List motywacyjny (szablon word): jak go napisać?

Czy warto tworzyć list motywacyjny w MS Word?

MS Word to program, który znasz prawdopodobnie od zarania dziejów. Dla znacznej większości społeczeństwa obeznanego z obsługą komputera jest to pierwszy edytor tekstowy, z którym mają do czynienia. Sam ten fakt w pewnym sensie dość mocno przemawia za korzyściami płynącymi z jego stosowania – znajomość programu ułatwia jego obsługę i pełne wykorzystywanie zaawansowanych funkcji, a co z kolei prowadzi do estetyczniejszego listu motywacyjnego i większych szans na powodzenie w rekrutacji.

Ale to nie wszystkie zalety starego, dobrego Worda. Trzeba mu jeszcze przyznać, że:

• Funkcjonuje on jako standard w wielu firmach, umacniając jego pozycję.
• Większość z nas ma dostęp do pakietu MS Office za darmo.
• Jeśli chodzi o same listy motywacyjne, szablony Word są czytelne i przyjazne dla programów ATS.
• Choć głównym formatem roboczym jest format .doc, Word potrafi również zapisywać pliki w znacznie lepszym i mniej podatnym na błędy odczytu formacie PDF.

Oczywiście, każdy kij ma dwa końce, więc zdejmujemy na chwilę różowe okulary i przechodzimy do krytyki.

Po pierwsze, lista kreatywnych opcji w Wordzie pozostaje dość ograniczona. Jeśli tworzysz kreatywne CV i chcesz je uzupełnić równie twórczym listem motywacyjnym, istnieje szansa, że przejedziesz się na tym, co program ten może Ci zaoferować.

Dalej, Word wielu osobom znany jest głównie z tego, że potrafi się wykrzaczyć i to naprawdę nieźle. Potem omówimy jeszcze najpoważniejsze przypadki, gdyż jest to kluczowe i trzeba o tym pamiętać.

Jeśli zatem decydujesz się na korzystanie z Worda do stworzenia przykładowego listu motywacyjnego, musisz wiedzieć, jak radzić sobie z jego najwredniejszymi wadami oraz znać najlepsze praktyki. O tym już za chwilę.

Jak korzystać z szablonów listów motywacyjnych w Microsoft Word

Zaraz po otwarciu Worda Twoim oczom ukaże się niemal nieskończona lista przeróżnych szablonów. Ich liczba jest wręcz obłędna, co jest oczywiście kolejnym atutem programu. Sama liczba dostępnych opcji jest dość pokaźna.

Tak czy inaczej, by faktycznie stworzyć wartościowy list motywacyjny z pomocą szablonów Word, musisz zabrać się do tego z głową. Poniżej przedstawiamy kluczowe kroki.

Wybierz format/szablon listu motywacyjnego

Po otwarciu programu wystarczy kliknąć z prawej strony na „Więcej szablonów” i wpisać „list motywacyjny” w polu wyszukiwania. Twoim oczom ukaże się nienaganna kolekcja wszelkiej maści wzorów listów motywacyjnych, ale tutaj uwaga na pułapki. Nawet jeśli wpiszesz hasło „list motywacyjny”, wśród dostępnych pozycji wyświetli się mnóstwo wzorów CV do stworzenia w Wordzie.

Co za tym idzie, nie wszystkie opcje będą odpowiednie, to staje się oczywiste już na pierwszy rzut wprawionego oka. Niektóre z nich ogranicza również sam Microsoft, wskazując, że dany szablon przeznaczony jest np. dla „kierownika hotelarstwa”. Lepiej unikać takich przypadków, no chyba że taki szablon pasuje do Twojej branży.

Najlepiej wybrać taki szablon, który jest schludny i profesjonalny, a nie krzykliwy. Ponadto upewnij się, że jest on wizualnie spójny z wybranym przez Ciebie wzorem CV. Choć to drobny detal, rekruterzy zwracają na to uwagę.

Stwórz nagłówek

Po dokonaniu selekcji pora przejść do pracy. Nagłówek listu motywacyjnego to pierwszy element dokumentu i to właśnie nim należy zająć się na samym początku. Upewnij się, że zawiera on co następuje:

• Twoje dane osobowe: zamieść swoje imię i nazwisko, tytuł zawodowy, numer telefonu i adres e-mail.
• Data: gwoli formalności wpisz dzień napisania listu.
• Dane adresata: podaj także dane osoby, do której piszesz swój list. Wymień imię i nazwisko, stanowisko w firmie, nazwę firmy wraz z jej adresem.

Napisz rozwinięcie listu

Przede wszystkim skup się na stworzeniu listu dopasowanego do oferty pracy. Musisz pokazać, że wymagania pracodawcy znacząco pokrywają się z tym, co już potrafisz i z czym masz doświadczenie. Nie zapomnij również o kluczowych umiejętnościach oraz o tym, by wyrazić swój entuzjazm wobec tej pracy.

Eksperci z HAYS Poland zaznaczają, że list motywacyjny to wciąż istotne narzędzie w arsenale osób poszukujących pracy (1), wbrew powszechnie panującym przekonaniom. Trzeba się tutaj z nimi zgodzić – choć to zaledwie jedna strona A4, to daje Ci ona szansę na przekonanie rekrutera do swojej osoby i to w znacznie wyższym stopniu niż samo CV.

Zakończ stosownym pożegnaniem

Na koniec pamiętaj, by podziękować rekruterowi za czas i pożegnać go z należytym szacunkiem. Możesz w tym celu, nomen omen, wykorzystać wyrażenie „Z wyrazami szacunku”, ale zwykłe „Z poważaniem” również wystarczy. Na pewno zrezygnuj z mniej formalnych pożegnań – będą nie na miejscu.

A jak stworzyć list motywacyjny w Wordzie bez korzystania z szablonu?

Oczywiście nikt nie każe Ci zawsze korzystać z szablonów w Wordzie. Może być i tak, że żaden z nich nie przypadnie Ci szczególnie do gustu, a poszukiwania innych szablonów Word w Internecie w celu poszerzenia dostępnego katalogu też spełzną na niczym. Wtedy nie pozostaje nic innego jak zakasać rękawy i napisać list w Wordzie samodzielnie. Poniżej opisujemy, jak to zrobić.

Dostosuj rozmiar czcionki

Wybory dotyczące czcionki mają, rzecz jasna, ogromny wpływ na efekt końcowy Twojego listu motywacyjnego. Przede wszystkim pamiętaj o kilku podstawowych kwestiach.

Pierwsza rzecz: ustaw czcionkę tekstu we wstępie, rozwinięciu i zakończeniu na 11 lub 12. Tyle absolutnie wystarczy.

Druga rzecz: aby wyróżnić swoje imię i nazwisko, zapisz zwiększ nieco czcionkę. Rozmiar około 18 pkt powinien być odpowiedni.

Na koniec, również w ramach wyróżnienia i dodania wizualnej różnorodności, nagłówki zawierające Twoje dane osobowe i dane osobowe adresata także podbij o kilka punktów. W ten sposób stworzysz kompozycję, która już na pierwszy rzut oka sprawia wrażenie poukładanej i przemyślanej.

Wybierz krój i kolorystykę

Gdy już ustalisz odpowiednie rozmiary czcionki, pora przyjrzeć się jej krojowi oraz kolorystyce dokumentu. Najlepiej będzie postawić na klasyczne, proste i czytelne fonty. Tekst musi być przyjazny dla oka, nie stanowić wyzwanie. Z kolei nieodpowiedni dobór czcionki podważa Twój profesjonalizm. Kilka godnych polecenia wyborów to:

• Garamond
• Calibri
• Arial
• Times New Roman
• Poppins
• Verdana

W kwestii kolorystyki, po pierwsze, jedyne akceptowalne kolory czcionki to czarny lub szary, ewentualnie biały, jeśli Twój szablon listu motywacyjnego Word ma tło tworzące odpowiedni kontrast z bielą, ale nie z czernią. Innych kolorów używaj z rozwagą, nawet w przypadku drobnych akcentów. Lepiej stworzyć zbyt prosty list motywacyjny niż taki, który wykorzystuje wszystkie barwy tęczy.

Wykorzystaj wbudowane sprawdzanie pisowni

Niewątpliwą zaletą programu Microsoft Word i korzystania z niego do tworzenia listu motywacyjnego jest funkcja sprawdzania pisowni i gramatyki. Dzięki niej szybko wyłapiesz wszelkie błędy, które wkradną się do Twojego dokumentu. Koniecznie pamiętaj, by użyć tej funkcji – nawet drobne literówki mogą w kilka sekund zepsuć bardzo dobre wrażenie, a poważniejsze gafy, takie jak błędy ortograficzne, doszczętnie je zrujnować.

Postaw na prostotę

Przy tworzeniu listu motywacyjnego w Wordzie unikaj nadmiernych ozdobników i skomplikowanych układów graficznych. Niech Twój list i Twoje kwalifikacje bronią się same. Dokument powinien być przejrzysty i łatwy do przeczytania. Do tego nie przesadzaj też z nadmiernym stosowaniem stylów formatowania – wystarczy pogrubić nagłówki i gdzieniegdzie dodać kursywę w tych fragmentach, które chcesz subtelnie wyróżnić.

Uważaj na spacje i linie

Nie zapomnij o odpowiednich odstępach między akapitami i liniami. Interlinię ustaw na 1,15 lub 1,5, a także zachowaj 2,5-centymetrowe marginesy z każdej strony. Dzięki temu list będzie wyglądał schludnie i nie sprawi wrażenia „zbitego” lub przeładowanego treścią.

Zapisuj postępy regularnie

Word, jak zapewne wiesz, ma czasem swoje humory. Nie ma nic gorszego niż musieć zaczynać od nowa po spędzeniu godziny lub dwóch na tworzenie perfekcyjnie wyrzeźbionego listu motywacyjnego. Pamiętaj, aby regularnie zapisywać swój dokument – najlepiej co kilka minut. Możesz także skorzystać z funkcji automatycznego zapisywania w OneDrive, by mieć dostęp do kopii zapasowej w chmurze.

Przede wszystkim skup się na stworzeniu listu dopasowanego do oferty pracy. Musisz pokazać, że wymagania pracodawcy znacząco pokrywają się z tym, co już potrafisz i z czym masz doświadczenie.

Szablon Word i list motywacyjny – jak brzmi werdykt?

Czy warto pisać list motywacyjny w oparciu o szablon Word? Zasadniczo nic nie stoi na przeszkodzie. Niegdyś Word był domyślnym wyborem dla wielu osób ze względu na wachlarz prostych, lecz przydatnych rozwiązań, jakie oferuje w połączeniu z faktem, że większość z nas po prostu ma z nim dużo doświadczenia.

Dziś jednak nie uchodzi on za najlepsze rozwiązanie, głównie dlatego, że na rynku dostępne jest dużo więcej lepszych, wygodniejszych lub bardziej rozbudowanych narzędzi. Na przykład, za pomocą kreatora listów motywacyjnych Jobseeker w kilka minut przejdziesz od wybierania szablonu do tworzenia przekonującego listu. Dzięki sugestiom AI podkreślisz najistotniejsze osiągnięcia i stworzysz pismo, dzięki któremu rekruter będzie chciał z Tobą porozmawiać. Wypróbuj nasz kreator już dziś, a w wolnej chwili sprawdź także nasze przykłady CV – w końcu ten dokument idzie w parze z silnym listem motywacyjnym.

Źródła:

(1) HAYS Poland: Pisanie listu motywacyjnego.