Παράδειγμα βιογραφικού γραμματέα

Θέσεις γραμματειακής υποστήριξης διαθέτουν όλων των ειδών οι εταιρείες. Ως γραμματέας μπορείτε να απασχοληθείτε στην υποδοχή μιας αντιπροσωπείας αυτοκινήτων ή μίας σχολής χορού, στο εμπορικό τμήμα μίας εφημερίδας ή στο τμήμα HR μίας πολυεθνικής, στο ιατρείο ενός/μίας γιατρού ή ως personal assistant ενός οικονομικού διευθυντή. Φυσικά, αυτά είναι ελάχιστα παραδείγματα, που σκοπό έχουν να δείξουν απλώς το εύρος των ευκαιριών που υπάρχουν για να δουλέψει κάποιος ως γραμματέας.

Ανάλογα με το είδος της επιχείρησης, οι αρμοδιότητες της θέσης μπορεί να διαφοροποιούνται. Για παράδειγμα, ως γραμματέας σε πολυεθνική, πιθανώς θα αναλάβετε τις ταξιδιωτικές κρατήσεις των managers, κάτι που δεν θα χρειαστεί να κάνετε αν δουλεύετε στην υποδοχή ενός συνεργείου αυτοκινήτων.

Πέρα από τις επιμέρους διαφοροποιήσεις, πάντως, οι γραμματείς συνήθως αναλαμβάνουν τη διεκπεραίωση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, την αρχειοθέτη εγγράφων και την οργάνωση βάσεων δεδομένων, τη διαχείριση του τηλεφωνικού κέντρου, την υποδοχή πελατών, τη σύνταξη επαγγελματικών επιστολών και τον συντονισμό των επαφών μεταξύ του προσωπικού και εξωτερικών συνεργατών ή επισκεπτών.

Αν, λοιπόν, αναρωτιέστε πώς πρέπει να φτιάξετε το βιογραφικό σας για να διεκδικήσετε με αξιώσεις μία θέση γραμματειακής υποστήριξης, απλώς συνεχίστε να διαβάζετε!

Κύριες ενότητες βιογραφικού για γραμματειακή υποστήριξη

Aν έχετε επαγγελματική εμπειρία, επιλέξτε τη σύνταξη του βιογραφικού σας με αντίστροφη χρονολογική σειρά, δίνοντας έμφαση στο πώς η μέχρι τώρα πορεία σας σάς έχει δώσει τα κατάλληλα εφόδια για να διεκδικήσετε τη θέση. Από την άλλη, αν τώρα ξεκινάτε την καριέρα σας, προτιμήστε το χρονολογικό βιογραφικό, που εστιάζει στην εκπαίδευση και εκμεταλλευτείτε αυτήν για να αναδείξετε τις γνώσεις και τα ταλέντα σας.

Δεδομένου, πάντως, ότι πρόκειται για μία επαγγελματική θέση που εξαρτάται πολύ από τις δεξιότητες του κατόχου της, ελλείψει εμπειρίας θα μπορούσατε να δοκιμάσετε και το λειτουργικό βιογραφικό, που προβάλλει, ακριβώς, τις δεξιότητές σας.

Εμείς εδώ θα εστιάσουμε στη λογική του αντίστροφου χρονολογικού βιογραφικού, που είναι και η πιο ενδεδειγμένη.

Προσωπικά στοιχεία

Θα ξεκινήσετε με αυτά, καταγράφοντας οπωσδήποτε τον τόπο διαμονής, το τηλέφωνο και το e-mail σας. Αν αιτείστε για θέση σε μεγάλη εταιρεία, καλό είναι να έχετε ένα ενημερωμένο προφίλ στο LinkedIn και να το προσθέσετε και αυτό στα προσωπικά στοιχεία σας.

Προφίλ

Σε αυτή τη μικρή παράγραφο θα φροντίσετε να πουλήσετε τον εαυτό σας με τον καλύτερο τρόπο. Εδώ θα συνοψίσετε τα πιο δυνατά σας στοιχεία, γραπώνοντας την προσοχή του/της recruiter.

Έχετε οργανωτικές και επικοινωνιακές ικανότητες - πολύτιμες και οι δύο για έναν/μία γραμματέα; Έχετε ήδη βάλει σε τάξη το χάος μιας άλλης επιχείρησης και αναζητάτε τη νέα σας πρόκληση; Εισηγηθήκατε τη χρήση κάποιου προγράμματος διαχείρισης χρόνου που βελτίωσε την παραγωγικότητα του γραφείου; Έχετε πολύχρονη εμπειρία στη γραμματειακή υποστήριξη; Τέτοιου είδους στοιχεία χρειάζεται να προβάλετε στις 50-70 λέξεις του προφίλ σας.

Προφίλ

Διαθέτω μία έμφυτη ικανότητα στην οργάνωση και στη διαχείριση κρίσεων, δεξιότητες τις οποίες καλλιέργησα περαιτέρω κατά την 5ετή μου θητεία σε θέσεις γραμματειακής υποστήριξης. Χάρη στην οξεία αντίληψή μου, καταφέρνω να επιλύω προβλήματα που παρουσιάζονται, κρατώντας τον πελάτη ευχαριστημένο και βελτιώνοντας τη φήμη της επιχείρησης, όπως τεκμηριώνεται από την αύξηση κατά 30% στις θετικές κριτικές που έλαβε η τελευταία εταιρεία όπου εργάστηκα, με ιδιαίτερη μνεία στην εξυπηρέτηση από τη γραμματεία.

Επαγγελματική εμπειρία

Καταγράψτε κάθε θέση που κατείχατε, ξεκινώντας από την πιο πρόσφατη και σημειώνοντας τον τίτλο σας, την εταιρεία, τον τόπο και τον χρόνο. Κάτω από κάθε θέση, τονίστε με συνοπτικές προτάσεις όχι τόσο ποια ήταν ακριβώς τα καθήκοντά σας, αλλά πώς βελτιώσατε τη λειτουργία ή την εικόνα της εταιρείας κατά την εκτέλεσή τους.

Μήπως, χάρη στην επιμελή ανανέωση και παρακολούθηση της βάσης δεδομένων σας, διαπιστώσατε την τάση αργοπορημένων πληρωμών από συγκεκριμένους πελάτες, οδηγώντας τη διοίκηση στη λήψη καίριων αποφάσεων; Κάνατε έρευνα αγοράς και βρήκατε καλύτερη προσφορά για την προμήθεια αναλώσιμων γραφείου; Συνέβαλε η ευγένειά σας και η συνέπειά σας στην επικοινωνία με τους ασθενείς στο να λάβει καλύτερες κριτικές ο/η γιατρός-πρώην εργοδότης σας στο διαδίκτυο;

Το καλό είναι ότι ακόμα και αν οι προηγούμενες θέσεις σας δεν ήταν σε γραμματεία, μπορείτε να βρείτε κάτι που αξίζει να προβάλετε στην επαγγελματική εμπειρία σας για να διεκδικήσετε μιας θέσης γραμματειακής υποστήριξης. Π.χ., αν εργαζόσασταν προηγουμένως ως σερβιτόρος/α, μπορείτε να τονίσετε την εμπειρία σας στην εξυπηρέτηση πελατών και στην οργάνωση των πρώτων υλών του καταστήματος.

Επαγγελματική εμπειρία

Σεπ 2018-Οκτ 2021 Γραμματέας, Αντιπροσωπεία Αυτοκινήτων Αuto Κουρτάκης, Θεσσαλονίκη

• Παρείχα διοικητική υποστήριξη τόσο στο τμήμα πωλήσεων της αντιπροσωπείας όσο και σε εκείνο του service
• Διαχειριζόμουν τις αγωνίες των πελατών με ευγένεια και ενσυναίσθηση, προσφέροντας συνεπή ενημέρωση
• Συνέβαλα στην αύξηση των θετικών κριτικών της εταιρείας κατά 30% από τη στιγμή που ανέλαβα τη θέση

Νοε 2016-Ιουλ 2018 Υπεύθυνη Υποδοχής, Σχολή Χορού Salsa Lovers, Θεσσαλονίκη

• Βελτίωσα το σύστημα παρακολούθησης εγγραφών και ανανεώσεων, έτσι ώστε να μην υπάρχει καθυστέρηση στην καταβολή των συνδρομών
• Υποστήριζα τη διοργάνωση events & φεστιβάλ χορού εντός και εκτός Θεσσαλονίκης, αναλαμβάνοντας τις κρατήσεις. Τη δεύτερη χρονιά, μέσω της παρακίνησης των μαθητών, αύξησα τις κρατήσεις κατά 20%

Εκπαίδευση

Το επίπεδο εκπαίδευσης που απαιτείται για μια θέση γραμματέα δεν είναι κοινό σε όλες τις επιχειρήσεις. Κάποιες φορές αρκεί η ολοκλήρωση της δευτεροβάθμιας εκπαίδευσης. Δεν αποκλείεται, όμως, να δείτε και αγγελίες που ζητούν κάποιο πτυχίο σε τομείς όπως της διοίκησης επιχειρήσεων, της επικοινωνίας ή των δημοσίων σχέσεων.

Για γραμματεία εμπορικού τμήματος μπορεί να εκτιμάται ένα πτυχίο marketing, για υποδοχή ιατρείου να είναι επιθυμητές οι γνώσεις νοσηλευτικής, για τον/την personal assistant του CEO μιας ναυτιλιακής να ζητείται άτομο που έχει background στα ναυτιλιακά κ.ο.κ. Ουσιαστικά, θα σας κατευθύνει η αγγελία για το αν ανταποκρίνεστε στις απαιτούμενες προϋποθέσεις, ώστε να υποβάλετε την αίτησή σας.

Ως προς το πώς θα καταγράψετε το επίπεδο εκπαίδευσής σας, αναφέρετε το όποιο πτυχίο σας (τίτλο πτυχίου, ίδρυμα, τόπο και χρόνο) και, αν θέλετε, γράψτε και το λύκειο απ’ όπου αποφοιτήσατε, καθώς και τη χρονιά. Αν είστε απόφοιτος/η λυκείου και δεν συνεχίσατε σε περαιτέρω σπουδές, η αναγραφή του δεν είναι απλώς προαιρετική, αλλά απαραίτητη!

Εκπαίδευση

Σεπ 2012-Ιουν 2016 Bachelor of Arts in Communication, SUNY Empire State College, Αθήνα

Δεξιότητες

Οι ενότητες των τεχνικών και των κοινωνικών δεξιοτήτων είναι, ίσως, οι πιο σημαντικές στο βιογραφικό ενός/μίας γραμματέα, γιατί αυτές είναι ικανές να σας χαρίσουν τη θέση ακόμα και αν δεν έχετε εξειδικευμένη εμπειρία στον χώρο.

Και πάλι θα πρέπει να μελετήσετε καλά την αγγελίας εργασίας, για να δείτε ποιες δεξιότητες προκρίνονται ως πιο σημαντικές για τη συγκεκριμένη θέση, ώστε, αν τις διαθέτετε, να τις συμπεριλάβετε στο βιογραφικό σας. Συμπληρωματικά, μπορείτε να επιλέξετε και από τις κάτωθι λίστες που περιλαμβάνουν κάποιες από τις πιο δημοφιλείς δεξιότητες για άτομα που απασχολούνται σε θέσεις γραμματειακής υποστήριξης.

Τεχνικές δεξιότητες

• Πολύ καλή γνώση Microsoft Office
• Γνώση λογισμικού ERP
• Ικανότητα διαχείρισης βάσεων δεδομένων
• Ικανότητα σύνταξης επαγγελματικών επιστολών
• Οργανωτικότητα
• Πολύ καλή διαχείριση του χρόνου
• Αποτελεσματική ιεράρχηση προτεραιοτήτων
• Επιδεξιότητα στο multitasking
• Προσοχή στη λεπτομέρεια

Κοινωνικές δεξιότητες

• Άριστες επικοινωνιακές ικανότητες
• Συναισθηματική νοημοσύνη
• Διαπραγματευτική δεινότητα
• Δυναμική προσωπικότητα
• Ευχέρεια λόγου
• Ευελιξία και προσαρμοστικότητα
• Οξεία αντίληψη
• Αποφασιστικότητα
• Αξιοπιστία και εχεμύθεια
• Συνέπεια και υπευθυνότητα

Μην αμελήσετε, επίσης, να καταγράψετε τη γνώση ξένων γλωσσών. Ειδικά τα αγγλικά κρίνονται στις περισσότερες περιπτώσεις απαραίτητα.

Χόμπι και ενδιαφέροντα

Αν και δεν συγκαταλέγεται στις απαραίτητες ενότητες ενός βιογραφικού, το να σημειώσετε στο τέλος τα χόμπι σας θα του δώσει μία πιο «ανθρώπινη» νότα. Προσοχή, όμως, το σημαντικό είναι αυτά τα χόμπι να ενισχύουν την εικόνα σας ως επαγγελματία, δημιουργώντας συνειρμούς για επιθυμητές δεξιότητες.

Για παράδειγμα, η ενασχόληση με τα παζλ δείχνει άτομο με επιμονή και προσοχή στη λεπτομέρεια, η συμμετοχή σε ομάδα παραδοσιακών χορών «συνδέεται» με τον συντονισμό και την ικανότητα αποτελεσματικής λειτουργίας εντός ομάδας, ενώ η συγγραφή μικρών διηγημάτων σχετίζεται με την ευχέρεια έκφρασης στον γραπτό λόγο.

Μορφοποίηση βιογραφικού γραμματέα

Το σίγουρο είναι ότι θα πρέπει να επιδείξετε προσοχή στη λεπτομέρεια κατά τη σύνταξη και μορφοποίηση του βιογραφικού σας, φροντίζοντας να μην υποπέσετε σε κάποιο από τα 10 πιο κοινά λάθη.

Έκταση

Το να κρατήσετε το βιογραφικό σας σύντομο, αλλά περιεκτικό, θα δώσει μια πολύ καλή πρώτη εικόνα για την ικανότητά σας να οργανώνετε τον χώρο και την πληροφορία. Μία σελίδα είναι επαρκής έκταση για άτομα χωρίς εμπειρία. Για τους πεπειραμένους ενδείκνυνται οι δύο.

Φωτογραφία

Για επαγγέλματα που περιλαμβάνουν εξυπηρέτηση πελατών, όπως είναι αυτό του/της γραμματέα, μπορεί η φωτογραφία να μην είναι υποχρεωτική στο βιογραφικό, είναι όμως επιθυμητή. Επιλέξτε ένα ορθώς φωτισμένο πορτρέτο σας, που να αποπνέει επαγγελματισμό, αλλά και να προβάλλει το χαμόγελό σας.

Γραμματοσειρά

Ξεχάστε τις καλλιγραφικές και τις διακοσμητικές γραμματοσειρές, που υπάρχει περίπτωση να μην τις διαβάζουν τα συστήματα ATS, και επιλέξτε είτε μία κομψή serif, όπως η Times New Roman και η Georgia, είτε μία δυναμική sans serif, όπως η Arial και η Verdana. Οι 9-12 στιγμές ενδείκνυνται για το μέγεθος των γραμμάτων στις επιμέρους πληροφορίες, οι 3-4 παραπάνω για τους τίτλους των ενοτήτων. Ένα καλό διάστιχο είναι αυτό των 1,15 στιγμών.

Χρώμα

Το αν το βιογραφικό σας θα είναι κλασικό ή μοντέρνο εξαρτάται σε μεγάλο βαθμό από το πού το στέλνετε. Σε ένα δικηγορικό γραφείο ταιριάζει η πρώτη επιλογή, οπότε μείνετε στο μαύρο ή σε ένα σκούρο μπλε ή γκρι για τους τίτλους των ενοτήτων. Σε μια νεανική start-up, θα μπορούσατε να βάλετε κάποιο πιο ζωντανό χρώμα (ταιριαστό με την αισθητική της εταιρείας), αλλά και πάλι με μέτρο στη χρήση του.

Φτιάξτε τώρα βιογραφικό γραμματέα για να διεκδικήσετε την επόμενη θέση εργασίας σας!