Scrivi un CV a prova di ATS

Che cos’è un ATS?

​​Ti è mai capitato di cercare “ats cv”, “ats curriculum”, “ats curriculum vitae”, “cv ats”, e analoghi, su Google? Probabilmente sì. E avrai trovato una dettagliata spiegazione di che cos’è un ATS.

Se invece non hai idea di che cosa sia, sappi che ATS è il nome comunemente attribuito a tutti i software impiegati dalle aziende per il reclutamento e la gestione del personale.

Si tratta di un acronimo che per esteso significa “Applicant Tracking System”, ovvero “sistema di tracciamento dei candidati”. In italiano, la sigla ATS è ormai diffusa e per lo più  riconosciuta. Occasionalmente può essere sostituita da espressioni analoghe, come sistema di gestione delle candidature, software di screening dei candidati e simili.

Ma il punto è: a che cosa serve un ATS? E perché è importante tenerne conto, quando scriviamo il CV?

A che cosa serve un ATS?

Gli ATS servono, in generale, a gestire una molteplicità di operazioni legate al reclutamento del personale, con l’obiettivo di automatizzare, semplificare e velocizzare il lavoro dei recruiter. Per questo sono sempre più utilizzati dalle aziende: consentono di ridurre il carico di mansioni degli addetti alle risorse umane, di agevolarne i compiti e, così, di risparmiare tempo. 

Un buon ATS, per esempio, raccoglie i curriculum dei candidati che arrivano online, organizza le candidature in determinate categorie in base a criteri specifici (esperienza, piuttosto che competenze o posizione desiderata), effettua una prima scrematura dei candidati, sempre in base a determinati parametri (stabiliti dall’azienda), invia comunicazioni automatizzate ai candidati, come la conferma di ricezione della candidatura, tiene traccia delle diverse fasi del processo di selezione. E così via.  

Tra quelle elencate, la funzione di cui i candidati devono assolutamente tener conto è la seguente: lo screening del CV. L’ATS “legge” il curriculum attraverso un processo di analisi testuale che consente di identificare informazioni specifiche – come il nome e cognome del candidato, esperienze lavorative, istruzione, competenze – e lo fa sulla base di specifiche parole chiave, scelte e preimpostate dall’azienda.

Se il CV include queste parole chiave, l’ATS sarà in grado di riconoscerle e valuterà il CV idoneo a essere selezionato. Viceversa se il CV non le include. In questo caso, rischierà di essere scartato.

Siccome la prima lettura del CV viene sempre più spesso affidata a un ATS, l’importanza di scrivere un “CV ATS-friendly” è, comprensibilmente, cruciale per i candidati. Vediamo come si fa.

I vantaggi degli ATS

I vantaggi che offrono gli ATS a datori di lavoro e recruiter si misurano fondamentalmente in risparmio di tempo: poiché consentono di automatizzare un ampio numero di mansioni, i dipartimenti di risorse umane che ricevono centinaia di candidature al giorno ne traggono senz’altro beneficio. Il che significa, per un recruiter, potersi focalizzare meglio sulle attività che un software non può svolgere, a partire dal colloquio di persona con il candidato. 

Per i candidati, adeguare il proprio CV ai parametri degli ATS è tutt’altro che un’impresa impossibile. Si tratta di seguire una serie di accorgimenti che rendono il CV più strutturato e leggibile nel suo complesso, e possono quindi risultare vantaggiosi anche al di là dello screening del software.

Gli svantaggi degli ATS

Come ogni tecnologia, il buon impiego degli ATS dipende in larga misura da come sono progettati e da come vengono usati. Un ATS può essere più o meno efficiente a seconda delle funzioni richieste e seconda dei parametri impostati. Per esempio, se la selezione delle parole chiave da riconoscere non è completa, o presenta degli errori, l’ATS rischierà di scartare curriculum vitae potenzialmente idonei. Il che è proprio l’opposto di quanto datori di lavoro e risorse umane desiderano.

Analogamente, dal punto di vista di un candidato, il rischio di non superare la selezione per non disporre di un CV leggibile da un software può essere, a priori, scoraggiante. Impossibile non essere d’accordo sul fatto che il valore di una persona si misura sulle competenze reali, e non sulla presenza (o meno) di una serie di parole chiave. 

Ma, come vedremo ora in dettaglio, superare questo scoglio è del tutto possibile.

Siccome la prima lettura del CV viene sempre più spesso affidata a un ATS, l’importanza di scrivere un “CV ATS-friendly” è cruciale per i candidati

Come scrivere un CV a prova di ATS

Per scrivere un CV a prova di ATS, e cioè un curriculum che sia leggibile dal software, e “gradito” al software, bisogna tener conto di alcune cautele. Niente di particolarmente complicato ma, come abbiamo visto, di estrema importanza.

Prima di tutto, il tuo CV deve includere una serie di parole chiave: quelle che l’ATS è stato appositamente istruito a riconoscere. Come fare a sapere quali sono? Semplice. Quelle più comunemente utilizzate negli annunci di lavoro. Ogni professione, chiaramente, è diversa dall’altra. Quindi, concentrati sul tuo profilo e leggi con attenzione le job description di tuo interesse: oltre all’indicazione del ruolo, che ovviamente è da includere, osserva l’elenco di competenze ed esperienze richieste. Nel CV, fai spazio per inserire proprio quelle. 

In seconda battuta, occhio al formato, inteso sia come struttura, sia come tipo di file.

Come probabilmente già sai, la struttura del curriculum è fondamentale per poter organizzare in modo chiaro e ordinato le informazioni e per renderlo facilmente leggibile. Potrò sembrare strano, ma anche un software, e non solo un recuiter in carne ed ossa, è agevolato da questa impostazione. 

Per quanto riguarda il formato del file (.doc, .txt, .pdf), le opinioni non sono del tutto omogenee. In linea di massima, si può dire che tutte quelle indicate tra parentesi vanno bene. Quindi, su questo fronte, si può optare per l’estensione più vantaggiosa in generale, che è senza dubbio il PDF, sempre ben leggibile e non modificabile.

Usare le parole chiave

Abbiamo detto che le parole chiave da inserire nel CV sono quelle generalmente usate nella job description. Ed è così. Questo tuttavia non significa replicare pedissequamente l’annuncio (ovvio, no?), né esagere.

Per esempio, se il sito di un’azienda segnala una posizione lavorativa aperta per “social media manager”, verifica di presentarti come tale nel CV, e non come “esperto in comunicazione social”: potrai spiegare il tuo grado di expertise nella descrizione del ruolo e lettera di presentazione (nonché in sede di colloquio!). Se le mansioni prevedono “sviluppo dei piani editoriali”, “pianificazione delle pubblicazioni”, “monitoraggio dei KPI”, e la tua esperienza le include, segnalale sul CV in quella forma piuttosto che in un’altra.

Guarda anche i siti delle aziende che ti interessano, annota i termini professionali più ricorrenti e scegli proprio quelli, anziché sinonimi o espressioni simili. Dopodiché non abusarne: inseriscili nelle sezioni opportune, ben in evidenza, ma cerca di mantenere un equilibrio generale.

Abbreviazioni e sinonimi

Sigle, abbreviazioni, acronimi: si usano parecchio, ma non piacciono tanto. Nemmeno alle macchine. Un curriculum ben leggibile da un ATS dovrà quindi evitarli, se possibile, o comunque scioglierli, cioè inserire l’espressione per esteso.

Anche in questo caso, si tratta di un’indicazione da applicare con buon senso.

Se ti candidi come Project Manager, non limitarti a scrivere PM (che peraltro, in italiano, si usa in ambito giuridico per indicare i Pubblici Ministeri). Se hai esperienza nell’ambito delle risorse umane, meglio non limitarsi all’inglese HR (Human Resources), per quanto comunemente usato.

D’altra parte, se la job description cerca un esperto in “ottimizzazione SEO”, specificare che ti occupi di Search Engine Optimization è probabilmente superfluo.

I formati di CV più graditi agli ATS

Per quanto riguarda il formato di un CV gradito agli ATS, come abbiamo già detto valgono le stesse regole da applicare sempre, perché agevolano la lettura sia dei software che degli esseri umani. Rivediamo quali sono.

Gli elementi da tenere sotto controllo sono stuttura, layout, formattazione

Organizza il CV in sezioni ben definite: "Informazioni personali", “Profilo”, "Esperienza lavorativa", "Formazione", "Competenze", e così via, assicurandoti che ogni sezione abbia un titolo in bold o maiuscolo, ben in evidenza.

Disponi le sezioni in un ordine logico (in genere le esperienze lavorative precedono la formazione) e fai uso di elenchi puntati per descrivere le mansioni svolte e le singole competenze. 

La formattazione deve essere coerente: scegli un carattere ad alta leggibilità, di dimensione compresa tra 10-12 punti, e mantieni lo stesso stile in tutto il documento. 

Non dilungarti in lunghi paragrafi. Opta invece per testi brevi e concisi. E infine evita tabelle complesse o grafici, che gli ATS tendono a interpretare con difficoltà. Se ritieni necessario includerli, assicurati che i contenuti siano disponibili anche in formato di testo.

Tieni presente che per creare in pochi minuti un CV con queste caratteristiche è sufficiente usare gli strumenti di Jobseeker: il generatore di curriculum vitae, così come il generatore di lettere di presentazione, consentono di ottenere documenti perfettamente strutturati in un attimo (per fartene un’idea, puoi dare un’occhiata ai diversi modelli di curriculum vitae e ai diversi modelli di lettera di presentazione).

Ancora dubbi sugli ATS? Ecco le risposte alle domande più frequenti

Tutti i datori di lavoro usano gli ATS?

No, non tutti i datori di lavoro usano gli ATS, ma molti sì, e in una pluralità di ambiti.

Gli ATS, a seconda delle funzioni di cui dispongono, consentono di automatizzare e agevolare una molteplicità di operazioni legate alla selezione del personale. Non sempre le aziende sfruttano tutte le potenzialità del software. Tra queste, però, il primo screening dei candidati è una delle favorite, soprattutto nel caso di grandi organizzazioni che ricevono migliaia di candidature.

Comunque sia, non potendo sapere con certezza quali siano le procedure di selezione di ogni singola azienda, meglio non correre rischi e scrivere un CV a misura di ATS.

Come posso verificare che il mio CV sia a prova di ATS?

Per verificare che il tuo CV sia a prova di ATS, segui le indicazioni che abbiamo esposto nell’articolo. Come avrai avuto modo di constatare, si tratta di accorgimenti piuttosto semplici, molti dei quali agevolano anche la lettura dei recruiter, non soltanto dei software. Da seguire quindi in ogni caso.

Se fai una ricerca accurata delle parole chiave, inserisci quelle idonee in evidenza nel curriculum, eviti acronimi, abbreviazioni, grafici complessi, e predisponi un format strutturato, coerente e omogeneo, il tuo CV non avrà nulla da temere da una scansione ATS. 

Per un ATS è meglio un CV in Word o in PDF?

Meglio salvare il CV in PDF. Vero è che la scelta tra Word e PDF può dipendere dalle preferenze specifiche dell’azienda e dell’ATS in uso, e che le opinioni in merito possono divergere.

Tuttavia, in generale, è di gran lunga preferibile il formato PDF, leggibile e ben visualizzabile su ogni sorta di device, non soggetto a problemi di formattazione e non modificabile.

Si tratta anche del formato migliore da stampare (e questo lo farà il recruiter prima di contattarti per il colloquio!).