Näin tehdään englanninkielinen työhakemus

Englanninkielisen työhakemuksen rakenne

Siinä missä ansioluettelo eli CV on rakenteensa puolesta melko vakiintunut, työhakemuksen rakenteen suhteen on jonkin verran tilaa luovuudelle. Koska työhakemuksen on kuitenkin tärkeää tarjota lukijalle vastauksia tiettyihin kysymyksiin siitä kuka olet, miksi olet hakemassa kyseistä työpaikkaa ja mitä voit työnantajalle tarjota, minkä vuoksi myös työhakemus englanniksi noudattaa usein tiettyä kaavaa. 

Yhteystiedot ja muut muodollisuudet

Työhakemuksessa on aina oltava hakijan yhteystiedot, ja tämä on erityisen tärkeää kun olet hakemassa työpaikkaa englanninkielisestä maasta. Hakijan nimi, postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero ovat ainakin tietoja, jotka on tärkeää löytyä hakemuksesta. Mikäli olet hakemassa työpaikkaa ulkomailta vielä asuessasi Suomessa, muista lisätä osoitetietoihin maa, ja puhelinnumeroon maakoodi eli Suomen kohdalla +358. Työhakemuksessa on monen muun virallisen asiakirjan tavoin tärkeää olla myös otsikko, ja englanniksi työhakemus on cover letter. Päiväys on myös tärkeä tieto, ja tällöin on hyvä muistaa että päivämäärien muoto on englanniksi hieman erilainen kuin Suomessa. Iso-Britanniassa päiväys kirjoitetaan muodossa PP.KK.VVVV ja Yhdysvalloissa puolestaan KK.PP.VVVV. 

Puhuttele vastaanottajaa

Mikäli olet hakemassa työpaikkaa ulkomailta, muista että on todennäköistä että sinun on hakemuksessasi puhuteltava työnantajaa muodollisemmin kuin Suomessa. Eli esimerkiksi Dear Mr Smith, kun aloitat työhakemuksesi.

Napakka aloitus

Samalla tapaa kuin suomenkielisessä työhakemuksessa, myös englanninkielisessä työhakemuksessa on tärkeää olla lyhyt ja napakka aloitus. Pidä aloitus 3-4 rivin mittaisena ja keskity sitä kirjoittaessasi ajattelemaan kuinka tiivistät tärkeimmät myyntivalttisi sen sijaan, että haaskaisit aloituksen tilan yleisiin latteuksiin. 

Avaa taustaasi ja mitä voit työnantajalle tarjota

Aloituksen jälkeen on tavallista jatkaa kappaleella, jossa kerrot työkemuksestasi, osaamisestasi ja mitä voit työnantajalle tämän kaiken puitteissa tarjota. Siinä missä CV:n tehtävä on listata kaikki tämä faktakeskeisessä muodossa, työhaekemuksessa kannattaa painottaa tarinankerrontaa ja keskittyä vastaamaan työpaikkailmoituksessa mainittuihin toiveisiin ja vaatimuksiin. 

Korosta motivaatiotasi

Yksi kysymys nousee usein työhaastatteluissa melko varmasti: “Miksi olet kiinnostunut juuri tästä työpaikasta?” Sinun kannattaa valottaa motivaatiotasi jo työhakemuksessa, sillä hyväkään hakemus ei tuota haluamasi tuloksia mikäli hakemuksesi ei selkeästi kerro miksi kyseinen työpaikka kiinnostaa sinua. Työnantajat saavat usein työpaikkoihin useita kymmeniä hakemuksia, joista moni hakija on varsin pätevä - valinnassa painotetaankin usein motivaatiota kun hakijoiden joukossa on tasaisen päteviä kandidaatteja. 

Kerro itsestäsi persoonana 

Moni työpaikkailmoitus pitää sisällään toiveita sen suhteen, millaisia henkilökohtaisia vahvuuksia tai ominaisuuksia hakijoilla on. Näitä vahvuuksia tai henkilökohtaisia ominaisuuksia kutsutaan myös pehmeiksi taidoiksi. On hyvä keskittyä tässä kappaleessa korostamaan vahvuuksia ja muita pehmeitä taitoja, jotka liittyvät joko työpaikkailmoituksessa mainittuihin toiveisiin tai ainakin työn luonteeseen. Pehmeät taidot ovat entistä tärkeämpiä työmarkkinoilla, sillä usein kyse on työssä menestymisen kannalta ratkaisevista taidoista, joita voi olla vaikea oppia toisin kuin kovien taitojen kohdalla. Englanninkielistä työhakemusta kirjoittaessa voit käyttää termiä soft skills kun kerrot omista vahvuuksistasi. 

Lopetus

Työhakemuksen viimeinen kappale on tärkeä siitä syystä, että se kertaa usein työhakemuksen tärkeimmät seikat napakalla ja myyvällä tavalla ja viestii innostusta ja kiinnostusta työpaikkaa kohtaan. Sen on hyvä siirtää pallo työnantajalle vaikkapa mainitsemalla, että kerrot itsestäsi lisää henkilökohtaisessa haastattelussa. Muista, että englanninkielissä maissa ollaan usein paljon muodollisempia kuin Suomessa, joten esimerkiksi vastaanottajan puhuttelu on hyvä pitää varsin muodollisena. 

Englanninkielisen työhakemuksen kieli ja tyyli

Kun olet kirjoittamassa työhakemusta englanniksi, on tärkeää huomioida että kyseessä ei ole ainoastaan eri kieli kuin suomi, vaan myös tapa viestiä on englanniksi usein epäsuorempi ja muodollisempi. Tämä on tärkeää muistaa myös kun olet hakemassa työpaikkaa kansainvälisestä yrityksestä Suomessa, sillä rekrytoinnista vastaava henkilö voi työskennellä vaikka Yhdysvalloissa, tai asua Suomessa mutta olla äidinkieleltään englanninkielinen henkilö.

Koska työhakemus on ainutlaatuinen mahdollisuus antaa itsestäsi hyvä ensivaikutelma, ole huolellinen sen suhteen millaista kieltä käytät työhakemuksessasi. Nyrkkisääntönä voidaan sanoa, että kannattaa pidättäytyä sanoissa ja sanonnoissa, jotka ovat sinulle tuttuja, sillä mahdollisuus tulla ymmärretyksi väärin kasvaa kun käytät ilmaisuja, jotka ovat sinulle uusia tai yrität tehdä vaikutuksen itsellesi liian edistyksellisellä kielellä. Yksinkertainen toimii usein parhaiten, joten kohtelias ja selkeä kieli on aina varma valinta.

Yksi selkeä ero suomen ja englannin kielen välillä on se, että englannin kielessä käytetään selkeästi enemmän positiivisia ilmaisuja, ja näiden kirjo on laaja. Suomenkielinen työhakemus voi siis olla melko koruton tästä näkökulmasta, mutta englanninkielistä työhakemusta kirjoittaessa on hyvä ottaa mukaan enemmän innostusta, positiivisuutta ja värikkyyttä tuovia ilmaisuja.

Korosta osaamista ja taitoja

Kun työnantaja ilmoittaa avoimesta työpaikasta, on tämän takana aina jokin tehtävä joka kaipaa tekijää. Ja tehtävän menestyksekkääseen suorittamiseen tarvitaan aina tiettyjä taitoja, joita työnantaja peräänkuuluttaa työpaikkailmoituksessa. Usein joko olemassa oleva tai puuttuva osaaminen tai taidot ovatkin ratkaisevassa asemassa jo työnhaun alkumetreillä, jollei työnantaja erityisesti olet etsimässä työntekijää, joka koulutetaan tehtävään. Työhakemuksessa onkin ensiarvoisen tärkeää tuoda esille osaamista, joka liittyy avoinna olevaan työpaikkaan ja etenkin työnantajan listaamiin vaatimuksiin osaamisen suhteen. 

Yllä oleva pätee työhakemukseen kielestä riippumatta, mutta etenkin englanninkielisissä maissa on tavallista, että kilpailu työmarkkinoilla on kovaa ja työnhakijat ovat tämän vuoksi taitavia korostamaan omaa osaamistaan. Älä siis pelkää tuoda osaamistasi esille. Ensimmäinen asia, joka kannattaa tehdä työhakemusta kirjoittaessa on tunnistaa mikä on arvokkainta osaamistasi. Tähän riittää 3-6 keskeistä taitoa, jotka ovat niin kutsuttuja siirrettäviä taitoja eli osaamista, jota viet aina mukanasi työpaikasta toiseen. Esimerkkejä tämän tyyppisestä osaamista on vaikkapa tietyn tietojärjestelmän käyttäminen tai jonkin kielen osaaminen. Työnantajat arvostavat myös alakohtaista osaamista, eli esimerkiksi mikäli olet työskennellyt muodin parissa tai matkailualalla. 

Osaamisen lisäksi työnantajat arvostavat kokemusta ja saavutuksia, joista etenkin viimeksi mainittuja kannattaa korostaa työhakemuksessa. Saavutukset ja muut työhön tuloksiin liittyvät asiat nimittäin kertovat työnantajalle millä tapaa tai kuinka hyvin olet tehtävästäsi suoriutunut, ei ainoastaan esimerkiksi mitä vastuualueita sinulla on aiemmin ollut. 

Muista, että Suomessa on vallallaan epämuodollinen viestintätapa, joka voidaan mieltää jopa töykeäksi englanninkielisissä maissa. Muista siis muodollisempi puhuttelu ja muut muodollisuudet. 

Räätälöi työhakemuksesi hakemaasi työpaikkaa varten

Suurikaan määrä hakemuksia ei välttämättä takaa menestystä työnhaussa, mikäli et räätälöi työhakemustasi jokaista hakemaasi työpaikkaa varten. On ymmärrettävää, että hyvän työhakemuksen kirjoittamiseen voi mennä aikaa jopa useita tunteja, mutta toisaalta kyseessä on mainio tilaisuus antaa hyvä ensivaikutelma ja saada kutsu työhaastatteluun. Yksi tärkeimmistä asioista työhaastattelukutsun kannalta on se, että onnistut vakuuttamaan työnantajan siitä, että olet kiinnostunut nimenomaan avoinna olevasta työpaikasta ja sinulla on sen kannalta relevanttia kokemusta ja osaamista. Tämä edellyttää työhakemuksen räätälöintiä.

Räätälöinti eli kohdentaminen tarkoittaa sitä, että hakemuksesi heijastaa työpaikkailmoituksessa mainittuja toiveita, vaatimuksia ja muita tietoja. Esimerkiksi kirjanpitäjän työpaikka kasvurityksessä voi olla pitkälti samanlainen kuin muuallakin, mutta mikäli sinulla on aiempaa kokemusta kasvuyrityksistä, taloushallinnon toimintojen ja prosessien perustamisesta ja pienessä kasvavassa yrityksessä työskentelystä, kannattaa tätä taustaa korostaa työhakemuksessa. Huolella räätälöity työhakemus voi heijastaa epäsuorasti myös muita tietoja, joita sinulla on työpaikasta: esimerkiksi mikäli olet lukenut yrityksen verkkosivuilla tai lehdissä yrityksen kasvusuunnitelmista tai suurista tuotelanseerauksista, voit mainita hakemuksessasi kokemuksistasi tai saavutuksistasi kasvun vauhdittamiseksi tai vaikkapa tuotteiden lanseeraamisen suhteen. Tutustu siis työnantajaan eri kanavissa ja käytä löytämiäsi tietoja hyväksi työhakemusta kirjoittaessa. 

Muista oikoluku ja viimeistely

Olipa työhakemuksesi kieli mikä tahansa, oikoluvun, kieliopin ja viimeistelyn merkitystä ei voi koskaan korostaa liikaa. Pienikin kirjoitusvirhe voi antaa sinusta huolimattoman ja epäammatitmaisen kuvan, ja etenkin kirjoittaessasi hakemusta vieraalla kielellä on tärkeää että olet huolellinen oikoluvun kanssa. Kirjoitusvirheet ovat rekrytoijien mielestä yksi pahimmista synneistä, joihin voit työnhakijana syyllistyä. (1) 

Kieliopin suhteen englanninkielisen työhakemuksen tekemisessä voi hyvin hyödyntää erilaisia tekstinkäsittelyohjelmien oikolukutoimintoja tai käyttää kieliopin tarkistamiseen erityisesti tarkoitettuja työkaluja. Etenkin kielioppityökalujen kohdalla on usein hyvä päättää etukäteen minkä tyyliseen tekstiin tähtäät: onko kyseessä epävirallinen, virallinen, akateeminen vai joku muu tyyli. Työkalut ottavat tämän huomioon korjauksia ehdottaessa. 

Vaikka erilaiset työkalut oikolukua ja kieliopin tarkistamista voivat olla hyödyllisiä, on usein lisäksi fiksua pyytää vaikkapa perheenjäsentä tai ystävää katsomaan hakemus läpi. Mikäli haluat varmistua siitä, että saat hakemuksestasi palautetta, joka on hyödyllistä, pyydä lukijaa kertomaan hakemuksesta kolme hyvää asiaa ja kolme asiaa, joita voisit parantaa. Näin vältät ympäripyöreitä “se oli ihan ok” tyyppisiä palautteita. 

Kieliopin lisäksi on tärkeää, että työhakemuksen kokonaisuus on tyylin ja kielen näkökulmasta johdonmukainen. Mikäli olet valinnut muodollisen tyylin, tarkista että koko hakemus noudattaa samaa tyyliä. Sama koskee mikäli olet valinnut tyyliksesi luovan ja erottuvan. Johdonmukaisuus on tärkeää, että työnantaja saa selkeän kuvan siitä millainen henkilö olet. 

Kirjallisen ilmaisun lisäksi työhakemuksen ulkomuoto on osa kokonaisuutta, eikä sen merkitystä kannata aliarvioida. Yhä useampi työnhakija on siirtynyt käyttämään työhakemuksen tekoon valmista työhakemusmallipohjaa, jonka avulla on helppo luoda hyvä ensivaikutelma.

Viime hetken vinkit: englanninkielinen työhakemus

Englanninkielinen työhakemus on tärkeää osata luoda silloin kun olet hakemassa työpaikka englanninkielisestä maasta, tai suomessa toimivasta kansainvälisestä yrityksestä. On tärkeää, että teet hakemuksesi englanniksi aina kun työpaikkailmoitus on englannin kielellä, vaikka olisitkin hakemassa työtä suomalaisesta yrityksestä. 

Englanninkielinen työhakemus noudattaa rakenteeltaan pitkälti samanlaista kaavaa kuin suomenkielinenkin työhakemus, mutta on olemassa tiettyjä pieniä yksityiskohtia jotka kannattaa muistaa mikäli olet hakemassa työtä englanniksi Suomesta ja vaikkapa Iso-Britanniasta: esimerkiksi päiväyksen muotoilun on tärkeää noudattaa paikallisia kielioppisääntöjä.Osaamista ja taitoja korostavan työhakemuksen lisäksi tarvitset todennäköisesti myös ansioluettelon eli CV:n. Jobseeker tarjoaa joukon ammattilaisten luomia CV-mallipohjia, jotka sopivat yhteen työhakemusmallipohjien kanssa. Mikäli kaipaat lisää inspiraatiota itse CV:n sisältöön, kannattaa tutustua eri alojen valmiisiin CV-esimerkkeihin. 

Viitteet:

(1) HR Future: Common Cover Letter Mistakes: Biggest Blunders to Avoid