Kuinka kirjoittaa työhakemus kun haet työpaikkaa yrityksen sisältä

Tällöin on tavallista, että avoinna olevat työpaikat julkaistaan ensin sisäisesti vaikka intranetissä tai muissa sisäisen viestinnän kanavissa, ja työpaikasta kiinnostuneet voivat ilmaista kiinnostuksensa työpaikkaa kohtaan. Useimmiten tämä tarkoittaa sitä, että työpaikkaa varten on kirjoitettava työhakemus ja mahdollisesti lähetettävä myös CV.

Korosta yrityksen liiketoiminnan ja kulttuurin tuntemusta

Yrityksillä on erilaisia käytäntöjä sen suhteen, julkaisevatko ne avoinna olevan työpaikan ulkoisissa kanavissa samaan aikaan kun sisäisissä kanavissa, mutta joka tapauksessa useimmiten on niin, että sekä sisäisten että ulkoisten hakijoiden on haettava avoinna olevaa tehtävää samalla tapaa. Tämä johtuu siitä, että työnantajat haluavat luonnollisesti palkata työhön pätevimmän henkilön, ja myös sisäisten hakijoiden on tärkeää vakuuttaa palkkaava esimies siitä, että heillä on oikea osaaminen, motivaatio ja henkilökohtaiset vahvuudet. Tämän lisäksi talon sisältä tulevilla hakijoilla on muutama selkeä etu, joita kannattaa painottaa työhakemuksessa: 

• Liiketoimintaympäristön tuntemus. Vaikka samaa paikkaa hakisi useita henkilöitä yrityksen kilpailijoilta, jotka tuntevat alan kilpailutilanteen ja ehkä tietävät jonkin verran jo itse yrityksestäkin, on sisäisillä hakijoilla aina kotikenttäetu sen johdosta, että he tuntevat yrityksen asiakkaat ja kuinka yritys palvelee asiakkaita tuotteiden ja palvelujen kautta. 
• Kulttuurin tuntemus. Yrityksen liiketoimintaympäristön lisäksi etenkin rekrytoijat painottavat hakijoiden soveltuvuutta yrityksen kulttuuriin, joka on viime vuosina noussut yhdeksi tärkeimmiksi satsausalueiksi monessa yrityksessä. Kulttuurin jo tunteva hakija voi rekrytoijan näkökulmasta olla monella tapaa varmempi hakija, sillä uuden roolin hakeminen saman yrityksen sisältä viestii siitä, että viihdyt yrityksen kulttuurissa. On tapauksia, joissa hiljattain palkattu henkilö vaihtaa työpaikkaa lyhyen ajan sisällä, sillä yrityksen kulttuuri ei tunnu omalta, joten myös tämän riskin mahdollisuus on pienempi sisäisen kandidaatin kohdalla. 
• Prosessien tuntemus. Jokaisella yrityksellä on valtava määrä erilaisia prosesseja, joiden tunteminen on suuri etu uudessa työpaikassa aloittaessa. Esimerkiksi viestintään käytetyt työkalut, henkilöstöhallinnon prosessit, loma- ja sairauslomarutiinit ja niin edelleen vaativat usein perehdytystä uusien työntekijöiden kohdalta. Sisäisen hakijan kohdalla nämä rutiinit ja prosessit ovat jo tuttuja. 
• Sitoutuneisuus. Tätä ei voi koskaan korostaa liikaa. Työnantajan näkökulmasta on aina positiivista, että työntekijä haluaa kehittää itseään saman organisaation sisällä sen sijaan, että hakisi uusia haasteita muualta. 
• Organisaation tuntemus. Kuukausien ja vuosien saatossa jokainen tutustuu muihin samassa organisaatiossa työskenteleviin, joko työtehtävien tai sosiaalisten aktiviteettien kautta. Tämä organisation tuntemus voi olla suurikin etu vaihtaessa roolia saman työpaikan sisällä. 

Korosta saavutuksiasi ja nykyisen roolisi merkitystä

Olitpa hakemassa saman yrityksen sisältä työpaikkaa, joka tarkoittaisi ylennystä tai toiseen samantasoiseen rooliin siirtymistä, on nykyisessä työtehtävässäsi takuulla asioita, joita kannattaa korostaa uutta työpaikkaa hakiessa. Esimerkiksi mikäli työskentelet vakuutusyhtiössä ja olet hakemassa työpaikkaa asiakasneuvojasta tietyn tyyppisten asiakkaiden asiakaspäälliköksi, voit korostaa tähän asiakastyyppiin sekä tuotteisiin liittyvää tuntemustasi. 

Hakemuksessa on hyvä kertoa oman roolisi tavoitteista ja henkilökohtaisista saavutuksista, sekä mahdollisista roolissa kasvamisesta, kuten uudet vastuualueet tai tehtävät. Kerro kuinka omassa tehtävässäsi kehittyminen on omalta osaltaan valmistanut sinua ottamaan urallasi askeleen eteenpäin. Työhakemuksessa kannattaa aina painottaa nykyisen roolin kontekstia koko organisaatiossa, eli esimerkiksi kertomalla että asiakaspalvelutyö on ollut näköalapaikka koko yrityksen asiakaskuntaan, tuotteisiin ja sisäisiin prosesseihin, tai että myyntityö on kehittänyt hyvän tuntemuksen yrityksen kaupallisista prosesseista ja tuotteista ja palveluista. Vaikkapa myynnin parissa työskennelleelle voi näin avautua mahdollisuuksia esimerkiksi tuotekehityksen parissa.  

Kun kerrot saavutuksistasi ja työsi tuloksista, muista linkittää ne yrityksen strategisiin tavoitteisiin. Kaikilla yrityksillä on tiettyjä tavoitteita, joiden täyttäminen liittyy lähestulkoon kaikkiin tehtäviin, esimerkiksi asiakastyytyväisyyden parantamiseen. Osoitat tällöin rekrytoinnista vastaavalle henkilölle, että olet ymmärtänyt yrityksen tavoitteet ja kuinka oma  roolisi liittyy näiden tavoitteiden saavuttamiseen. 

Monesti on niin, että yrityksen sisällä työpaikan vaihtamisen taustalla on jonkinlainen linkki nykyisen ja uuden työpaikan välillä. Kerro tästä linkistä ja korosta sitä hakemuksessasi, esimerkiksi mikäli olet hakeutumassa esimerkiksi markkinoinnin parista employer branding -tyyppiseen rooliin. Jälkimmäisessä on ehdoton etu siitä, että ymmärrät markkinoinnin prosesseja ja tehtäviä, joten painota saavutuksiasi ja osaamistasi asiakkaille ja yhteistyökumppaneille markkinoinnin parista. 

Työnantajat arvostavat myös sitoutuneisuutta, joten työhakemuksessa kannattaa painottaa syitä siihen, että haluat kehittyä urallasi nimenomaan kyseisen työnantajan palveluksessa. Mikäli pidät esimerkiksi yrityksen kulttuurista, korosta tätä ja anna esimerkki asioista, jotka yrityksen kulttuurissa ovat tärkeitä, esimerkiksi työntekijöiden työssään kehittymisen tukeminen tai sosiaalinen työyhteisö. 

Sisäinen rekrytointi on yleistä etenkin valtion työpaikoissa. Henkilökierroksi kutsuttu järjestelmä mahdollistaa esimerkiksi valtion virkasuhteessa oleville työntekijöille työskennellä kahden vuoden ajan toisessa valtion virastossa ilman, että virkaa on laitettava julkiseen hakuun. (1) Tämän järjestelmän etuna on osaamisen sisäinen liikkuvuus, jota valtio hyödyntää työnantajana myös organisaatiomuutosten yhteydessä.

Kerro kuinka osaamisesi ja kokemuksesi vastaa hakemasi työn vaatimuksia

Talon sisäistä työpaikkaa hakiessa pätee tietyssä määrin samat säännöt kuin hakiessa työpaikkaa mistä tahansa muualta, eli hakijan on tärkeää vakuuttaa hakemuksen lukija osaamista ja motivaatiosta. Tämän vuoksi sisäistä työpaikkaa hakiessa on tärkeää painottaa omaa osaamista työpaikkailmoitusta vasten. 

On tärkeää, että aloitat työhakemuksen kirjoittamisen lukemalla työpaikkahakemus huolella läpi ja tekemällä muistiinpanoja siitä, kuinka oma osaamisesi vastaa työpaikkailmoituksessa mainittuja vaatimuksia. Vaikka olisit ollut kyseisen yrityksen palveluksessa 10 vuotta, on osaaminen edelleen tärkeintä mitä voit työnantajalle tarjota, ja sitä on korostettava työhakemuksessa. Osaamisella tarkoitetaan esimerkiksi tiettyjen tietojärjestelmien hallintaa, ja sisäistä työpaikkaa hakiessa sinulla on todennäköisesti kotikenttäetu sen suhteen, että tiedät mitkä tietojärjestelmät ovat organisaatiossa tärkeitä osata. Joissakin tapauksissa työnantaja voi peräänkuuluttaa tietyn kielen osaamista, olipa kyseessä asiakaspalvelu, myyntityö tai muu työ. 

Useimmiten työntekijöillä on myös muuta arvokasta osaamista, joka lyö ulkoiset hakijat laudalta. On siis tärkeää, että osaat tunnistaa oman osaamisesi ja etenkin ne osaamisen osa-alueet, jotka liittyvät hakemaasi työpaikkaan. Tärkeintä on aina se, että työhakemuksesi vastaa työpaikkailmoituksessa mainittuja vaatimuksia. Osaamisen lisäksi kokemus on keskeisessä roolissa uutta työpaikkaa hakiessa. Työnantajat arvostavat sekä kokemusta tiettyjen työtehtävien parissa että kokemusta vaikkapa tietyntyyppisten asiakkaiden kanssa, ja tämän vuoksi tämän tyyppistä taustaa kannattaakin korostaa työhakemuksessa. Mikäli sinulla ei esimerkiksi ole kokemusta yritysasiakkaille myynnistä, mutta olet tutustunut kyseiseen asiakasryhmään asiakaspalvelutyön kautta, tätä kokemusta kannattaa korostaa hakemuksessa ja mainita, että tunnet tämän kokemuksen kautta yritysasiakkaiden yleisimmät tarpeet ja kysymykset.

On myös tavallista, että urasi tietyn yrityksen palveluksessa on alkanut opintojen aikana esimerkiksi osa-aikatyössä tai asiakaspalvelussa, ja haluat valmistuttuasi tai valmistumisen lähestyessä hakea kokoaikatyötä saman työnantajan palveluksessa, etenkin kun työnantajalla on avoinna koulutustasi vastaava tehtävä. Sinulla on tällöin etulyöntiasema ulkoisiin hakijoihin nähden, sillä tunnet jo organisaation ja yrityksen liiketoimintaympäristön, ja hakemuksessa kannattaakin korostaa näitä asioita. Koulutuksesi on tämän lisäksi plussaa, jota sinulla ei todennäköisesti ollut vielä osa-aikatyössä aloittaessasi, joten etenkin hakiessasi asiantuntijatehtävää koulutusta on tärkeää korostaa. 

Keskeisintä on se, että osaat kertoa työhakemuksessasi miksi juuri sinä olisit oikea henkilö hakemaasi tehtävään, miten oma taustasi vastaa vaatimuksia ja miksi olet kiinnostunut työskentelemään kyseisen työnantajan palveluksessa. 

"Vaikka työpaikan täyttämiseen käytettäisiin sisäistä rekrytointia, on rekrytointiprosessi usein saman tyyppinen kuin rekrytointi, jossa on mukana myös ulkoisia hakijoita, ja tämän vuoksi työtä on haettava hakemuksella."

Kerro kuinka verkostosi voi auttaa työn saannissa

Sen lisäksi, että tunnet jo työnantajan organisaation ja prosessit sekä mahdollisesti myös työtehtävät, työnhaussa auttaa usein myös olemassa oleva verkosto ja sisäiset suosittelijat. Näitä kannattaa hyödyntää hakiessasi työpaikkaa nykyisen työnantajasi palveluksesta. 

• Nykyisen verkoston hyödyntäminen tarkoittaa sitä, että tunnet organisaation rakenteen ja tiedät, keneen ottaa yhteyttä mikäli haluat keskustella tietystä aiheesta. Mikäli työskentelet kansainvälisessä yrityksessä, tämä voi tarkoittaa suhteita eri maissa työskenteleviin taloushallinnon kollegoihin, tai esimerkiksi tietyn osaston työntekijöihin. Nykyisenä työntekijänä sinulla on selkeä etu ulkoisiin hakijoihin nähden kun haet työpaikkaa joka edellyttää laajaa sisäisen verkoston rakentamista tai yhteydenpitoa moneen sisäiseen kontaktiin. 
• Suosittelijat on toinen tärkeä tekijä, joka voi auttaa sinua työnhaussa. Suosittelijat ovat henkilöitä, jotka voivat kertoa sinusta positiivisia asioita hakiessasi uutta työpaikkaa, olipa kyseessä sisäinen työpaikka tai työpaikka toisen työnantajan palveluksessa. Suosittelijaksi ei koskaan pitäisi nimittää henkilöä, joka ei tiedä että heidän odotetaan kertovan positiivisesti sinusta työntekijänä, työkaverina tai yhteistyökumppanina, joten kontaktoi mahdolliset kollegat ennen kuin mainitset heidän nimensä hakemuksessasi. Kun olet saanut suosittelijoilta suostumuksen heidän nimensä mainitsemiseen hakuprosessin yhteydessä, voit mainita heidät hakemuksessasi. Muista, että suosittelijana voi toimia nykyinen tai entinen esimies, kollega tai yhteistyökumppani. 
• Vahvin suosittelija on henkilö, joka työskentelee jo hakemassasi organisaation osassa eli vaikkapa osastolla tai tiimissä. Mikäli sinulla on kontakti, joka voisi suositella sinua hakemaasi työpaikkaan, mainitse tämä jo työhakemuksessasi. Mainitsemalla suosittelija annat heti alkuun positiivisen ensivaikutelman ja luot uskoa siihen, että menestyisit uudessa työssä. 

Kerro uratoiveistasi ja -kehityksestä

Työnantajat arvostavat sitoutuneisuutta ja motivaatiota, ja tämä onkin yksi selkeä etu sisäisten hakijoiden osalta. Sen sijaan, että toista työpaikkaa saman yrityksen palveluksessa hakevan katsottaisiin olevan epäuskollinen työnantajaa kohtaan, haluavat useimmat työnantajat hyödyntää nykyisten työntekijöiden kartuttamaa hiljaista osaamista sisäisten siirtojen yhteydessä ja kehittää työntekijöitä. Uralla kehittyminen saman työnantajan palveluksessa onkin tärkeää tuoda esille työhakemuksessa. 

Työhakemuksessa on aina hyvä käyttää tarinankerrontaa ja hakiessa uutta työpaikkaa saman työnantajan palveluksessa kannattaakin kertoa millä tapaa hakemasi tehtävä olisi oikea mahdollisuus kasvaa urallasi ja millaisia tavoitteita sinulla on. Mikäli olet esimerkiksi työskennellyt asiakaspalvelussa ja nyt hakemassa asiakaspalvelun päällikön tehtävää, kerro esimerkiksi motivaatiostasi tukea ja motivoida muita asiakaspalvelutiimin jäseniä heidän työssään ja kehittää esimerkiksi työhön liittyviä prosesseja siten, että yrityksen asiakastyytyväisyyden mittarit kehittyvät positiiviseen suuntaan. Näin linkität myös yrityksen tavoitteet omaan urapolkuusi, ja työnantaja saa selkeästi kuvan siitä, että ymmärrät oman roolisi merkityksen koko yrityksen tavoitteille. 

Etenkin hakiessa vaativampaa roolia, on hyvä painottaa kuinka nykyinen tehtäväsi on valmistanut sinua uusiin haasteisiin. Tämä on erityisen helppoa siirryttäessä asiantuntijatehtävästä esimiestehtäviin, mutta myös toimenkuvan laajentuessa toisella tapaa. Näin on esimerkiksi mikäli kirjanpitäjä hakee työpaikkaa talouspäällikkönä tai johdon assistentti vaikkapa viestintäasiantuntijana. 

Muista, että työnantaja haluaa työhakemustasi lukiessaan ymmärtää mitä tavoitteesi ovat ja kuinka nykyinen roolisi sekä hakemasi uusi työpaikka sopivat näihin uratavoitteisiin. 

Muista vahva lopetus

Puhuttaessa hyvästä työhakemuksesta ja mistä aineksista se on tehty, keskitytäät usein vetävään aloitukseen, joka houkuttelee lukijan tutustumaan hakemukseen tarkemmin. Tämä on totta myös sisäistä työpaikkaa hakiessa, joten työhakemuksen aloitus on tärkeää räätälöidä viimeisen päälle napakaksi. Mutta aloituksen ohella yhtä tärkeää on lopettaa työhakemus siten, että lukijan sinusta saama kuva innostuneena, motivoituneena ja ennen kaikkea pätevänä henkilönä vahvistuu. 

Hyvä työhakemuksen lopetuskappale tiivistää hakemuksessa aiemmin mainitut vahvuudet, esimerkiksi siten että nostat esille kolme tärkeintä syytä siihen, miksi juuri sinä olisit oikea henkilö avoinna olevaan tehtävään. Mikäli olet esimerkiksi kirjanpitäjänä yrityksessä muutaman vuoden työskennellyt taloushallinnon ammattilainen, joka on hakemuksessa kertonut kuinka hän on jo näyttänyt työnsä kautta kykenevänsä ottamaan enemmän vastuuta, omaa motivaation ja oikean asenteen taloushallinnon osaston henkilöstön esihenkilörooliin ja haluaa kehittyä urallaan vastaamaan kokonaisvaltaisesti talouden suunnittelusta ja ohjaamisesta, nosta esiin juuri nämä asiat napakalla ja itseluottamusta kielivällä tavalla. Kerro lisäksi miksi haluat kehittyä urallasi kyseisen työnantajan palveluksessa, esimerkiksi mikäli meneillään on kansainvälistä kasvua varten valmistautuminen, yrityskaupan kautta tapahtuva kasvu tai uusi strategia. 

Viime hetken vinkit: Työhakemus sisäistä rekrytointia varten

Etenkin keskisuuret ja suuret työnantajat sekä valtio suosivat usein rekrytoinnissa sisäisiä hakijoita, jolloin avoinna oleva työpaikka ei välttämättä koskaan mene julkiseen hakuun. Työnantajalle sisäisen rekrytoinnin selkeä etu on rekrytoinnin edullisuus ja nopeus, sillä ulkoisissa kanavissa työpaikan ilmoittaminen on kallista ja hakemusmäärän läpi käyminen vie aikaa. Lisäksi sisäisessa rekrytoinnissa onnistuminen on usein helpompaa kuin ulkoa palkattaessa. 

Kun olet hakemassa nykyisessä työpaikassasi avoinna olevaa työpaikkaa, on sinun todennäköisesti tehtävä työhakemuksen lisäksi myös CV. Kun haluat erottua joukosta, valitse ammattilaisen suunnittelema työhakemusmallipohja. Jobseekerin tyylikkäiden työhakemusmallipohjien rinnalle on tarjolla yhteen sopivat CV-mallipohjat. Mikäli puolestaan kaipaat lisää vinkkejä ja inspiraatiota itse CV:n sisällön suhteen, kannattaa vilkaista läpi eri aloja ja työtehtäviä varten luodut valmiit CV-esimerkit.

Lähteet:

(1) Valtiolle.fi: Valtion sisäiset työnhakumahdollisuudet virkamiehille