπό πίεση
• Προσανατολισμός στην εξυπηρέτηση πελατών
• Ευγένεια
• Ευχάριστη προσωπικότητα
• Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων 
• Ομαδικό πνεύμα
• Υπευθυνότητα και επαγγελματισμός
• Προσοχή στη λεπτομέρεια

Βεβαίως, σε αυτά χρειάζεται να προστεθεί και η δεξιότητά σας στις ξένες γλώσσες (σε ξεχωριστή ενότητα), καθώς η γνώση αγγλικών είναι σχεδόν πάντα απαραίτητη, ενώ η γνώση επιπλέον γλωσσών αυξάνει τις πιθανότητες επιλογής σας για τη θέση.

Μορφοποίηση βιογραφικού υπαλλήλου υποδοχής-Receptionist

Για να αναδειχθεί το περιεχόμενο του βιογραφικού σας και εσείς να ξεχωρίσετε μέσω αυτού, δείχνοντας υψηλό επίπεδο επαγγελματισμού, πρέπει να είναι προσεγμένο στη λεπτομέρεια και να μην έχει λάθη.

Ταυτόχρονα, χρειάζεται να είναι όμορφο και ευανάγνωστο, ώστε να είναι θελκτικό στο μάτι. Θα το πετύχετε αυτό με την κατάλληλη μορφοποίηση ή επιλέγοντας ένα έτοιμο επαγγελματικό πρότυπο βιογραφικού.

Φωτογραφία

Η φωτογραφία στο βιογραφικό είναι συνήθως επιθυμητή όταν το επάγγελμα σχετίζεται με την εξυπηρέτηση πελατών. Αξίζει, λοιπόν, να βάλετε φωτογραφία σας, υπό την προϋπόθεση ότι η λήψη θα αποπνέει επαγγελματισμό, αυτοπεποίθηση και μια ευχάριστη προσωπικότητα. 

Γραμματοσειρά

Ξεχάστε τις περίεργες γραμματοσειρές, που δεν διαβάζονται εύκολα ή μπορεί να μην αναγνωρίζονται από τα συστήματα ATS. Διαλέξτε μία serif ή sans serif γραμματοσειρά, όπως η Georgia ή η Verdana. Ορίστε το μέγεθος των γραμμάτων στις 10-11 στιγμές και το διάστιχο στις 1,25 στιγμές. Μεγαλώστε αρμονικά τους τίτλους των ενοτήτων και αφήστε μια εύλογη απόσταση ανάμεσά τους ώστε να ξεχωρίζουν, χωρίς όμως να φαίνονται «απλωμένες».

Χρώμα

Κρατήστε το βιογραφικό σας καθαρό και ευανάγνωστο με χρήση μαύρων γραμμάτων σε λευκό φόντο. Ωστόσο, ένα σκούρο μπλε -σύμβολο ηρεμίας, αξιοπιστίας, σταθερότητας και αυτοπεποίθησης- μπορεί να αξιοποιηθεί στους τίτλους των ενοτήτων.

Φτιάξτε τώρα βιογραφικό Receptionist και διεκδικήστε τη θέση που ονειρεύεστε!