Skal CV-en være PDF eller Word-dokument?
Hvilket filformat skal du bruke på CV-en din når du skal søke på en jobb? Det er i hovedsak to alternativer. Enten kan du sende den som en Word-fil, eller som en PDF-fil. Hvilken du velger avhenger litt av situasjonen, men i de fleste tilfeller er det best å velge PDF.
Her viser vi deg fordelene og ulempene ved å lagre CV-en som .pdf eller som .doc (eller .docx).
Før du bestemmer deg må du lese utlysningsteksten nøye. Ofte oppgis det der hvordan arbeidsgiveren eller rekruttereren ønsker å motta både jobbsøknad og CV. Da følger du selvfølgelig det.
Fordeler med CV i PDF-format
Hvis du formaterer CV-en din som en PDF-fil beholdes oppsettet slik du hadde tenkt deg. Teksten kan ikke flytte seg rundt på siden. «PDF» er en forkortelse for Portable Document Format. Det er altså utviklet spesielt med tanke på å sende dokumenter på en slik måte at de dukker opp hos mottakeren med samme utseende som det hadde på avsenderens PC.
Et Word-dokumenter derimot, ser noen ganger annerledes ut på en annen dataskjerm, eller når du skriver det ut. Teksten kan dele seg, og flytte på seg. Da ender CV-en opp med å se kaotisk ut. Så selv om du har lagt arbeid i å presentere informasjonen ryddig og profesjonelt, kan det komme til å se rotete ut når arbeidsgiveren åpner det. Det er ikke positivt!
Derfor må du velge PDF for å være sikker på at det ser pent ut for de som skal lese CV-en. Hvis du lager CV-en i Word, kan du velge å lagre som PDF før du sender den.
I en PDF-fil er innholdet låst fast på siden, og ser helt likt ut på andre skjermer og når det blir skrevet ut. Begge deler er viktig, fordi mange arbeidsgivere og rekrutterere skriver ut CV-ene før de går gjennom dem.
Ulempen med en PDF-fil er at den ikke er så enkel å redigere. Det er mulig, men da må du bruke et program som Adobe Acrobat, eller en online «filkonverterer». Konvertering av en PDF-fil til en Word-fil på denne måten fører ofte også til at tekstdeler blir hoppet over eller flyttet på. Det er tidkrevende å rette opp i det etterpå. Det er derfor ikke noe vi anbefaler.
Når skal du sende CV-en i Word-format
Det hender noen ganger at en arbeidsgiver eller rekrutterer foretrekker at CV-en sendes inn i Word-format. Det kan for eksempel være hvis bedriften eller byrået bruker et såkalt ATS-system (Applicant Tracking System).
Det er et system hvor informasjonen fra søkerne lagres. Å skrive inn alle dataene fra en CV som er formatert som PDF er en enorm jobb. Imidlertid gir de fleste ATS-pakkene mulighet til å skanne Word-dokumenter, og dermed innhente informasjonen raskt. Selv om det ikke er mulig å skanne dataene, så er det likevel mye enklere å kopiere de fra et Word-dokument enn å måtte skrive alt inn på nytt. Disse systemene kan ikke innhente informasjon fra en PDF-fil, så derfra vil den måtte skrives inn manuelt.
I slike tilfeller vil arbeidsgiveren mest sannsynlig opplyse i stillingsannonsen at de foretrekker både søknad og CV i Word-format.
Byråene lager CV-er
Når det benyttes et rekrutteringsbyrå ved en ansettelse, så lager også de ofte sin egen versjon av CV-ene som de presenterer til arbeidsgiveren. Da er gjerne kontaktinformasjonen til søkeren fjernet, og erstattet med kontaktinformasjonen til byrået. Det er fordi byrået ikke ønsker at bedriften skal ta direkte kontakt med søkeren.
Dessuten foretrekker mange byråer et standardoppsett for CV-ene de tilbyr en arbeidsgiver. De presenter som regel flere kandidater samtidig. Da synes de det ser mer ryddig og profesjonelt ut med CV-er i samme format.
Derfor er det som regel grunner til at det bes om CV i Word-format. Dersom du likevel ønsker å sende inn en CV i PDF-format, kan du eventuelt sende begge deler.
Står det ikke noe i jobbtilbud om hvilken filtype CV-en skal ha? Da bør du gjøre sende den som en PDF-fil.
Hvordan endre Word-format til PDF
Det er veldig enkelt å lagre dokumentet ditt som en PDF-fil. Når du har laget, og lagret, det i Word, går du på nytt til «Fil» og velger «Lagre en kopi». Der skriver du som vanlig inn navnet du ønsker å gi dokumentet. Deretter går du til rullegardinmenyen under. Der kan du velge mellom en lang rekke formater som du kan lagre dokumentet i, deriblant PDF.
Velg .pdf og trykk på «Lagre». Åpne dokumentet etterpå for å sjekke at alt ser bra ut.
Lagre også CV-en i Word-format
Husk alltid på å også lagre CV-en som en Word-fil. Som nevnt tidligere er det vanskeligere å gjøre endringer i en PDF-fil. Så hvis du vil forandre noe senere, eller kanskje spisse den til en bestemt søknad, så er det best å gjøre det i Word-utgaven.
Word-dokumenter kjenner du godt fra før, og dermed er det enklest for deg å gjøre endringene i det formatet, og konvertere til en PDF-fil etterpå.
Tips til valg av navn på filen
Tenk over hva du kaller CV-filen din. Ta med navn, jobbtittel og dato (eller måned og år) i filnavnet. Ved å gjøre det kan rekruttereren eller arbeidsgiveren umiddelbart skille CV-en din fra de andre CV-ene.
Når du skriver inn måned og år er det dessuten ryddig for din egen del. Hvis du lager flere versjoner, så er det enkelt for deg å se hvilken som er nyest.
Jobseeker bruker PDF-format på CV
Hvis du kompilerer CV-en din på Jobseeker, kan du kun laste ned CV-en i PDF-format. På den måten kan vi garantere kvaliteten og profesjonaliteten på CV-en. Malen til CV-en din består av mange separate deler. Hvis du konverterer disse delen til Word, er det fare for at delene blir rotet til. Derfor tilbyr vi ikke dette alternativet. Vi anbefaler heller ikke å konvertere en CV som du oppretter på Jobseeker til en Word-fil.
Vanskelig å få det til å se bra ut?
Dersom du gruer deg til å lage CV-en din bør du vurdere å benytte en CV-generator. På Jobseeker kan du lage en profesjonell CV med noen få enkle trinn. Å gjøre justeringer i CV-en, og bytte til et annet oppsett, er enkelt. Deretter laster du den ned som en PDF-fil.
