Do kogo adresować list motywacyjny? Poradnik

Dlaczego warto zastanowić się nad sposobem adresowania listu?

Jak wspomniałem wyżej, list motywacyjny to przede wszystkim list. Pismo wysyłane z konkretnym zamiarem przez konkretną osobę do konkretnego odbiorcy. Te dane – nadawca, odbiorca oraz sama treść – stanowią funkcjonalną podstawę bez której żaden list nie jest listem, kropka.

Ale w przypadku listów motywacyjnych sprawy nabierają poważniejszego obrotu. Sam kontekst, czyli ubieganie się o pracę, nadaje tej formie komunikacji powagi i nakłada na obie strony obowiązek zachowania całkowicie profesjonalnego podejścia. W Twoim przypadku, czyli osoby znajdującej się w roli nadawcy, możesz mieć pewność, że wszystkie Twoje działania będą skrupulatnie przeanalizowane właśnie przez pryzmat profesjonalizmu. Wszelkie przejawy niestosownych zachowań natychmiast spowodują, że rekruterowi (tudzież, ogólniej, adresatowi, bowiem to nie zawsze rekruter czyta listy motywacyjne; o tym porozmawiamy za moment) od razu zapali się żółta lampka ostrzegawcza.

Dlaczego zatem warto poświęcić trochę wysiłku i napisać naprawdę przemyślany nagłówek z prawidłowo oznaczonym adresatem?

• Profesjonalizm: tak, powtarzam się, ale to jest naprawdę istotne. Prawidłowo zaadresowany list motywacyjny pokazuje szacunek i dbałość o szczegóły, a także jasno komunikuje pracodawcy, że ma do czynienia z kimś, kto dokonuje zasadniczych starań, by stworzyć spersonalizowane pismo.
• Mocne pierwsze wrażenie: w każdym rodzaju komunikacji międzyludzkiej i każdej sytuacji, to pierwsze wrażenie decyduje o tym, jak ta interakcja czy też relacja będzie przebiegać. Jeśli dobrze zaadresujesz list motywacyjny, zwiększysz szansę na to, że cała reszta Twojej aplikacji (a zatem nie tylko list, ale też CV) zostanie odebrane poważnie.

Warto więc zadać sobie trochę dodatkowego trudu, by osiągnąć zamierzony efekt. Błędne zaadresowanie listu motywacyjnego lub proste, uniwersalne powitanie jest zdepersonalizowane i czasami może zaszkodzić Twoim szansom.

Jak znaleźć informację o odbiorcy listu motywacyjnego?

Do rzeczy. Skąd dowiedzieć się o tym, kto prawdopodobnie przeczyta nasz list? Mamy na to kilka sposobów:

• Ogłoszenie o pracę: często zdarza się, że firmy już w samym ogłoszeniu podają dane adresata. Wtedy nasze zadanie staje się banalnie proste. W pierwszej kolejności postaraj się odszukać tych informacji w opisie, sekcji z danymi kontaktowymi lub instrukcji dotyczącej przesyłania zgłoszeń.
• Własne dochodzenie: czasami jednak w poszukiwaniu istotnych informacji trzeba pobawić się w detektywa. Wejdź na stronę firmy, np. do sekcji „O nas”, „Kariera” lub „Zespół”. Prócz tego, możesz też przeszukać profil firmowy na LinkedIn i odszukać osobę pracującą na stanowisku „HR Manager”, „Specjalista ds. rekrutacji” itp.
• Bezpośredni kontakt: gdy wszystkie inne metody zawiodą, zawsze możesz skontaktować się z firmą bezpośrednio za pomocą telefonu lub maila. Przykładowa treść wiadomości z takim zapytaniem: „Dzień dobry, planuję aplikować na stanowisko X w Państwa firmie. Chcę jednak prawidłowo zaadresować list motywacyjny i interesuje mnie, kto jest odpowiedzialny za zarządzanie tą rekrutacją. Będę bardzo wdzięczny/-a za przekazanie imienia, nazwiska i nazwy stanowiska tej osoby”.

Adresowanie listu motywacyjnego do znanego odbiorcy

Na początek przyjmijmy, że Twoje poszukiwania były owocne i wiesz z dużą dozą prawdopodobieństwa, kto będzie czytał Twój list motywacyjny. Jak prawidłowo zaadresować list motywacyjny w takim przypadku?

Wszystko zależy od tego, dokąd go wysyłasz. Zazwyczaj list motywacyjny możesz zacząć od prostej formuły; wystarczy napisać „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie” i dodać imię adresata. Te rozwiązania są nieofensywne, wyrażają szacunek i nikt nie zdziwi się, czytając taki zwrot na początku przykładowego listu motywacyjnego.

Jeśli chodzi zaś o formatowanie, tu podstawą będzie prawidłowo przystosowany wzór listu motywacyjnego – wiele przykładów znajdziesz na Jobseeker. Gdy już wybierzesz swój szablon, w lewym górnym rogu podaj najpierw własne dane kontaktowe, potem dzisiejszą datę, a następnie podaj dane adresata. Tu dodaj pełne imię i nazwisko odbiorcy oraz nazwę i adres firmy, ale nie poprzestawaj na tym. Jeśli możesz, dodaj też pełen tytuł zawodowy rekrutera. Wiadomo, każda organizacja rządzi się własnymi prawami. W jednym miejscu może to być „HR Specialist”, w innym „Kierownik ds. Rekrutacji”, ale najważniejsze jest, by ten tytuł tam się znalazł – po to przeprowadzaliśmy dochodzenie w poprzedniej sekcji.

Schody zaczynają się, gdy zaczniemy rozdrabniać się na szczegóły. Poniżej kilka specjalnych przypadków.

Adresowanie listu motywacyjnego do uniwersytetu lub szkoły wyższej

W takim przypadku koniecznie zadbaj o to, by nie tylko uwzględnić imię i nazwisko swojego odbiorcy, ale także jego lub jej tytuł naukowy. Wykładowcy akademiccy i osoby ogólnie związane z światem nauki potrafią być mocno wyczulone na punkcie swoich osiągnięć i domagać się szacunku i uznania, na które ciężko pracowali.

Adresowanie listu motywacyjnego do instytucji publicznej

Do kogo adresować list motywacyjny w urzędzie? Tutaj konieczne przestrzeganie ściśle określonych norm formalnych. Oczywiście, w nagłówku oprócz imienia i nazwiska tej osoby musi znaleźć się pełna nazwa instytucji. Tu także umieścić pełny tytuł zawodowy lub stanowisko, np. „Dyrektor ds. Kadr” lub „Kierownik Działu Rekrutacji”. Dbałość o formalny język i precyzyjne dane świadczy o Twoim szacunku dla hierarchii oraz regulaminów obowiązujących w instytucji, co może pozytywnie wpłynąć na odbiór Twojej aplikacji.

List motywacyjny – do kogo adresować, jeśli nie wiesz, kto go przeczyta?

Nie udało Ci się znaleźć rzetelnej i jednoznacznej informacji o tym, kto decyduje o rekrutacji? Nic nie szkodzi. O ile powyżej posiłkowaliśmy się zwrotem „Szanowna Pani” i „Szanowny Panie”, o tyle tutaj z pomocą przychodzą nam „Szanowni Państwo”. To neutralny i prosty sposób na zaadresowanie listu motywacyjnego – nic dodać, nic ująć.

Czego unikać? Na pewno nie zaczynaj swojego listu od zwrotów typu „Witam”, „Cześć” czy nawet „Dzień dobry”. Znowu – w liście motywacyjnym chodzi przede wszystkim o profesjonalizm, a te wyrażenia niestety są go pozbawione (1) i nie powinno się ich używać w tym kontekście.

Niemniej jednak, trzeba podkreślić jedno: zdobycie pełnych danych kontaktowych Twojego adresata znacznie ułatwi Ci życie. Najzwyczajniej w świecie rozpoczęcie listu motywacyjnego będzie o wiele prostsze, nie będzie trzeba polegać na niepewnych, nadmiernie ogólnych stwierdzeniach, a do tego udowodnisz, że zależy Ci na tej pracy na tyle, by wykazać się zdrową dawką inicjatywy.

Do kogo adresować list motywacyjny – najczęstsze błędy

W tym momencie powinno już być jasne, że adresowanie listu motywacyjnego to nie tylko zwykła formalność, ale istotny element budowania pierwszego wrażenia. Nawet drobne niedociągnięcia mogą negatywnie wpłynąć na odbiór Twojej aplikacji. Oto najczęstsze błędy, na które warto zwrócić uwagę:

Błędy ortograficzne w imionach i nazwiskach

Błędna pisownia w liście motywacyjnym sama w sobie potrafi poskutkować odrzuceniem Twojej kandydatury, nawet gdy Twój życiorys jest idealny, wzór CV przepiękny a całość – perfekcyjna. A jeśli popełnisz literówkę w czyimś imieniu lub nazwisku? Bój się Boga. Wtedy Twoje szasne spadają do zera w ułamek sekundy. Sprawdź pisownię dziesięć razy, zanim wyślesz swój list.

Niewłaściwy tytuł

Oczywiście początek „Szanowna Pani” w przypadku kobiety i „Szanowny Panie” w przypadku mężczyzny jest w porządku – to już tłumaczyliśmy. Jednak jeśli wysyłasz list motywacyjny do miejsca, gdzie liczy się też czyjś stopień lub tytuł naukowy i pomylisz się w tym zakresie, może to zostać odebrane jako brak profesjonalizmu.

Niewłaściwa forma grzecznościowa

To również wymaga powtórzenia. „Witam” i „Dzień dobry” to nie są odpowiednie sposoby na rozpoczęcie listu. Jeśli nie znasz odbiorcy, jedyną akceptowalną formą jest „Szanowni Państwo”.

W przypadku listów motywacyjnych sprawy nabierają poważniejszego obrotu. Sam kontekst, czyli ubieganie się o pracę, nadaje tej formie komunikacji powagi i nakłada na obie strony obowiązek zachowania całkowicie profesjonalnego podejścia.

Końcowe wskazówki odnośnie nadawania listu motywacyjnego w Polsce

Aby Twój list naprawdę błyszczał i lśnił, wykorzystaj jeszcze tę garść praktycznych porad:

Dopasuj poziom formalności do organizacji

Nie każda organizacja ma takie same oczekiwania dotyczące tonu listu motywacyjnego. W tradycyjnych środowiskach korporacyjnych, w urzędach czy instytucjach publicznych, obowiązuje formalność – standardowe zwroty grzecznościowe, stosowanie pełnego imienia i nazwiska oraz tytułów zawodowych to norma. Natomiast w startupach czy nowoczesnych firmach technologicznych dopuszczalny może być nieco luźniejszy ton, choć nadal trzeba zachować profesjonalizm.

Zwróć uwagę na specyfikę branży

W niektórych sektorach sposób adresowania może się różnić. W administracji publicznej, instytucjach rządowych czy hierarchicznych, dużych korporacjach kluczowe jest stosowanie oficjalnego języka, np. „Szanowna Pani Dyrektor” czy „Szanowny Panie Naczelniku”. W branżach kreatywnych możesz stawiać na więcej personalizacji i subtelnej swobody, zwłaszcza jeśli pozwala na to kultura firmy.

Sprawdź poprawność przed wysłaniem

Zanim poślesz swój list do rąk odbiorcy, przeczytaj go od deski do deski, najlepiej kilka razy i na głos. Wyłapiesz w ten sposób ewentualne niedociągnięcia czy fragmenty, które po prostu brzmią niezręcznie. W tym celu pomocne mogą okazać się narzędzia do sprawdzania pisowni, np. te dostępne w programie Microsoft Word. Ponadto zawsze możesz poprosić kogoś bliskiego o pomoc – co dwie pary oczu, to nie jedna.

Do kogo adresować list motywacyjny?

To pytanie zadaje sobie wielu aspirujących kandydatów, zwłaszcza w przypadkach, gdy imię i nazwisko adresata nie jest znane. Zadanie sobie tego dodatkowego trudu i zdobycie tej informacji zdecydowanie się opłaca, ponieważ to spersonalizowane listy motywacyjne najczęściej wygrywają wyścig o posadę.

Dlatego, gdy stajesz przed tym trudnym zadaniem, z naszej strony mówimy zdecydowane „próbuj!”. Zadzwoń do firmy, napisz do niej lub skontaktuj się z rekruterem poprzez LinkedIn by dopytać, kto nadzoruje cały proces rekrutacyjny. W liście motywacyjnym liczy się każdy szczegół bez wyjątku. Nawet coś tak niepozornego jak powitanie może wpłynąć na Twoje szanse zdobycia pracy.

Chcesz wznieść się na wyżyny swoich rekrutacyjnych możliwości? Na Jobseeker znajdziesz mnóstwo wiedzy na temat tego, jak tworzyć dokumenty aplikacyjne, które pozwolą Ci się wyróżnić i bez problemu zdobyć pracę. Nasze artykuły tworzone są przez doświadczony zespół specjalistów, którzy świat HR znają od podszewki!

Źródła:

(1) Poradnia Języka Polskiego: Witam!