Lebenslauf für ATS optimieren

Was bedeutet ATS eigentlich?

Die deutsche Bezeichnung für Applicant Tracking System lautet Bewerbermanagementsystem - ein recht sperriger Begriff, weshalb sich die englische Kurzform ATS auch im deutschen Sprachgebrauch durchgesetzt hat. Es handelt sich dabei um spezialisierte Software, die von HR-Abteilungen größerer Unternehmen sowie Headhuntern und Personalvermittlern genutzt wird.

Diese setzen für die Personalbeschaffung ATS-Systeme ein, um eingehende Unterlagen automatisiert verwalten zu können und sowohl den Bewerbungsprozess als auch das Bewerbermanagement straffer und effizienter zu gestalten. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, sollte eine gute Bewerbermanagement-Software die folgenden Funktionen bieten, um wichtige alltägliche Aufgaben einer HR-Abteilung übernehmen zu können: 

• ATS-Scanner, um Lebensläufe automatisch zu scannen und Informationen von einem PDF-Dokument ins System zu übertragen
• Speicherfunktion, um Bewerberdaten zentral abzuspeichern und jederzeit schnell und bequem digitalen Zugriff darauf zu haben
• Suchoptionen, um anhand ausgewählter Kriterien Bewerber zu filtern oder spezifische Bewerber ausfindig zu machen
• Kommunikationsfunktion, um beispielsweise automatisierte Antworten an Bewerber zu versenden

Eine moderne ATS-Software ist also weit mehr als nur eine Datenbank und häufig auch als fixer Bestandteil eines komplexen und Feature-reichen Customer-Relationship-Management-Systems, kurz CRM, integriert.

Bewerbermanagementsysteme sind heute weit verbreitet

Waren ATS vor ein paar Jahren noch eine Seltenheit und wurden nur von innovativen und Vorreitern der Digitalisierung genutzt, so sind Bewerbermanagementsysteme heute gang und gäbe und werden von so gut wie allen größeren Personalbüros eingesetzt. Das ist auch kein Wunder, denn schließlich führen sie zu mehr Effizienz und gestrafften, einheitlichen Bewerbungsprozessen.

Zwar macht eine kreative Bewerbung durchaus Sinn, denn sie hebt sich von den Mitbewerbern ab. Allerdings sollte es mit der Kreativität nicht zu weit getrieben werden, damit der Lebenslauf digital lesbar bleibt, denn mittlerweile nutzt fast jede Personalbeschaffung eine Bewerbermanagement-Software.

Die Schattenseiten von ATS

Es gibt gute Gründe, warum viele Unternehmen lange gezögert haben, ein ATS oder Bewerbermanagementsystem einzuführen. Denn gerade zu Beginn waren die angebotenen Softwarelösungen noch eher unzuverlässig und führten zwar zu mehr Effizienz, gleichzeitig aber auch zu Problemen wie:

• Mangelhafte Texterkennung, wodurch Inhalte verloren gingen.
• ATS konnten, respektive können, häufig nur mit gewissen Lebenslauf-Formaten umgehen – in der Regel Standard-Lebensläufe in tabellarischer Form. Kreative oder ausgeschriebene Lebensläufe werden hingegen häufig nur unzureichend verarbeitet. Für Bewerber heißt das, dass sie automatisch aus dem Raster fallen, wenn sie keinen ATS-freundlichen Lebenslauf verfasst haben.
• Bilder und grafische Darstellungen können von ATS-Software häufig nur schlecht erkannt und verarbeitet werden. Dasselbe gilt für Abkürzungen.
• ATS orientieren sich stark an Schlagworten und Schlüsselbegriffen. Synonyme und ähnliche Inhalte werden häufig nicht erkannt und somit ignoriert, wodurch das Bewerbermanagement verzerrt werden kann. 

All diese Probleme führen dazu, dass potenziell qualifizierte Bewerber frühzeitig aussortiert und „Standard-Bewerbungen“ bevorzugt behandelt werden – was nicht im Interesse von Unternehmen liegt. Als Bewerber sollte man um diese Schwachstellen wissen und darauf reagieren, indem man einen ATS-Lebenslauf gestaltet, also einen, der vom  Programm auch gelesen werden kann – und wir sehen uns in diesem Artikel an, wie das funktioniert. 

Wie man einen ATS-Lebenslauf gestaltet

Dass es nicht einfach ist, einen überzeugenden, individuellen Lebenslauf zu erstellen, dürfte gerade Berufseinsteigern bekannt sein: Es braucht viel Zeit und Fleiß, einen überzeugenden Lebenslauf von Grund auf zu gestalten. Kommt dann noch hinzu, dass besondere Merkmale und Gesichtspunkte beachtet werden sollten, eben um beispielsweise einen ATS-freundlichen Lebenslauf zu gestalten, dann kann das schnell einmal ziemlich kompliziert erscheinen.

Hier kommt aber die positive Nachricht: Hast du deinen Lebenslauf erst einmal erstellt, ist es nicht mehr so schwierig, diesen für ATS zu optimieren. Folgende Tipps solltest du dabei beachten:

1. Standard-Layout und Schriftarten verwenden

Auch wenn du mit deiner Vita bezüglich Individualität und Kreativität überzeugen möchtest, solltest du im Hinterkopf behalten, dass ein Applicant Tracking System vielleicht Mühe mit einem unkonventionellen Design haben und deinen Lebenslauf nur schlecht auswerten könnte. Auch in Sachen Schriftart solltest du dich an Bewährtes halten: So zählen Times New Roman, Arial oder auch Helvetica zu den ATS-freundlichsten Schriftarten, da sie geradlinig und einfach zu lesen sind. 

Wir empfehlen deshalb, bei Bewerbungen gerade bei größeren Firmen oder Jobvermittlern  mit häufig verwendeten und bewährten Lebenslauf-Layouts zu arbeiten. Dabei handelt es sich in den meisten Fällen um einen klassischen tabellarischen Lebenslauf. Auch in Sachen Anschreiben macht es übrigens Sinn, nicht zu kreativ zu werden und darauf zu achten, dass du bestimmte Schlagwörter aus der Stellenanzeige einfügst.

Zwar hast du beim Erstellen deines Layouts immer noch gestalterischen Spielraum – am sichersten fährst du jedoch, wenn du mit Vorlagen arbeitest. So kannst du sicher sein, dass dein Dokument gängigen Standards entspricht und auch von einem Bewerbermanagementsystem gut ausgewertet werden kann. 

2. Wichtige Schlüsselbegriffe verwenden

ATS arbeiten häufig mit automatisierten Suchfiltern und Algorithmen, um das Bewerbermanagement zu erleichtern. Und auch wenn diese Systeme mittlerweile technisch immer besser und dank maschinellem Lernen intelligenter geworden sind, auch wenn künstliche Intelligenz als Schlagwort in aller Munde ist, so haben Maschinen doch nach wie vor Mühe, zwischen den Zeilen zu lesen.

Was es also in Sachen ATS-Lebenslauf unbedingt zu beachten gilt, ist Folgendes: Wichtige Schlagworte und Schlüsselbegriffe, die in der Stellenausschreibung erwähnt werden, solltest du unbedingt auch in deinem Lebenslauf verwenden. Das können wichtige Fähigkeiten, eine spezifische Ausbildung oder andere Anforderungen sein, die in der Jobanzeige gefordert werden.

Verwendest du gewisse Schlüsselwörter, erhöht sich die Chance, dass dein Lebenslauf beim Filtern nach gewissen Anforderungen eine Runde weiterkommt und nicht frühzeitig aussortiert wird. Doch Vorsicht: Allzu offensichtlich solltest du nicht nach dem Schema „Copy Paste“ arbeiten, denn auch wenn du dadurch vielleicht ein Bewerbermanagementsystem austricksen kannst, so kann dies spätestens dann negativ auffallen, wenn ein Personaler deinen Lebenslauf liest.

Es gilt also eine gute Balance zwischen verwendeten Schlagworten und Synonymen bzw. alternativen Formulierungen zu finden.

3. Bilder und Grafiken nur spärlich einsetzen

Generell ist es so, dass die meisten ATS-Systeme nur Text auswerten können. Das heißt, alle deine wichtigen Informationen sollten in Textform im Lebenslauf enthalten sein. Falls du dennoch eine Grafik oder Tabelle einbauen möchtest, beispielsweise um deine Fähigkeiten oder Sprachkenntnissen darzustellen, dann solltest du diese Angaben auch – zumindest in verkürzter Form – zusätzlich als Text angeben. 

Das ist einer unserer Tipps, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung basierend auf Layout und Design nicht frühzeitig aussortiert wird, wenn ein Unternehmen beispielsweise auf automatisiertes Bewerbermanagement setzt.

4. ATS mögen Listen und Aufzählungen sowie klare Abschnitte

Die meisten ATS-Anbieter liefern zwar ziemlich intelligente Lösungen, zahlreiche Programme haben aber nach wie vor Mühe, Fließtext und unstrukturierte Inhalte auszuwerten. Das bedeutet, dass du deinen Lebenslauf möglichst strukturiert aufbauen und Abschnitte klar unterteilen sowie mit Überschriften versehen solltest.

Es gilt, nach Möglichkeit längere Textpassagen zu vermeiden und lieber mehr auf stichwortartige Auflistungen setzen. Diese können von einem digitalen Bewerbermanagementsystem wesentlich leichter erkannt und verarbeitet werden.

Für einen gelungenen Lebenslauf gibt es verschiedene Beispiele und selbst für das Bewerbungsschreiben hast du zahlreiche Artikel mit hilfreichen Informationen sowie verschiedene Muster zur Auswahl. Diese erleichtern dir die Arbeit und wenn du erst einmal das Grundgerüst erstellt hast, dann kannst du dieses so anpassen, dass es zu einem perfekten ATS-Lebenslauf wird.

5. PDF oder Word?

Es gibt durchaus noch ältere Applicant-Tracking-Systeme, die nach wie vor nicht mit einer als PDF-Dokument gespeicherten Datei zurechtkommen und lediglich Word-Dokumente verarbeiten können. Ist dies der Fall, dann wirst du meist in der Stellenanzeige direkt aufgefordert, deinen Lebenslauf als Word-Datei einzureichen.

In allen anderen Fällen ist aber eine PDF-Datei vorzuziehen, da du damit sicherstellen kannst, dass das von dir gewählte Format beibehalten bleibt. Das wirkt sauberer und macht einen professionelleren Eindruck. Im Gegensatz zu Word-Dokumenten lassen sich PDFs außerdem nachträglich nicht mehr bearbeiten, sodass du sicherstellen kannst, dass keine unbefugten Änderungen an deinen Unterlagen vorgenommen werden. Die meisten ATS-Anbieter sind auf diese Tatsachen eingestellt und so arbeitet auch ein Großteil der Unternehmen in der Personalbeschaffung mit Programmen, die PDFs erkennen und lesen können. Es macht daher auch bei einer Online-Veröffentlichung Sinn, dieses Dateiformat zu wählen - wenn du deinen Lebenslauf beispielsweise auf LinkedIn oder einer anderen Plattform online stellst, um von potenziellen Arbeitgebern gefunden zu werden.

Fazit: Ein ATS-Lebenslauf sollte ein paar Grundregeln befolgen

Alles in allem ist es keine Hexerei, einen Lebenslauf so zu gestalten, dass er von einer Bewerbermanagement-Software erkannt wird. Solange du eine klare und geläufige Struktur sowie eine klassische, gut lesbare Schriftart verwendest, um deinen Werdegang, deine Soft Skills und Interessen darzustellen, darfst du davon ausgehen, dass dein Lebenslauf verarbeitet werden kann. Du solltest aber nicht darauf vergessen, wichtige Schlüsselbegriffe aus der Stellenanzeige einzubauen, da die einzelnen Programme auch mit Algorithmen arbeiten. Unter Berücksichtigung all dieser Punkte solltest du deinen Lebenslauf aber auch nicht allzu stark für ein ATS optimieren, sondern immer den Personaler im Hinterkopf haben, der letztlich - hoffentlich - deinen Lebenslauf in Händen halten wird.

Du kannst deinen Lebenslauf mit einer Vorlage von Jobseeker erstellen, denn hier findest du verschiedene Layouts und Designs zur Auswahl, deren Schriftbild von jeder ATS-Software erkannt werden sollte. Außerdem findest du hier auch Bewerbungsschreiben-Vorlagen und interessante Artikel rund um das Thema Anschreiben und Bewerbung im Allgemeinen.