Opbygning af en ansøgning – den komplette guide

Ansøgningens opsætning – layout og design

Ansøgningsskabeloner kan deles op i tre typer grafiske opsætninger: Horisontale, vertikale og kreative ansøgninger med ekstraordinære grafiske løsninger.

Horisontal opsætning uden kolonner er godt for ansøgninger om stillinger, hvor der forventes, at kandidaterne skriver udførlige tekster. Denne opsætning giver så meget plads til tekst, som overhovedet muligt. På den anden side kræver det, at du selv strukturerer din tekst med underoverskrifter og fed skrift for at gøre din ansøgning læsevenlig.

Vertikal opsætning med en eller to kolonner i en anden farve er bedst til at strukturere informationerne visuelt, så du kan forkorte dine beskrivelser. Skabeloner med denne layoutmæssige opbygning indeholder punktopstillinger, underoverskrifter, ikoner og anden grafik, der forbedrer din ansøgnings struktur. Denne opsætning passer til de fleste stillinger i privatsektoren, hvor arbejdsgiverne har mindst tid til at læse ansøgninger.

Kreative skabeloner er lavet til enten farveprint i specielformater, print på fysiske produkter eller som digitale oplevelser. De kan ikke indlæses i arbejdsgiveres CV-databaser – de skal opleves live. Med sit usædvanlige valg af skrifttyper, farver og former kan denne type ansøgningsopsætning kun bruges til ansøgninger inden for design, konceptudvikling og lignende kreative jobs. 

Ansøgningens opbygning – de vigtigste elementer

Sidehoved

Ansøgningens sidehoved indeholder:

• Dit fulde navn
• Din adresse
• Telefonnummer
• E-mail
• Et link til din hjemmeside eller LinkedIn-profil (valgfrit)
• Arbejdsgiverens firmanavn
• Firmaadresse
• Kontaktpersonens fulde navn
• Dato

Overskrift

Hvis der er angivet et stillingsnummer i jobannoncen, eller hvis arbejdsgiveren anmoder om at opkalde din ansøgning en bestemt stillingsbetegnelse, så skal du skrive det i overskriften. Hvis der ikke er nogle instrukser i jobannoncen, kan du med fordel indsætte dit CV’s overskrift i ansøgningen. På den måde bliver din besked stærkere, samtidig med at du skaber sammenhæng mellem dit CV og ansøgning. 

Lav en stærk overskrift ud af din stillingsbetegnelse eller uddannelse, to kompetencer fra arbejdsgiverens “ønskeliste” i jobopslaget, og en kompetence, som er unik for dig. F.eks. ”Struktureret og samarbejdende regnskabsassistent med 5 års erfaring”.

Indledende hilsen

Henvend dig til kontaktpersonen, der er anvist i jobopslaget, ved navn. I brevenes tid var det normalt at skrive ”Kære”, men nu når flere generationer ikke ved, hvad fysiske breve er, kan ”kære” også lyde lidt gammeldags. ”Hej” er altid passende og neutralt nok for ikke at støde nogen.

Indledning

Indled med at angive årsagen til, at du skriver. Det kan være et stillingsopslag, du så på nettet, en anbefaling fra en af virksomhedens ansatte eller en tidligere telefonsamtale med kontaktpersonen.

Nævn derefter, hvilken stilling du vil ansøge om, og den vigtigste grund til at tro, at du er den bedste kandidat til stillingen. Dette gør du ved at fremhæve et match mellem en eller to konkrete kompetencer, du har, og en eller to konkrete behov, som arbejdsgiveren beskriver i sin jobannonce.

Nuværende situation og faglige kompetencer

Dette afsnit er en af de vigtigste i opbygningen af din ansøgning. Her beskriver du din nuværende beskæftigelsessituation og faglige færdigheder. Uanset om du er ledig eller i arbejde, kan du kort beskrive de for arbejdsgiveren relevante ting, du har lært i din nuværende eller seneste stilling samt før det.

Beskriv, hvordan den erfaring har forberedt dig til den stilling, du søger om. Sørg for ikke at skrive det samme, som står i dit CV, men kom med ny information. Beskriv de faglige kompetencer, du har tilegnet dig, og hvordan de kan løse din drømmearbejdsgivers udfordringer.

Du kan dele denne ansøgningssektion op i to eller tre korte afsnit med fokus på én facet af din faglige profil ad gangen. I så fald kan det anbefales at bruge underoverskrifter eller fed skrift på de første ord i afsnittet, hvor du nævner den kompetence, som afsnittet dækker. Dette giver ansøgningen visuel struktur og forbedrer læsbarheden. 

Motivation og personlige kompetencer

Motivation er endnu en kernesektion i opbygningen af din ansøgning. Gør det klart for arbejdsgiveren, hvad der driver dig i den pågældende branche eller fag – altså din motivation uden for virksomheden. Forklar også, hvorfor du er motiveret for at arbejde i den pågældende virksomhed og stilling.

Nævn nogle af virksomhedens projekter eller værdier, som du relaterer til, og sørg for at nævne dine personlige kompetencer, der vil hjælpe virksomheden med at opnå deres vision. På den måde kan du fremhæve et match mellem virksomheden og dig selv som person.

Ansøgningens opbygning er som en nøgle uden riller. Din tekst er den unikke tilskæring, der skal til for at åbne dørene til din karriere.

Afslutning

Endnu et vigtigt element i den indholdsmæssige opbygning af din ansøgning er en god afslutning. Slut af med at føre læserens opmærksomhed tilbage til dem selv. Det afsluttende afsnit i succesfulde eksempler på ansøgninger begynder oftest med ”Hvis du” frem for endnu et ”Jeg”. Opfordr arbejdsgiveren til at kontakte dig, og gentag eventuelt dit telefonnummer eller mail for at gøre det nemt for dem. Tak til slut for deres tid og overvejelse.

Afsluttende hilsen

”Med venlig hilsen” er ikke særligt unik, men den er neutral og passende til alle brancher og stillinger. Undgå at skrive forkortelser som ”Mvh.” og ”Dbh.”, da de kan give indtryk af hastværk i en ansøgning. 

10 tips til ansøgningens opbygning og format

1.      Hold dig til den rette længde

En ansøgning skal bygges op sådan, så den fylder ca. 0,75 side. I stillinger med det højeste ansvarsniveau, såsom CEO, direktør samt politiske og højtakademiske stillinger med ansvar for store budgetter kan ansøgninger fylde 1-2 sider, så længe dette ikke skyldes fyldord.

2.      Overvej ansøgningens design

En simpel, sort og hvid ansøgning passer til alle brancher og er let at læse. Minimalistiske skabeloner kan være en fordel i den offentlige sektor samt i akademiske sammenhænge. I den private sektor og kreative stillinger kan du også bruge mere dristige farver og designelementer.

3.      Tag hensyn til ATS-venlighed

Hvis grafiske elementer i din ansøgnings opsætning er blandet sammen med tekst, kan ansøgningen ikke aflæses af ATS-systemer i arbejdsgiveres CV-databaser. Brug derfor professionelle ansøgningsskabeloner uden grafik bag teksten, og sørg for at skabe en høj kontrast mellem baggrundsfarven og teksten.

4.      Vælg matchende designs til CV og ansøgning

Sørg for, at din CV-skabelon matcher din ansøgningsskabelon i forhold til layout og farvevalg. På den måde kan du skabe et sammenhængende udtryk og en pæn præsentation.

5.      Brug den samme overskrift til CV’et og ansøgningen

Medmindre arbejdsgiveren anmoder om at kalde din ansøgning noget bestemt, kan du bruge din CV-overskrift i din ansøgning. Dette bidrager til at skabe sammenhæng mellem de to dokumenter og fremhæve dine kompetencer.

6.      Sørg for en klar ansøgningsstruktur

Fire hovedafsnit er, hvad der svarer til en god ansøgningsopbygning. Har du skrevet mere end det, kan det være en god idé at have mere fokus på ansøgningens struktur. Del lange afsnit op i flere sektioner, og strukturér dem med underoverskrifter.

7.      Send filen som PDF

Hvis du bruger Word, kan din ansøgnings opbygning se forskelligt ud hos dig og hos arbejdsgiveren. PDF-filer er stabile, uanset hvilken programversion der åbner dem. Derfor er det vigtigt, at du gemmer din ansøgning som PDF, når du skal uploade den i arbejdsgiverens database.

8.      Inkludér dit navn i filnavnet

Gem din ansøgning med filnavnet ”Ansøgning Fornavn Efternavn”, hvis arbejdsgiveren har kun én åben stilling, og med filnavnet ”Ansøgning Stillingsnavn Fornavn Efternavn”, hvis de har flere åbne stillinger.

9.      Vælg farver med omhu

Når du har lavet en god indholdsmæssig opbygning af din ansøgning, kan du bruge farver til at give den ekstra struktur og opdele indholdet rent visuelt. Men skrigende farver kan distrahere arbejdsgiveren fra det, du skriver. Vælg nedtonede farver. Tag udgangspunkt i én farveskala, vælg 1-3 farvetoner til layoutets strukturelle elementer og sort skriftfarve til brødteksten.

10.  Brug en ansøgningsgenerator

Ansøgningsgeneratorer som den, du finder i vores skabeloner, hjælper med at strukturere indholdet og skabe en god opbygning af din ansøgning. Generatoren opdeler din ansøgning i sektioner efter fokusemne og giver dig sætningsskabeloner, som du kan tage udgangspunkt i, når du skriver. 

Vigtigste takeaways om ansøgningens opbygning

• Ansøgningens opsætning: Horisontale layouts er bedst for teksttunge ansøgninger og kræver, at du selv formaterer teksten, mens vertikale layouts er den mest brugervenlige og letlæselige løsning.
• Ansøgningens opbygning: Kontaktoplysninger, en overskrift der matcher jobopslaget, en indledning, en sektion om nuværende beskæftigelsessituation og faglige kompetencer, en sektion om din motivation og personlige kompetencer samt et afsluttende afsnit.
• Ansøgningens længde: En optimal ansøgning har en længde på omkring 0,75 side.
• Ansøgningens design: Vælg et design, der er læsbart for både mennesker og arbejdsgivernes rekrutteringssoftware (ATS), og match CV- og ansøgningsskabeloner for et sammenhængende udtryk.
• Hjælpemidler til ansøgningens struktur: Professionelle skabeloner, ansøgningseksempler og -generatorer hjælper med at strukturere din ansøgning effektivt og sikre, at du inkluderer relevante sektioner og informationer.