Cara Mengirimkan Surat Lamaran: Tips dan Contohnya

Mengapa Email Lamaran Kerja Profesional Itu Penting?

Dalam dunia kerja modern di Indonesia, email telah menjadi media utama dalam mengirimkan lamaran kerja. Email lamaran kerja berfungsi sebagai pengantar dokumen penting seperti CV dan surat lamaran. Dengan surat lamaran kerja ini memungkinkan Anda untuk menunjukkan kepribadian Anda, menyoroti keahlian dan pengalaman Anda yang paling relevan, dan menunjukkan ketertarikan atau antusiasme Anda yang besar pada posisi dan perusahaan.

Selain itu, surat lamaran email yang mengesankan dapat menarik minat rekruter dan ingin mengetahui lebih banyak tentang Anda selama wawancara. Intinya, surat lamaran kerja lewat email adalah alat yang ampuh untuk memasarkan diri Anda, membedakan lamaran Anda, dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan impian.

Struktur Email Lamaran Kerja

Rekruter di Indonesia umumnya mengharapkan email lamaran kerja yang profesional. Berikut ini adalah komponen-komponen dari struktur lamaran kerja yang harus pelamar atau kandidat ketahui.

Subjek Email

Subjek email ini wajib ada karena berfungsi untuk memberi tahu perekrut tentang tujuan email Anda dengan jelas.

Contoh:

Salam Pembuka

Bagian ini bertujuan untuk menunjukkan penghormatan kepada rekruter atau calon pemberi kerja.

Contoh:

Paragraf Pembuka

Setelah salam pembuka adalah paragraf pembuka dimana Anda menyebutkan tujuan Anda menulis email dan posisi yang dilamar.

Contoh:

Isi Email

Isi email ini fungsinya adalah untuk memberikan gambaran singkat tentang pengalaman, keterampilan, dan alasan melamar. Tekankan juga pengalaman dan keterampilan yang relevan dengan posisi tersebut. Gunakan fakta atau angka untuk menunjukkan pencapaian.

Contoh:

Paragraf Penutup

Bagian ini bertujuan menyatakan keinginan untuk wawancara dan terima kasih.

Contoh:

Tanda Tangan Email

Di bagian ini Anda wajib memberikan informasi kontak secara jelas.

Contoh:

Lampiran Dokumen

Yang tak kalah penting adalah lampiran dokumen dalam email dimana Anda melengkapi email dengan CV, surat lamaran, dan dokumen lain.

Contoh Format Nama File:

Surat lamaran kerja lewat email adalah alat yang ampuh untuk memasarkan diri Anda, membedakan lamaran Anda, dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan pekerjaan impian.

Contoh Surat Lamaran Kerja via Email

Contoh Surat Lamaran Kerja Fresh Graduate via Email

Contoh Surat Lamaran Kerja Cafe via Email

Contoh Surat Lamaran Kerja Pelaut via Email

Praktik Terbaik untuk Surat Lamaran Kerja Email

Mengirim email lamaran kerja memerlukan perhatian pada detail dan strategi yang tepat untuk meninggalkan kesan baik kepada rekruter. Berikut adalah praktik terbaik yang dapat membantu Anda membuat email lamaran kerja yang profesional dan efektif.

Gunakan Kata Kunci yang Relevan

Sebagai pelamar, Anda harus mempertimbangkan bila perusahaan atau pemberi kerja menggunakan sistem pelacakan pelamar atau ATS. Faktanya, dengan ATS ini hingga 75% surat lamaran tidak pernah melalui proses seleksi oleh mata rekruter. (1) Oleh sebab itu, gunakan kata kunci dan frasa tertentu agar lamaran Anda terdeteksi oleh sistem ini baik dalam email maupun dalam dokumen yang Anda lampirkan.

Gunakan Alamat Email yang Profesional

Pastikan alamat email Anda mencerminkan profesionalisme. Hindari penggunaan alamat email yang alay dan tidak profesional. Gunakan format email namadepan.namabelakang@email.com

Subjek Email yang Jelas dan Tepat

Subjek email harus langsung mengindikasikan maksud Anda dan posisi yang dilamar.

Contoh: 

Salam Pembuka yang Sopan

Gunakan salam yang sopan dan formal, serta sebutkan nama perekrut jika diketahui.

Contoh: 

Gunakan Nada Profesional dan Ramah

Hindari penggunaan bahasa santai, tetapi tetap terdengar hangat dan antusias.

Sertakan Tanda Tangan Email

Tulis informasi kontak Anda di bagian akhir email untuk memudahkan perekrut menghubungi Anda.

Contoh:

Format Email yang Rapi

Gunakan font profesional (Calibri, Arial, atau Times New Roman) dengan ukuran 11–12, dan beri spasi yang cukup antarparagraf. Hindari penggunaan huruf kapital atau tanda baca berlebihan.

Lampirkan Dokumen Pendukung dengan Benar

Sertakan CV, surat lamaran, dan dokumen lainnya dalam format PDF dengan nama file yang terstruktur.

Contoh Nama File:

Periksa Ulang sebelum Dikirim

Pastikan tidak ada kesalahan ejaan, tata bahasa, atau dokumen yang terlewat. Bacalah kembali email untuk memastikan isi sesuai dengan posisi yang dilamar.

Dengan mengikuti praktik terbaik ini, Anda dapat membuat email lamaran kerja yang profesional dan efektif untuk menarik perhatian rekruter.

Kesalahan Umum yang Harus Dihindari

Mengirim email lamaran kerja memerlukan perhatian terhadap detail. Kesalahan kecil dapat berdampak negatif pada peluang Anda. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang harus dihindari saat membuat email lamaran kerja.

Hanya Mengirimkan Lampiran, Tanpa Surat Lamaran

Salah satu kesalahan umum saat mengirimkan surat lamaran kerja via email adalah hanya melampirkan CV tanpa menyertakan surat lamaran di badan email. Hal ini dapat memberikan kesan kurang profesional dan tidak sopan karena rekruter biasanya mengharapkan penjelasan singkat yang memperkenalkan diri Anda, alasan melamar, serta kualifikasi utama yang relevan dengan posisi yang dilamar.

Subjek Email Tidak Jelas atau Kosong

Subjek email yang tidak spesifik atau kosong membuat rekruter bingung dan sulit mengelompokkan lamaran Anda. Hindari subjek kosong atau seperti "Lamaran Kerja" saja. Sebaliknya, selalu gunakan format "Lamaran [Posisi]– Nama Anda"

Tidak Menyebut Posisi yang Dilamar

Rekruter sering menangani banyak posisi sekaligus, sehingga tidak menyebutkan posisi yang Anda lamar dapat menyebabkan lamaran diabaikan. Hindari kalimat pembuka, "Saya ingin melamar pekerjaan di perusahaan Anda." Selalu sebutkan posisi yang Anda lamar di paragraf pembuka seperti, "Saya melamar untuk posisi Content Writer yang tersedia di perusahaan Anda."

Lampiran Tidak Lengkap atau Format Tidak Tepat

Tidak melampirkan CV atau surat lamaran, atau menggunakan format file yang tidak standar, dapat membuat rekruter sulit mengakses dokumen Anda. Hindari penggunaan atau pengiriman file dalam format .docx yang mungkin tidak kompatibel di semua perangkat. Selalu simpan dan kirim file dalam format PDF dengan nama yang rapi, seperti CV_Nama_Posisi.pdf.

Tidak Memperhatikan Detail Rekruter atau Perusahaan

Mengirim email tanpa menyesuaikan isi untuk perusahaan tertentu, seperti salah menyebut nama rekruter, posisi, atau perusahaan, dapat dianggap sebagai tanda ketidakseriusan. Oleh sebab itu, lakukan riset yang mendalam sebelum Anda mengirimkan email lamaran kerja untuk menunjukkan keseriusan Anda. 

Tips Menindaklanjuti Setelah Mengirimkan Lamaran Anda

Menindaklanjuti lamaran kerja adalah langkah penting yang sering diabaikan. Hal ini dapat memberikan kesan profesional dan menunjukkan antusiasme Anda terhadap posisi yang dilamar. Selain itu, juga berguna untuk mengingatkan rekruter tentang lamaran Anda, dan memberikan kesempatan untuk memperbaiki kesalahan, seperti dokumen yang tidak terkirim. 

Berikut adalah beberapa tips efektif dan relevan untuk menindaklanjuti lamaran Anda. 

Beri Waktu yang Cukup Sebelum Menindaklanjuti

Berikan waktu sekitar 5–7 hari kerja setelah mengirimkan lamaran sebelum menghubungi rekruter. Ini memberi mereka waktu untuk memproses lamaran Anda. Hindari menindaklanjuti terlalu cepat, terutama jika lamaran diajukan melalui portal besar seperti JobStreet atau LinkedIn, di mana proses seleksi biasanya memakan waktu.

Gunakan Media yang Tepat

Pilih media komunikasi yang sesuai dengan budaya profesional perusahaan. Biasanya email adalah pilihan terbaik, tetapi terkadang WhatsApp atau telepon diperbolehkan jika informasi kontak diberikan. Jika perusahaan mencantumkan nomor WhatsApp, gunakan platform tersebut dengan sopan. Namun, hindari mengirim pesan di luar jam kerja.

Buat Pesan yang Profesional dan Singkat

Pastikan pesan tindak lanjut Anda ringkas, sopan, dan langsung ke inti.

Contoh Email Follow-Up:

Tunjukkan Antusiasme Tanpa Terlihat Memaksa

Sampaikan antusiasme Anda terhadap posisi tersebut, tetapi hindari memberikan kesan mendesak atau memaksa.

Jangan Menindaklanjuti Terlalu Sering

Menindaklanjuti terlalu sering dapat dianggap mengganggu. Jika tidak ada respons setelah dua kali tindak lanjut, sebaiknya berhenti dan fokus pada peluang lain.

Siapkan Diri untuk Panggilan atau Email Balasan

Jika rekruter merespons, pastikan Anda siap menjawab pertanyaan terkait lamaran Anda atau jadwal wawancara. Jadilah fleksibel dengan waktu wawancara, terutama jika perusahaan beroperasi pada hari Sabtu.

Hormati Budaya dan Etika Profesional

Hindari menggunakan bahasa yang terlalu santai. Sebaliknya, gunakan bahasa formal yang sopan sesuai budaya kerja Indonesia.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat meningkatkan peluang mendapatkan respons positif dari rekruter. Namun, ingat untuk selalu menjaga sopan santun dalam komunikasi. 

Sudah Siap Mengirim Email Surat Lamaran Kerja Anda?

Dalam dunia kerja modern, email lamaran kerja adalah langkah pertama untuk menciptakan kesan positif di mata rekruter. Dengan menyusun email yang profesional, ringkas, dan relevan, Anda dapat menunjukkan keseriusan serta kemampuan komunikasi yang baik. 

Ingatlah untuk mencantumkan semua komponen penting, seperti subjek yang jelas, isi email yang menyoroti kualifikasi Anda, serta lampiran dokumen yang sesuai. Hindari kesalahan umum yang dapat merusak peluang Anda, seperti alamat email tidak profesional atau lupa menyertakan dokumen penting. 

Dengan mempraktikkan tips terbaik dalam menulis email lamaran kerja, Anda tidak hanya memperbesar peluang untuk dipanggil wawancara, tetapi juga menunjukkan bahwa Anda adalah kandidat yang siap bersaing di pasar kerja yang kompetitif. Dapatkan tips lainnya seputar CV dan lamaran kerja dengan membaca artikel di Jobseeker. 

Sumber:

(1) Forbes: 3 Tips And Tricks For Emailed Cover Letters In 2023.