Menulis Surat Lamaran Umum

Apa Itu Surat Lamaran Umum?

Surat lamaran umum adalah jenis surat lamaran kerja yang dibuat untuk digunakan secara fleksibel dalam berbagai situasi dan untuk berbagai perusahaan atau posisi. Surat ini berisi informasi standar, seperti pengenalan diri, riwayat pendidikan, pengalaman kerja, keahlian, dan tujuan melamar pekerjaan, tanpa disesuaikan dengan perusahaan atau posisi tertentu.

Surat lamaran umum biasanya ditulis dalam format yang standar sehingga dapat dikirimkan ke banyak perusahaan dengan sedikit atau tanpa modifikasi. Meskipun standar tanpa personalisasi, namun keberadaannya surat lamaran sangat penting. 56 persen pemberi kerja lebih memilih kandidat dengan surat lamaran. Dan 45 persen rekruter menyebut bahwa hanya mengirim CV tanpa surat lamaran dapat menyebabkan lamaran Anda ditolak. (1) 

Kapan Menggunakan Surat Lamaran Umum?

Surat lamaran umum dapat digunakan dalam situasi berikut:

Melamar ke Banyak Perusahaan Sekaligus

Saat Anda mengirimkan lamaran ke berbagai perusahaan dalam bidang atau industri yang sama dan tidak memiliki waktu untuk menyesuaikan surat lamaran untuk setiap perusahaan.

Melamar Pekerjaan dengan Posisi Serupa

Jika posisi yang dilamar memiliki tanggung jawab atau kualifikasi yang hampir sama di berbagai perusahaan.

Job Fair atau Walk-In Interview

Surat lamaran umum sering digunakan di acara-acara seperti ini, di mana Anda sebagai kandidat menyerahkan lamaran ke banyak perusahaan sekaligus.

Tidak Ada Informasi Spesifik tentang Perusahaan

Ketika Anda melamar ke perusahaan yang informasinya tidak terlalu jelas, misalnya lowongan yang hanya mencantumkan nama bidang usaha atau agensi perekrutan yang menyaring pelamar.

Saat Melamar ke Talent Pool

Saat mengirimkan CV Anda ke dalam opsi talent pool yang sering ditawarkan perusahaan, menyertakan surat lamaran dapat memandu pemberi kerja. Ini akan memberi tahu rekruter atau calon pemberi kerja jenis peran yang Anda cari dan apa yang dapat Anda tawarkan kepada mereka. 

Mengapa Menggunakan Surat Lamaran Umum?

Efisiensi Waktu

Menggunakan surat lamaran jenis ini menghemat waktu karena tidak perlu disesuaikan untuk setiap perusahaan.

Fleksibilitas

Cocok digunakan untuk melamar pekerjaan dengan kualifikasi dan keahlian yang serupa di berbagai perusahaan.

Praktis untuk Acara Besar

Di acara seperti job fair, Anda tidak mungkin menyiapkan surat lamaran berbeda untuk setiap perusahaan, sehingga surat lamaran umum menjadi solusi praktis.

Cocok untuk Lowongan Tanpa Detail Posisi

Saat melamar melalui platform atau pihak ketiga tanpa informasi detail tentang posisi yang dibuka.

Mengantisipasi Banyak Lowongan

Surat lamaran umum memudahkan Anda untuk segera mengirimkan lamaran begitu ada lowongan yang sesuai tanpa harus menulis ulang.

Komponen-Komponen Utama dari Surat Lamaran Umum

Surat lamaran umum terdiri dari beberapa komponen utama yang dirancang untuk memperkenalkan pelamar kepada perusahaan secara profesional. Berikut adalah penjelasan setiap komponen dan struktur surat lamarannya.

Header (Kepala Surat)

Bagian ini berisi informasi kontak pelamar dan pihak yang dituju.

• Nama lengkap
• Alamat
• Nomor telepon
• Email
• Tanggal penulisan surat
• Nama dan alamat perusahaan (jika ada, meskipun surat lamaran umum biasanya fleksibel tanpa detail perusahaan tertentu)

Salam Pembuka

Kalimat pembuka yang sopan untuk menyapa penerima surat, misalnya:

• "Kepada Yth. Bapak/Ibu HRD"
• "Dengan hormat,"

Salam pembuka ini harus formal dan sesuai etika penulisan profesional.

Paragraf Pembuka

Paragraf ini menjelaskan maksud pengiriman surat secara umum. Pada paragraf ini sebutkan niat Anda melamar pekerjaan. Anda juga bisa memberikan sedikit gambaran tentang posisi yang diincar jika relevan.

Paragraf Inti

Bagian ini menjadi inti dari surat lamaran dan mencakup:

• Riwayat pendidikan: Gambaran singkat tentang pendidikan terakhir yang relevan.
• Pengalaman kerja: Jelaskan pengalaman yang mendukung kualifikasi Anda.
• Keahlian atau kompetensi: Sebutkan keterampilan yang sesuai untuk berbagai posisi yang dilamar.
• Berikan alasan mengapa Anda cocok untuk posisi yang Anda tuju.

Paragraf Penutup

Bagian ini menegaskan harapan untuk dapat mengikuti proses seleksi lebih lanjut. Sampaikan keinginan untuk diundang ke tahap wawancara dan ungkapkan apresiasi kepada pihak penerima surat.

Penutup dan Tanda Tangan

Bagian terakhir berisi penutup formal, seperti:

Contoh Surat Lamaran Umum

Berikut adalah contoh surat lamaran umum simple yang dapat digunakan untuk berbagai keperluan melamar pekerjaan.

Do’s & Dont’s Saat Menulis Surat Lamaran Umum

Menulis surat lamaran umum memerlukan perhatian khusus agar tetap profesional dan menarik, meskipun tidak disesuaikan untuk perusahaan tertentu. Berikut adalah hal-hal yang perlu dilakukan dan hal-hal yang harus dihindari saat membuat surat lamaran. 

Do’s

• Gunakan Bahasa yang Profesional: Pilih kata-kata yang sopan, formal, dan sesuai dengan etika penulisan surat resmi. Perhatikan tata bahasa dan ejaan agar tidak ada kesalahan.
• Struktur yang Rapi dan Jelas: Pastikan surat lamaran memiliki struktur yang baik, mulai dari pembuka, isi, hingga penutup. Gunakan paragraf pendek untuk mempermudah pembacaan.
• Tulis Informasi yang Relevan: Cantumkan informasi dasar, seperti riwayat pendidikan, pengalaman kerja, keahlian, dan kontak yang jelas. Fokus pada keterampilan dan pengalaman yang relevan dengan berbagai posisi pekerjaan.
• Jelaskan Keunggulan Diri: Tunjukkan kelebihan Anda yang relevan dengan pekerjaan, seperti keterampilan khusus, prestasi, atau pengalaman kerja yang menonjol.
• Gunakan Format Surat yang Standar: Gunakan format resmi dengan font yang mudah dibaca dan tata letak yang rapi.

Don’ts

• Terlalu Umum atau Generik: Hindari isi yang terlalu klise, seperti hanya menyebutkan “saya ingin melamar pekerjaan” tanpa menonjolkan keunikan Anda. Jangan terlalu minim informasi sehingga surat terlihat kurang menarik.
• Melampirkan Informasi Tidak Relevan: Jangan memasukkan detail pribadi yang tidak diperlukan, seperti hobi yang tidak mendukung pekerjaan atau pengalaman yang tidak relevan.
• Mengulang Informasi CV Secara Utuh: Surat lamaran harus melengkapi CV, bukan hanya mengulanginya. Gunakan surat lamaran untuk menjelaskan motivasi dan kepribadian Anda.
• Tata Bahasa atau Ejaan yang Buruk: Kesalahan ejaan, tata bahasa, atau tanda baca dapat menciptakan kesan tidak profesional.
• Periksa ulang sebelum mengirimkan: Surat lamaran umum tetap harus profesional dan menarik meskipun tidak dirancang untuk perusahaan tertentu. Fokuslah pada penampilan rapi, isi yang relevan, dan hindari kesalahan umum agar surat Anda efektif dalam meningkatkan peluang diterima kerja.

"56 persen pemberi kerja lebih memilih kandidat dengan surat lamaran. Dan 45 persen rekruter menyebut bahwa tidak memiliki surat lamaran dapat menyebabkan lamaran Anda ditolak"

Tips dan Praktik Terbaik dalam Menulis Surat Lamaran Umum

Surat lamaran umum harus menarik perhatian rekruter di berbagai sektor atau posisi. Berikut adalah penjelasan rinci dari tips dan praktik terbaik untuk membuat surat lamaran umum yang efektif.

1. Buatlah yang Umum, tetapi Tetap Relevan

Pastikan isi surat tetap fleksibel sehingga bisa digunakan untuk berbagai jenis pekerjaan. Dan hindari menyebut nama perusahaan atau jabatan tertentu agar surat tetap relevan jika dikirim ke berbagai tempat.

2. Hindari Keahlian dan Jargon yang Sangat Spesifik

Fokuslah pada keterampilan yang dapat diterapkan di berbagai peran, seperti komunikasi, manajemen waktu, atau problem-solving. Hindari istilah teknis atau keahlian yang hanya relevan untuk bidang tertentu, kecuali Anda memang mengirimkan lamaran untuk talent pool posisi tertentu.

3. Jangan Lupakan CV dan Lampiran Lainnya

Sertakan dokumen pendukung seperti CV, portofolio, sertifikat, atau referensi kerja jika diminta. Pastikan juga lampiran Anda rapi dan sesuai dengan format surat lamaran.

4. Pertahankan Struktur yang Jelas

Surat lamaran harus memiliki struktur yang rapi dan mudah dipahami. Gunakan format berikut:

1. Paragraf Pembuka: Perkenalkan diri Anda dan tujuan melamar.
2. Paragraf Isi: Jelaskan pengalaman kerja, keahlian, dan nilai tambah Anda.
3. Paragraf Penutup: Sampaikan harapan untuk proses lebih lanjut dan ucapkan terima kasih.

5. Sertakan Keterampilan 

Kombinasikan keterampilan teknis (keterampilan keras) dan interpersonal (keterampilan lunak) yang relevan dan dapat ditransfer ke berbagai pekerjaan.

6. Kirimkan dalam Format PDF

Sebagian besar perusahaan menerima surat lamaran dalam format PDF karena tampilannya konsisten di berbagai perangkat. Hindari mengirimkan file dalam format Word (.doc/.docx) kecuali diminta. Jangan lupa menyimpan file dengan nama profesional, misalnya: Surat_Lamaran_Nama.pdf.

7. Gunakan Kalimat Aktif

Kalimat aktif memberikan kesan percaya diri dan profesional. Hindari kalimat pasif yang terkesan lemah.

Persiapkan Surat Lamaran Kerja Anda Sekarang

Surat lamaran umum adalah alat penting yang memungkinkan Anda melamar berbagai posisi tanpa kehilangan profesionalisme dan daya tarik. Dengan format yang fleksibel dan isi yang relevan, surat lamaran ini dapat membantu Anda menunjukkan keahlian serta motivasi kepada rekruter. Ingatlah untuk selalu memperhatikan struktur, bahasa, dan keakuratan informasi yang Anda tulis. 

Untuk mempermudah, gunakan template surat lamaran yang sudah kami sediakan agar proses penulisan menjadi lebih cepat dan efektif. Anda juga bisa melihat contoh surat lamaran kerja dari beragam profesi sebagai referensi dan inspirasi Anda. 

Jangan lupa juga untuk membaca berbagai tips dan artikel menarik lainnya, mulai dari cara membuat CV yang memukau hingga persiapan menghadapi wawancara kerja. Persiapkan diri Anda dengan baik, dan raih peluang karier terbaik!

Sumber referensi:

(1) Forbes: Write A Cover Letter To Get Noticed (And Hired!): 4 Best Practices