Πώς υπογράφω στη συνοδευτική επιστολή;
Απαραίτητη ή προαιρετική, η συνοδευτική επιστολή οφείλει να διακρίνεται από επαγγελματισμό προκειμένου να έχει το επιθυμητό αποτέλεσμα, που δεν είναι άλλο από την υποστήριξη της υποψηφιότητάς σας για τη θέση που σας ενδιαφέρει. Θα δούμε στο άρθρο μας οδηγίες και συμβουλές για το πώς να την υπογράψετε, ώστε να βάλετε την τελική πινελιά σε μια αποτελεσματική αίτηση εργασίας, που θα σας βοηθήσει να ξεχωρίσετε από τον ανταγωνισμό.
Η σημασία της υπογραφής στη συνοδευτική επιστολή
Η πρώτη καταγεγγραμένη υπογραφή στην ιστορία χρονολογείται γύρω στο 3100 π.Χ. και αποδίδεται σε έναν Σουμέριο γραμματικό ονόματι Gar Ama (1). Από τις σφραγίδες εκείνης της εποχής, στην εξάπλωση και καθιέρωση της ιδιόχειρης υπογραφής ως μέσο ταυτοποίησης κατά τον Μεσαίωνα στην Ευρώπη και στην υιοθέτηση της ψηφιακής μορφής της τα τελευταία χρόνια, η υπογραφή μπορεί να αλλάζει όψη, διατηρεί όμως την αξία της.
Οι ζωγράφοι υπογράφουν συνήθως τους πίνακές τους, οι υπόλοιποι όμως βάζουμε την υπογραφή μας για δύο κυρίως λόγους:
- Για να επικυρώσουμε ένα συμβόλαιο ή μια συμφωνία.
- Για να βεβαιώσουμε ότι είμαστε συντάκτες ενός κειμένου, ότι εγκρίνουμε το περιεχόμενό του ή ότι αναλαμβάνουμε την ευθύνη για την πιστότητα και την ειλικρίνειά του.
Προσωπική και μοναδική για κάθε άτομο, η υπογραφή μας προσδίδει αυθεντικότητα και εγκυρότητα στο έγγραφο. Μάλιστα, για την επιστήμη της γραφολογίας η υπογραφή είναι ένα από τα πράγματα που εξετάζονται για τη σκιαγράφηση της προσωπικότητας ενός ατόμου, ενώ έχει γίνει ακόμα και έρευνα από ψυχολόγους για τη συσχέτιση του μεγέθους της υπογραφής με χαρακτηριστικά της προσωπικότητας (2).
Βεβαίως, ο δυνητικός εργοδότης δεν θα δει την υπογραφή σας στη συνοδευτική επιστολή και θα της κάνει γραφολογική ανάλυση για να αντιληφθεί τι άνθρωπος είστε. Αυτά, όμως, που πιθανώς θα εισπράξει είναι:
- Μια ένδειξη σεβασμού εκ μέρους σας.
- Τη δέσμευσή σας για την ειλικρίνεια και την ακρίβεια όσων δηλώνετε.
Με λίγα λόγια, η υπογραφή μπορεί να προσδώσει αξιοπιστία, και μάλιστα όχι μόνο στην επιστολή αλλά και στο βιογραφικό που αυτή συνοδεύει.
Είναι απαραίτητο, λοιπόν, να υπογράψετε τη συνοδευτική επιστολή σας; Όχι, απαραίτητο δεν είναι, ιδίως στην ηλεκτρονική υποβολή αιτήσεων εργασίας (που είναι και η συντριπτική πλειοψηφία πλέον), αλλά μπορείτε μέσω της υπογραφής να εκπέμψετε σοβαρότητα και επαγγελματισμό και να ενισχύσετε την εμπιστοσύνη του παραλήπτη.
Στη συνέχεια του άρθρου θα δούμε τους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους μπορείτε να υπογράψετε την επιστολή σας ανάλογα με τη μορφή της, έντυπη ή ψηφιακή.
Η θέση της υπογραφής στη συνοδευτική επιστολή
Τρεις είναι οι πιθανοί τρόποι αποστολής μιας συνοδευτικής επιστολής:
- Ως κείμενο στο σώμα του email ή σε φόρμα υποβολής αιτήσεων εργασίας.
- Ως συνημμένο έγγραφο, πάλι στο email ή σε φόρμα.
- Ταχυδρομικώς, το οποίο προϋποθέτει την εκτύπωση του εγγράφου (αυτή η τελευταία πρακτική τείνει να εκλείψει).
Και στις τρεις περιπτώσεις, είτε πρόκειται για email είτε για ψηφιακό ή έντυπο έγγραφο, η υπογραφή είναι αυτή που βάζει την τελευταία πινελιά. Βεβαίως, πριν φτάσετε εκεί, ακολουθήστε τις συμβουλές για μια άρτια συνοδευτική επιστολή και ολοκληρώστε το κείμενό σας με επίσημο χαιρετισμό, κατά προτίμηση γράφοντας «Με εκτίμηση».
Αν επιλέξετε να γράψετε την επιστολή σας στο σώμα του email, αφήνετε μία κενή σειρά μετά τον χαιρετισμό και γράφετε απλώς το ονοματεπώνυμό σας. Η ηλεκτρονική υπογραφή δεν συνηθίζεται σε αυτή την περίπτωση, αλλά μπορείτε, αν θέλετε, να προσθέσετε από κάτω το τηλέφωνο και το email σας, παρά το γεγονός ότι αυτά τα δύο στοιχεία θα τα έχετε συμπληρώσει απαραιτήτως και στο πρότυπο βιογραφικού που θα χρησιμοποιήσετε.
Για παράδειγμα:
Με εκτίμηση,
Γεωργία Αθανασάτου
g.athanasatou@example.com
Τ: 6977777777
Αν, για τον οποιοδήποτε λόγο, σκοπεύετε να στείλετε έντυπη επιστολή, είναι σκόπιμο να την υπογράψετε - αυτό, άλλωστε, ταιριάζει στον παραδοσιακό χαρακτήρα και την επίσημη φύση της. Σε αυτή την περίπτωση, θα γράψετε και πάλι το ονοματεπώνυμό σας μετά τον χαιρετισμό, αλλά θα αφήσετε περισσότερη απόσταση ανάμεσά τους (2-3 σειρές), ώστε να βάλετε την υπογραφή σας εκεί όταν τυπώσετε το έγγραφο.
Για παράδειγμα:
Εάν, τέλος, η συνοδευτική επιστολή σας είναι ένα έγγραφο Word ή PDF που θα το επισυνάψετε σε email ή φόρμα μαζί με το βιογραφικό σας, και οι δύο προαναφερθείσες επιλογές είναι αποδεκτές. Δηλαδή, ή θα κλείσετε την επιστολή μόνο με αναγραφή του ονοματεπωνύμου σας ή θα προσθέσετε και την υπογραφή σας σε ψηφιακή μορφή.
Expert tip
Ανεξάρτητα από το αν η υπογραφή σας θα είναι χειρόγραφη ή ηλεκτρονική, είναι σημαντικό να είναι ευανάγνωστη και επαγγελματική. Φροντίστε να είναι καθαρή και όχι πολύ μεγάλη ή υπερβολική στη διακόσμηση. Για την ψηφιακή μορφή, χρησιμοποιήστε εικόνα υψηλής ανάλυσης και αξιοποιήστε τα εργαλεία μορφοποίησης με τρόπο που θα διασφαλίζει ότι η υπογραφή διατηρεί την ποιότητά της στο τελικό έγγραφο.
Οδηγίες για ψηφιακή υπογραφή στη συνοδευτική επιστολή
Ας δούμε τώρα πώς μπορείτε να βάλετε την υπογραφή σας σε ένα ψηφιακό έγγραφο.
Συνοδευτική επιστολή στο Word
Αν συντάξετε την επιστολή σας στο Word και έχετε στο σπίτι σκάνερ-εκτυπωτή, μπορείτε να ακολουθήσετε τα εξής βήματα:
- Υπογράψτε σε ένα λευκό χαρτί και σκανάρετε το έγγραφο. Αποθηκεύστε το στον υπολογιστή σας ως εικόνα, π.χ. ως αρχείο jpg ή png.
- Ανοίξτε τη συνοδευτική επιστολή στην εφαρμογή του Word και τοποθετήστε τον κέρσορα στο σημείο που θέλετε να προσθέσετε την υπογραφή.
- Ακολουθήστε από τη γραμμή εργαλείων την εξής διαδρομή: Εισαγωγή > Εικόνες > Εισαγωγή εικόνας από: > Αυτή τη συσκευή…
- Εισάγετε το αρχείο φωτογραφίας με την υπογραφή σας και θα ανοίξει αυτόματα η γραμμή εργαλείων που αφορά τη μορφοποίηση εικόνας.
- Περικόψτε την εικόνα, για να κρατήσετε μόνο το επιθυμητό μέρος του αρχείου (δηλαδή την υπογραφή).
- Αποθηκεύστε τη συνοδευτική επιστολή.
Αν δεν έχετε σκάνερ-εκτυπωτή, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε έναν δωρεάν signature generator, να σχεδιάσετε την υπογραφή σας και να την κατεβάσετε στον υπολογιστή σας ως αρχείο jpg ή png. Να είστε όμως πολύ προσεκτικοί/-ές για τη διασφάλιση του απορρήτου σας - επιλέξτε κάποιον generator που δεν ζητάει εγγραφή ή προσωπικά στοιχεία, όπως το SignWell.
Επίσης, έχετε υπόψη ότι αυτή η μέθοδος είναι γρήγορη και βολική για την υπογραφή της συνοδευτικής επιστολής σας, αλλά δεν παρέχει τη νομική ισχύ που χρειάζονται τα επίσημα έγγραφα (σε αυτές τις περιπτώσεις απαιτείται ηλεκτρονική υπογραφή μέσω εγκεκριμένων πλατφορμών).
Συνοδευτική επιστολή σε PDF
Εάν χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο συνοδευτικής επιστολής για τη δημιουργία της και αποθηκεύσετε το έγγραφο ως PDF στον υπολογιστή σας, μην ξεχάσετε να αφήσετε το απαραίτητο κενό στο σημείο óπου θα θελήσετε να βάλετε την υπογραφή σας.
Υπάρχουν, έπειτα, διάφορες αξιόπιστες πλατφόρμες για το ανέβασμα και την ηλεκτρονική υπογραφή του εγγράφου σας, όπως το DocuSign και το Dropbox Sign. Ίσως, όμως, ο πιο απλός, εύκολος και ταυτόχρονα ασφαλής τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε το Adobe Acrobat, ιδίως αν έχετε ήδη εγκατεστημένη την εφαρμογή στον υπολογιστή σας - διαφορετικά, μπορείτε να το κάνετε online, μέσω της λειτουργίας Fill & Sign της Adobe.
Οδηγίες για ιδιόχειρη υπογραφή στη συνοδευτική επιστολή
Εδώ τα πράγματα είναι πιο απλά και γρήγορα. Εάν πρόκειται να στείλετε τη συνοδευτική επιστολή σας σε έντυπη μορφή, απλώς εκτυπώνετε το έγγραφο και το υπογράφετε. Και μάλιστα, αυτή είναι καλύτερη επιλογή από το να βάλετε μια ηλεκτρονική υπογραφή πριν από την εκτύπωση, αφού η χειρόγραφη δίνει πιο προσωπική αίσθηση, διατηρώντας ταυτόχρονα τον επαγγελματισμό του εγγράφου.
Κρατήστε, ωστόσο, κατά νου αυτές τις συμβουλές:
- Μην ξεχάσετε να αφήσετε χώρο για την υπογραφή, ανάμεσα στον χαιρετισμό και το ονοματεπώνυμό σας, πριν εκτυπώσετε το έγγραφο.
- Μη χρησιμοποιήσετε μολύβι για να υπογράψετε. Κατάλληλα είναι μόνο το στιλό και η πένα, αν και στη δεύτερη περίπτωση θα πρέπει να αφήσετε το μελάνι να στεγνώσει καλά.
- Τα μόνα χρώματα με τα οποία ενδείκνυται να υπογράψετε είναι το μπλε σκούρο ή το μαύρο.
- Πριν ετοιμαστείτε να βάλετε την υπογραφή σας, δοκιμάστε το στιλό σε ένα άλλο χαρτί για να βεβαιωθείτε ότι γράφει καλά, με συνεχή και ισορροπημένη ροή μελανιού.
Η υπογραφή μπορεί να προσδώσει αξιοπιστία, και μάλιστα όχι μόνο στην επιστολή αλλά και στο βιογραφικό που αυτή συνοδεύει.
Υπογραφή στη συνοδευτική επιστολή: Dos and Don’ts
Η σωστή τοποθέτηση και μορφή της υπογραφής στη συνοδευτική επιστολή μπορεί να βελτιώσει την επαγγελματική σας εικόνα. Συνοψίζουμε τις βέλτιστες πρακτικές αλλά και λάθη προς αποφυγή, ώστε να διασφαλίσετε ότι η υπογραφή σας θα είναι επιτυχημένη ως τελική πινελιά. Για το υπόλοιπο περιεχόμενο, μπορείτε να πάρετε έμπνευση από τα παραδείγματα συνοδευτικών επιστολών του Jobseeker.
| Dos | Don'ts |
|---|---|
| Υπογράψτε τις έντυπες επιστολές και, αν θέλετε, τα ψηφιακά έγγραφα (Word & PDF) | Μην υπογράψετε επιστολή στο σώμα του email (γράψτε μόνο το ονοματεπώνυμό σας) |
| Αφήστε απόσταση ανάμεσα στον χαιρετισμό και την αναγραφή του ονοματεπωνύμου σας για την τοποθέτηση της υπογραφής | Μην ξεχάσετε να υπογράψετε, με το χέρι ή ηλεκτρονικά, στον χώρο που έχετε αφήσει και καταλήξετε με ένα ακαλαίσθητο λευκό κενό |
| Για χειρόγραφη υπογραφή, χρησιμοποιήστε μπλε ή μαύρο στιλό | Μη χρησιμοποιήσετε στιλό σε φανταχτερά χρώματα ή μολύβι |
| Ιδιόχειρη ή ηλεκτρονική, βεβαιωθείτε ότι η υπογραφή είναι καθαρή και όχι υπερβολική σε μέγεθος | Μη γράψετε το όνομά σας με καλλιγραφική γραμματοσειρά ως υποκατάστατο της υπογραφής σας |
Η δύναμη της υπογραφής σας
Μπορεί να είναι μια λεπτομέρεια, αλλά συχνά οι λεπτομέρειες κάνουν τη διαφορά: υπογράφοντας τη συνοδευτική επιστολή, δεν βάζετε απλώς μια προσωπική πινελιά, αλλά αυξάνετε την αξιοπιστία της αίτησής σας και ενισχύετε την επαγγελματική εικόνα σας.
Φυσικά, η υπογραφή δεν είναι πάντα απαραίτητη, ιδίως στις ηλεκτρονικές αιτήσεις εργασίας, ωστόσο προσδίδει κύρος και αποπνέει σοβαρότητα. Είτε ψηφιακή είτε χειρόγραφη, φροντίστε να είναι καθαρή και να συνοδεύεται από το ονοματεπώνυμό σας ολογράφως.
Μια καλογραμμένη και προσεγμένη συνοδευτική επιστολή μαζί με ένα ισχυρό βιογραφικό -δείτε τα παραδείγματα βιογραφικού μας για ιδέες- αυξάνουν σημαντικά τις πιθανότητες επιτυχίας σας, φέρνοντάς σας πιο κοντά στη δουλειά των ονείρων σας.
Παραπομπές:
(1) The Schoyen Collection: Lexical list & oldest autograph
(2) ScienceDirect: Signature size signals sociable dominance and narcissism
