Kuinka lähettää työhakemus sähköpostilla ja napata unelmien työpaikka

Huolellisesti kirjoitettu ja ammattimainen työhakemus on aina tärkeintä

Olitpa aikeissa lähettää hakemuksesi sähköpostilla, rekrytointiportaalin kautta tai jopa kirjeenä, muista että tärkeintä on aina itse sisältö ja että se on huolellisesti kirjoitettu, selkeästi jäsennelty ja räätälöity hakemaasi työpaikkaa varten. Työhakemus on usein ensimmäinen ja ainoa mahdollisuus tehdä hyvä ensivaikutelma, joten jokainen yksityiskohta on tärkeä ottaa huomioon. Kun suunnittelet työhakemuksesi sisältöä, ota huomioon että sen on vastattava seuraaviin kysymyksiin:

• Mitä työtä olet hakemassa?
• Mitä voit työnantajalle tarjota?
• Miksi olet kiinnostunut kyseisen työnantajan palveluksessa työskentelemisestä?
• Mitkä ovat tärkeimmät valttikorttisi? 

Kun jäsentelet työhakemuksesi siten, että se vastaa selkeästi yllä oleviin kysymyksiin, lukija saa kattavan käsityksen siitä kuka olet ja kannattaako sinuun tutustua tarkemmin. Muista, että työhakemuksessa on tärkeää aina keskittyä siihen mitä sinä voisit työnantajalle tarjota, kuinka osaamisesi voisi työnantajaa auttaa ja miksi haluat työskennellä juuri kyseisen työnantajan palveluksessa. Huolehdi myös siitä, että työhakemuksessasi kertomasi faktat ja korostamasi osaaminen ja kokemus vastaavat mitä CV:ssäsi lukee. Moni lähettää saman työhakemuksen moneen työpaikkaan, mutta tämä toimintatapa tuottaa harvoin toivotun kaltaisia tuloksia, sillä hyvinkin kirjoitettu työhakemus jättää lukijan kylmäksi mikäli se ei vastaa kysymykseen miksi sinä olet hakemassa juurikin kyseistä työpaikkaa. Hakemus joka olisit voinut lähettää mihin työpaikkaan tahansa on toisin sanoen hyvä keino pilata mahdollisuutesi jatkoon pääsemisen suhteen jo alkumetreillä. 

Mitä kautta työhakemuksen voi lähettää

Työnhaku on nykyisin lähes poikkeuksetta siirtynyt sähköisiin kanaviin, joten kirjeitse lähetetyt hakemukset ja ansioluettelot ovat käytännössä jääneet historiaan, vaikka niiden avulla juurikin sen vuoksi voisi olla helppo saada napattua vastaanottajan huomio. Erilaisia sähköisiä työnhakukanavia on useita:

• Sähköpostilla lähetetty työhakemus. Tämä tarkoittaa, että lähetät työhakemuksesi joko itse sähköpostin viestikenttää kirjoitettuna tai liimattuna, tai siten että työhakemuksesi on sähköpostin liitteenä. Sähköpostilla työhakemuksen lähettäminen liittyy yleensä tilanteisiin jolloin sinulla on tiedossa joko rekrytoijan tai palkkaavan esihenkilön nimi ja sähköpostiosoite, ja joskus tämä onkin ilmoitettu työpaikkailmoituksessa. 
• Yrityksen verkkosivut. Monilla yrityksillä on verkkosivuilla oma osio avoimille työpaikoille ja lisätietoja esimerkiksi siitä millaista yrityksessä on työskennellä. Yrityksillä on usein rekrytointisivulla myös tieto siitä, kuinka kannattaa toimia mikäli haluaa hakea yrityksestä töitä, joko avoinna olevaa työpaikkaa tai lähettää avoimen hakemuksen. 
• Henkilöstöpalveluyritysten kotisivut. Erilaisilla henkilöstöpalveluyrityksillä ja rekrytointiin erikoistuneilla firmoilla on yleensä käytössä rekrytointijärjestelmä, johon hakijoiden toivotaan rekisteröivän profiilinsa sekä hakiessaan avoinna olevaa työpaikkaa että lähettäessään avoimen työhakemuksen. 
• Sosiaalisen median kauttakin voi hakea työpaikkaa, ja etenkin Linkedin on tätä varten suosittu kanava. Moni yritys julkaisee avoimet työpaikat Linkedinissä, mutta kuinka Linkedinissä julkaistuja avoimia työpaikkoja voi hakea vaihtelee eri yritysten välillä. On olemassa yrityksiä, joiden avoimia työpaikkoja voi hakea vain parilla klikkauksella lähettämällä oma Linkedin-profiili, kun taas toiset yritykset voivat pyytää hakijoita rekisteröitymään yrityksen omilla rekrytointisivuilla ja lähettämään hakemuksen sitä kautta. Kannattaa siis kiinnittää huomiota siihen, millä tapaa yritys haluaa sinun lähettävän hakemuksesi. 
• Työpaikkasivustot, kuten Oikotie. Moni yritys julkaisee avoimet työpaikat erilaisilla työpaikkasivustoilla, ja kuinka näitä työpaikkoja voi hakea vaihtelee paljon eri yritysten välillä. Lue siis työpaikka huolellisesti läpi, jotta tiedät millä tapaa yritys toivoo sinun lähettävän hakemuksesi. Joskus on jopa niin, että yritys kirjoittaa työpaikkailmoituksessa suoraan, että muulla tapaa kuin toivottua kanavaa kautta lähetettyjä ilmoituksia ei oteta huomioon, ja tätä toivomusta kannattaa kunnioittaa. 
• Myös TE-toimiston sivustot ovat suosittu paikka julkaista työpaikkailmoituksia, ja moni käyttääkin sivustoja aktiivisesti työpaikkailmoitusten etsimiseen.

Parhaat vinkit: Näin onnistut kun lähetät hakemuksesi sähköpostilla

Kun lähetät hakemuksesi sähköpostilla tai vaikkapa Linkedinin kautta rekrytoijalle tai työnantajan edustalle, on itse hakemustekstin lisäksi huomioitava että viestilläsi on ymmärrettävä otsikko ja saateteksti on sopiva. Sopivalla saatetekstillä tarkoitetaan esimerkiksi sähköpostilla lähetetyn hakemuksen yhteydessä sitä, että et ainoastaan liitä hakemustasi joko itse viestikenttään tai liitteeksi, vaan kerrot lyhyesti mitä työpaikkaa olet hakemassa ja että hakemuksessasi on tarkempi esittely. 

Älä aliarvioi otsikon tärkeyttä

Olitpa lähettämässä hakemustasi mitä kautta tahansa, on yllättävän tärkeää muistaa että otsikko on itse asiassa ensimmäinen asia, jonka työnantaja sinusta näkee. Etenkin kun olet lähettämässä hakemustasi sähköpostin kautta, on hyvä otsikko erittäin tärkeä jo senkin takia, että vastaanottaja tietää mitä asia koskee. Huomaa siis seuraavat asiat kun olet lähettämässä hakemustasi sähköpostilla:

• Lähettäjän nimi on selkeästi näkyvillä. Mikäli sinulla ei vielä ole käytössä sähköpostiosoitetta joka on muotoa etunimi.sukunimi@sähköpostintarjoaja.fi/com, kannattaa sellainen hankkia nyt. Sähköpostit jotka ovat muotoa tapsanemaili87@example.com ja lähettäjänä on “Tapsa Vee”  eivät sovellu työnhakuun. Tarjolla on paljon ilmaisia sähköpostipalveluja ja uuden sähköpostiosoitteen hankkiminen ei vie monta minuuttia. 
• Otsikon on hyvä olla lyhyt ja selkeä. 81 % sähköposteista luetaan nykyisin mobiililaitteella (1), mikä tarkoittaa sitä että ruudulle ei mahdu monta sanaa. Hyvä otsikko voi noudattaa työpaikkailmoituksessa mainittua työtitteliä, esimerkiksi “Työhakemus ja CV - Myyntipäällikkö, teollisuus”. Pelkästään “Hakemus” voi olla lyhyt, ja toisaalta otsikko ei kerro lukijalle mitä työpaikkaa olet hakemassa - muista aina, että työnantajalla voi olla avoinna useita työpaikkoja samaan aikaan. Mikäli puolestaan olet lähettämässä avointa työhakemusta, sen otsikko voi olla esimerkiksi “Hakemus - Markkinoinnin asiantuntijatehtävät”. 

Kirjoita liitteelle saateteksti

Mikäli olet lähettämässä hakemuksesi sähköpostilla tai muussa järjestelmässä joko liitteenä tai kopioimassa hakemustekstin viestikenttään, on aina hyvä kirjoittaa myös lyhyt saateteksti, joka kertoo lukijalle mistä on kyse. Saatetekstin ei tarvitse olla pitkä, mutta siitä tulee käydä ilmi että olet lähettämässä joko avoimen työhakemuksen tai hakemassa tiettyä avoinna olevaa työpaikkaa, jolloin on aina tärkeää kertoa mikä työpaikka on kyseessä. Avoimen työhakemuksen yhteydessä voit mainita minkä osaston tehtävistä olet kiinnostunut, esimerkiksi taloushallinnon tehtävät tai assistentin tehtävät. 

Hakemus liitteenä vai viestikentässä? 

Harkitse huolellisesti kuinka haluat lähettää itse hakemuksesi, eli liimata sen viestikenttään tai lähettää sen liitteenä. Viestikenttään lähetetyn tekstin vahvuus etenkin sähköpostilla lähetettäessä on se, että vastaanottaja pääsee lukemaan tekstin heti ilman tarvetta avata liitetiedostoa, ja tämä voi olla eduksi sen vuoksi, että moni lukee sähköpostejaan matkapuhelimella. Toisaalta liitteenä lähetetty hakemus on aina ammattimaisen näköinen ja voit lisäksi hyödyntää erilaisia asiakirjan muotoiluja, kuten esimerkiksi käyttää tyylikästä mallipohjaa, joka auttaa sinua erottumaan hakijajoukosta. Liitteenä lähetettävä hakemus kannattaa aina lähettää pdf-muodossa, sillä tällöin voit olla varma että asiakirjan muotoilu säilyy ehjänä. 

Esimerkki: Sähköpostilla lähetetty työhakemus

Sähköpostilla tai muissa digitaalisissa kanavissa lähetettävän työhakemuksen lähettämisessä kannattaa suosia selkeälukuista ja yksinkertaista kieltä ja noudattaa digitaalisen viestinnän muita hyväksi koettuja käytäntöjä, kuten otsikointi. Lisäksi saatetekstissä kannattaa korostaa myyntivalttejasi, kuten työkokemusta, osaamista tai koulutusta, mutta myös motivaatiota on hyvä painottaa, sillä työpaikkoihin on usein monta pätevää hakijaa. 

Esimerkki - Sähköpostilla lähetetty työhakemus - itse hakemus liitteenä

Esimerkki - Sähköpostilla lähetetty työhakemus - hakemus viestikentässä

Voit halutessasi liimata koko hakemustekstin viestikenttään, ja sen lisäksi lähettää sen liitteenä, jotta vastaanottaja voi helposti lukea sen mobiililaitteella tai halutessaan avata sen tiedostona. 

Viime hetken vinkit - työhakemus sähköpostilla

Rekrytointi on siirtynyt käytännössä kokonaan sähköisiin kanaviin ja sähköposti on suosittu tapa lähettää työhakemus. Kun lähetät työhakemuksesi sähköpostilla, muista seuraavat asiat:

• Selkeä ja lyhyehkö otsikko ovat tärkeitä, sillä valtaosa sähköposteista luetaan nykyisin mobiililaitteella. 
• Voit itse valita liimaatko hakemustekstisi itse viestikenttään vai lähetätkö sen liitteenä - tai voit tehdä molemmat. Voit tällöin luoda hakemuksesi käyttäen valmista työhakemusmallipohjaa, jonka avulla on helppoa antaa positiivinen ensivaikutelma. 
• Työhakemuksen lisäksi sinun on tehtävä CV. Jobseeker tarjoaa ammattilaisten suunnittelemat CV-mallipohjat, jotka soveltuvat yhteen työhakemuspohjien kanssa. 
• Mikäli kaipaat vinkkejä itse CV:n sisältöön, kannattaa katsoa läpi Jobseekerin eri aloja ja työtehtäviä varten luodut CV-esimerkit. 

Lähteet:
(1) SuperOffice: The Science Behind Email Open Rates (and How to Get More People to Read Your Emails)