Näin optimoit CV:n ATS-järjestelmää varten

Ensimmäiseksi: Mikä on rekrytointijärjestelmä eli ATS?

ATS auttaa rekrytoinnin parissa työskenteleviä ihmisiä hallitsemaan rekrytointiprosessia paremmin alusta loppuun, ja se on monelle ammattirekrytoijalle tärkein työkalu jonka kautta voi hallita avoimia työpaikkailmoituksia, ilmoitukseen tulleita hakemuksia ja ansioluetteloita sekä yhteydenpitoa hakijoiden kanssa - olipa kyseessä haastattelukutsu, kuittaus hakemuksen vastaanottamisesta tai hylkäys. Koska suosittuihin työpaikkoihin voi tulla jopa satoja hakemuksia, ei rekrytoinnista vastaavalla henkilöllä välttämättä ole mahdollisuutta lukea läpi kaikkien ansioluetteloita, mutta rekrytointijärjestelmässä on mahdollista tehdä nopeasti ja näppärästi hakuja työpaikkailmoitukseen tulleiden hakemusten ja ansioluetteloiden joukosta tietyillä asiasanoilla, jotka liittyvät esimerkiksi tehtävän koulutus- tai osaamisvaatimuksiin.

ATS on tyypillinen rakas lapsi, jolla on monta nimeä: sitä kutsutaan rekrytointijärjestelmän lisäksi myös nimellä ehdokashallintajärjestelmä. Se voi olla osa kattavampaa HR-järjestelmää, tai CRM-järjestelmää (Customer Relations Management).

Kuinka rekrytointijärjestelmä toimii?

Markkinoilla on valtavat määrät niin kotimaisia kuin ulkomaisiakin rekrytointijärjestelmiä ja niiden ominaisuudet vaihtelevat hyvin paljon. Jotkin ovat tarkoitettu ainoastaan CV-tietokannaksi, toiset ovat hyvinkin kattavia henkilöstöhallinnon ratkaisuja, ja kaikkea siltä väliltä. Useimmat järjestelmät “lukevat” lähettämäsi CV:n ja vertaavat sitä työpaikkailmoitukseen, jolloin rekrytoija näkee suoraan järjestelmässä kuinka hyvin vastaat vaatimuksia vaikkapa prosentteina.

CV:n optimointi ATS:ää varten edellyttää, että tunnet joitakin perussääntöjä sen suhteen kuinka ne toimivat. Järjestelmät on pääasiassa suunniteltu nopeuttamaan, helpottamaan ja myös automatisoimaan rekrytoijan työtä. Tavoitteena on löytää ehdokkaiden joukosta nopeasti ne, jotka ovat lähimpänä haettua. Tämä voi tapahtua joko siten, että rekrytoija tekee järjestelmässä haun tai useita hakuja tehtävään liittyvillä avainsanoilla, vähän samalla tapaa kuin kuka tahansa etsisi tietoa jostakin asiasta Googlen haulla. Useimmat rekrytointijärjestelmät mahdollistavat myös hakijoiden lajittelun tiettyjen kriteerien perusteella, jolloin CV:t joissa näitä tiettyjä tietoja ei mainita, eivät todennäköisesti tule haussa esille.

Esimerkki: Rekrytoija voi etsiä ansioluetteloiden joukosta myyntiassistenttia, jolla on vähintään 10 vuoden kokemus, on maininnut Microsoftin Dynamics -CRM-ohjelmiston CV:ssään ja lisäksi suorittanut tradenomin tutkinnon.

Ehdokashallintajärjestelmän edut HR-ammattilaisille

Yhä useampi yritys on ottanut käyttöön rekrytointijärjestelmän, eikä se ole ihme: järjestelmän käyttäminen tuo helpotusta moneen rekrytointiin liittyvään tehtävään. Ensinnäkin, rekrytointijärjestelmän avulla on helpompi pysyä ajan tasalla yhteydenpidosta ehdokkaiden kanssa, vaikka hakijoita olisi valtava määrä. Nyrkkisääntönä voidaan sanoa, että mitä suurempi organisaatio, sitä todennäköisemmin heillä on käytössä ATS. Esimerkiksi Yhdysvalloissa 98-99 % suurimmista yrityksistä käyttää rekrytoinnin apuna ATS-järjestelmää.

Henkilöstöhallinnon parissa työskentelevät ammattilaiset ovat myös hyvin tietoisia tietosuojalainsäädännöstä, joten pitämällä koko rekrytointiprosessin ATS-järjestelmässä on helppo valvoa sitä, että hakijoiden henkilökohtaisia asiakirjoja ei jää kuleksimaan kenenkään sähköpostilaatikkoon tai jaettuihin kansioihin, ja ne voi tarvittaessa poistaa heti prosessin päätyttyä. ATS tarjoaa siis rekrytoijille apua automaation muodossa ja hakijoiden lajittelua ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella, säästäen huomattavasti aikaa.

ATS-järjestelmän kääntöpuolet

Vaikka rekrytointijärjestelmä auttaisinkin henkilöstöhallinnon ammattilaisen työtä huomattavasti, liittyy sen käyttöön joitakin mahdollisia kompastuskiviä, joista sinun on työnhakijana hyvä olla tietoinen. Ensinnäkin, hakijoiden automaattinen “paremmuusjärjestykseen” laittaminen tiettyjen kriteerien perusteella voi kokonaan jättää pois joukosta erittäin kovalaatuisetkin hakijat, jos heidän ansioluettelostaan puuttuu jokin tietty haussa käytetty sana, tai CV:ssä on käytetty sen synonyymiä, sillä järjestelmät eivät välttämättä ymmärrä ottaa mukaan melkein samaa vastaavia sanoja. Joissakin tapauksissa voi myös käydä niin, että tyylikkäästi ja vaivalla muotoiltu CV jää kokonaan ATS-järjestelmältä poimimatta, sillä järjestelmä ei tunnista vaikkapa fonttia tai otsikoita.

CV:n optimointi rekrytointijärjestelmää varten

Voi räätälöidä CV:si ehdokashallintajärjestelmiä silmälläpitäen noudattamalla muutamaa perussääntöä:

1. Huolehdi siitä, että CV:ssäsi on työpaikkailmoituksessa mainittuja avainsanoja.
2. Valitse yleinen tiedostomuoto ja fontti, sillä tietojärjestelmien on helpompi lukea näitä.
3. Kerro taidoista ja osaamisestasi
4. Pidä huoli siitä, että CV:ssä on paljon tekstiä.
5. Sisällytä bullet point -tyyppistä tekstin muotoilua
6. Vältä kuvia ja taulukoita, sillä ATS-järjestelmät eivät välttämättä osaa lukea niitä

Avainsanojen sisällyttäminen

Nämä ovat erittäin tärkeä osa CV:tä, jotta työnantaja löytää juuri sinun ansioluettelosi muiden hakijoiden joukosta. Mikäli mahdollista, käytä täsmälleen samoja sanoja ilmaisuja kuin työpaikkailmoituksessa. Synonyymien käyttöä kannattaa välttää, samoin lyhenteitä jollei niitä ole käytetty jo työpaikkailmoituksessa. Avainsanoja kannattaa ottaa mukaan useampi, jotta mahdollisuutesi tulla löydetyksi paranevat. Älä kuitenkaan koskaan lisää avainsanoja yksinään, vaan ne on aina sisällytettävä luontaisella tavalla tekstin joukkoon.

On myös hyvä ottaa mukaan muita avainsanoja, jotka ovat hakemasi tehtävän kannalta relevantteja. Jos olet esimerkiksi hakemassa tehtävää verkkotiedottajana, kannattaa CV:ssä mainita hallitsemasi julkaisujärjestelmät nimellä sen sijaan, että kertoisit yksinkertaisesti osaavasi käyttää CMS-järjestelmiä. Kyseistä tehtävää silmälläpitäen voi olla myös hyvä mainita sosiaalisen median alustat nimellä sen sijaan, että mainitsisit taitavasi sosiaalisen median viestintäkanavana.

Joissakin tilanteissa voi olla myös paikallaan päivittää tittelit hakemasi tehtävän kannalta optimaaliseksi. Myyntipäällikkö on esimerkki tehtävästä, joka voi kulkea hyvin erilaisella nimellä riippuen yrityksestä: jossakin paikassa se voi olla yksinkertaisesti suomeksi myyntipäällikkö, mutta muualla se voi olla Sales Manager, Key Account Manager tai vaikkapa Sales Executive. Jos rekrytoija lajittelee ansioluetteloita hakusanalla “myyntipäällikkö”, ei edes kokenut Sales Executive nouse välttämättä esille. Tutki siis huolella mitä nimikkeitä yrityksessä käytetään.

Valitse yleinen tiedostomuoto ja fontti

CV:n on ensiarvoisen tärkeää erottua joukosta, ja lähettämällä erikoisella fontilla kirjoittaman ansioluettelon harvinaisessa tiedostomuodossa erotut takuulla joukosta - mutta et positiivisella tavalla. Rekrytointijärjestelmät eivät välttämättä kykene lukemaan erikoisia tietostomuotoja tai harvinaisia fontteja. Pysyttele siis tutuissa ja turvallisissa tiedostomuodoissa kuten PDF ja Word. Fonteista tavallisimmat ovat Arial, Helvetica, Verdana, Calibri ja Times.

Kerro taidoista ja osaamisestasi

Useimpiin tehtäviin tarvitaan tietynlaisia niin kutsuttuja kovia taitoja ja henkilökohtaisia vahvuuksia. Huolehdi siitä, että CV:ssäsi on kerrottu mitkä työpaikkailmoituksessa peräänkuulutetut taidot ja ominaisuudet sinulla on, sillä on mahdollista, että rekrytoinnista vastaava henkilö hakee järjestelmästä ansioluetteloita, joissa on mainittu vaikkapa tietyn kirjanpito-ohjelman nimi tai vaikkapa lainsäädännön tunteminen.

ATS-järjestelmä pitää tekstistä

Rekrytointijärjestelmät pitävät tekstistä ja CV:n onkin hyvä pitää sisällään jonkin verran tekstisisältöä. Saat tällöin otettua mukaan useita avainsanoja ilman, että CV:si on ylioptimoitu avainsanalista. Kun tekstiä on riittävästi, saat ripoteltua joukkoon luonnollisella tavalla tärkeitä hakusanoja työpaikkailmoituksesta. Vaikka ATS-järjestelmien kannalta CV:n pituudella ei ole merkitystä, kannattaa pitää mielessä että pääsääntö on kuitenkin se, että CV:n ei pitäisi olla pidempi kuin kaksi A4-arkkia.

Käytä bullet point -muotoilua

Järjestelmien on helpompi ymmärtää sisältöä, joka on jäsennelty bullet point -tyyppiseksi listaksi. Joskus on nimittäin niin, että rekrytointijärjestelmät eivät osaa lukea esimerkiksi CV:n osioiden otsikoita. Otsikoiden ja ylä- tai alatunnisteiden kohdalla erilaiset muotoilut voivat aiheuttaa sen, että järjestelmä jättää niiden sisällön huomioimatta, sillä muotoilun vuoksi se ei ymmärrä mitä vaikkapa otsikossa sanotaan, ja näin otsikkoon sisällytetyt tärkeät hakusanat menevät hukkaan. Bullet point -tyyppinen muotoilu puolestaan on järjestelmälle kuin järjestelmälle helppo ymmärtää.

Unohda kuvat ja taulukot

Upea muotoilu, taulukot tai grafiikka menee usein täysin hukkaan, sillä ATS ei ymmärrä sen sisältöä. Sama koskee valokuvia. Joissakin tapauksissa työnantaja kuitenkin tarjoaa mahdollisuuden ladata CV:n liitteeksi muita tiedostoja, kuten valokuvan, työnäytteitä, tutkintotodistuksia ja vaikkapa kirjeitä suosittelijoilta.