CV tiedostomuoto PDF vai Word?

Olet saattanut käyttää jopa tuntikausia CV:n hiomiseen, olet viimein tyytyväinen sekä sen sisältöön että visuaaliseen esitykseen, ja hakuaika on umpeutumassa tänään. Ennen kuin lähetät ansioluettelosi, on sinun lisäksi päätettävä mikä on oikea tiedostomuoto CV:llesi. Tavallisimmat tiedostomuodot ovat Adoben PDF (Adobe Portable Document Format) ja Microsoft Wordin .doc Vaikka molemmat tiedostomuodot ovat hyvin yleisiä, on tärkeää että luet työpaikkailmoituksen huolellisesti läpi, sillä joskus on niin, että ilmoituksessa kerrotaan missä tiedostomuodossa CV eli curriculum vitae tulee lähettää.

CV Adobe PDF -muodossa

Mitä enemmän aikaa olet käyttänyt ansioluettelosi visuaaliseen ulkoasuun, sitä tärkeämpää on että sen muotoilu ei niin kutsutusti mene rikki, eli heitä häränpyllyä vastaanottajan ruudulla. PDF on tiedostomuoto, joka tavallaan lukitsee dokumentin muotoilun juuri sellaiseksi kun se on tallennushetkellä, eikä siihen voi vahingossa tehdä muutoksia.

PDF-tiedoston etuna on siis se, että CV:si on melko varmasti luettavassa muodossa myös vastaanottajalle, olipa heillä käytössä mikä tahansa käyttöjärjestelmä (useimmiten Microsoft Windows tai Applen Mac OS) tai näiden versio. PDF-tiedosto ei nimittäin ole riippuvainen käyttäjän tietokoneella olevasta ohjelmistosta, joten sen kanssa on pienempi riski erilaisiin komplikaatioihin.

PDF-tiedoston etuna on myös se, että siinä ei näy tekstinkäsittelyohjelman “punakynä” eli oikoluvun varoitukset, tai muut dokumentin muotoiluun viittaavat merkinnät. Kirjoitusvirheen, vaikkapa yhdyssanavirheen, tekeminen on jo itsessään noloa ansioluettelossa, mutta sen korostaminen punaisella värillä tekee virheestä vähintään tuplasti yhtä noloa.

Toisaalta, PDF-tiedoston muokkaaminen vaikkapa kirjoitusvirheen korjaamiseksi viime hetkellä voi olla vaikeaa, joten kannattaa aina tallentaa ansioluettelosta myös helposti muokattava versio, kuten Word-tiedosto. PDF-asiakirjasta tekstin kopioiminen ei myöskään ole helppoa, ja lopputuloksena on usein muotoilun rikki meneminen ja sotkuinen teksti.

CV Word-muodossa

Useimmilla henkilöillä on tietokoneellaan joko Microsoftin Word-ohjelmisto tai jokin muu tekstinkäsittelyohjelma, jonka avulla saa avattua .doc-muodossa olevia asiakirjoja. Moni tekee edelleen CV:n Wordissa, joten on luonnollista, että se tulee myös tallennettua sen perinteisessä tiedostomuodossa ja lähetettyä työhakemuksen liitteeksi.

Word-dokumentteihin liittyy kuitenkin yksi selkeä heikkous, jota ei kannata ohittaa: sinun on vaikea kontrolloida miltä ansioluettelo näyttää lukijan ruudulla. Etenkin jos CV:ssä on paljon visuaalisia elementtejä tai muita muotoilua, on tärkeää että otat huomioon että asiakirja voi näyttää hyvin erilaiselta toisella tietokoneella, jolla voi olla erilainen käyttöjärjestelmä, tekstinkäsittelyohjelman versio tai vaikka oikoluku automaattisesti toisella kielellä, jolloin koko CV:si värittyy punakynän ansiosta punaiseksi.

Rekrytointifirmat suosivat Word-tiedostoja

Edelleen, on tärkeää että luet työpaikkailmoituksen huolellisesti läpi ja lähetät ansioluettelosi siinä muodossa kun sitä pyydetään. Jos ilmoituksessa kerrotaan, että hakemukset ja CV:t toivotaan Word/.doc-muodossa, tätä ei kannata jättää huomiotta, sillä siihen on todennäköisesti hyvä syy.

Voi esimerkiksi olla, että hakiessa työpaikkaa rekrytoijan, headhunterin tai työvoiman vuokrauspalvelun kautta, on heidän voitava kopioida ansioluettelostasi joitakin osia vaikkapa silloin kun he lähettävät sinusta tiivistelmän mahdolliselle työnantajalla. Usein on myös niin, että rekrytointifirmalla on olemassa oma standardipohja kandidaattien esittelylle, jota varten heidän on kopioitava tietoja ansioluettelosta ja hakemuksesta, ja tiedon on hyvä olla muodossa, joka mahdollistaa helpon kopioinnin. Rekrytointikonsultti voi myös haluta poistaa ansioluettelostasi tietoja, kuten yhteystiedot, jotta asiakasyritys ei voi ottaa kandidaattiin yhteyttä suoraan.

Jotkin yritykset myös käyttävät hakemusten käsittelyyn siihen tarkoitettua tietokoneohjelmaa, applicant tracking software (ATS), joka ei välttämättä osaa lukea PDF-tiedostoista kaikkia tärkeitä kohtia. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että automaattiset rekrytoinnin apuna olevat ohjelmat lukevat läpi ansioluettelot ja poimivat niistä avainsanoja, kuten tietyntyyppinen koulutus, kokemus tai vaikkapa tehtävänimike. Jotkin asiantuntijat ovat sitä mieltä, että ATS:n kannalta avainsanat on helpompi löytää .doc-muodossa olevasta asiakirjasta.

CV:n lähettämiseen Word-dokumenttina on siis olemassa ihan päteviä syitä, joita ei kannata vähätellä, ja siksi on tärkeää ottaa huomioon että CV:n tiedostomuodolla on merkitystä.

Näin tallennat CV:n PDF- ja Word-dokumenttina

1. PDF-tiedosto

Jos käytössäsi on Microsoft Word -ohjelmisto, jolla teet ansioluettelosi, voit tallentaa dokumentin PDF-muodossa klikkaamalla Tiedosto / File ja Tallenna. Valitsemalla PDF-tiedostomuodon saat tallennettua dokumentin haluamassasi muodossa.

Jos puolestaan käytät Googlen Docs -työkaluja, voit ladata tiedoston PDF-muodossa valitsemalla Tiedosto / File ja Lataa muodossa, jonka jälkeen valitset PDF.

2. Word- eli .doc-asiakirja

Jos teet ansioluettelosi Wordin avulla, on .doc usein standardimuoto asiakirjojen tallennukselle, eli valitset .doc-tiedostomuodon Tiedosto / File -valikosta.

Myös Google Docs mahdollistaa asiakirjonen tallentamisen .doc-muodossa. Valitse Tiedosto / File ja Lataa muodossa, jonka jälkeen valitset Microsoft Word (.docx).

3. PDF:stä .doc-asiakirjaksi?

Löysitkö vanhan hyvän CV:n, jonka tekstiä haluaisit käyttää uudessa ansioluettelossa, mutta ansioluettelon on vain PDF-tiedostona? Tämä onkin eri vaikeusasteen tehtävä. PDF-dokumenttia ei nimittäin useimmiten niin vaan saakaan muutettua Word-dokumentiksi, vaan sitä varten tarvitaan erillinen ohjelma, ja siitä huolimatta esimerkiksi muotoilu voi mennä rikki. Nyrkkisääntönä voidaan pitää sitä, että PDF-tiedostoa on vaikea muuttaa kunnolla Word-muotoon ilman, että muotoilussa tapahtuu muutoksia. Tämän vuoksi on tärkeää, että tallennat CV:n aina myös Word-asiakirjana, jollet satu käyttämään ansioluettelon tekoon tarkoitettua palvelua, joka säilyttää CV:si tiedot.

Muista myös asiakirjan nimi

Älä koskaan unohda CV:n vastaanottajaa ja lukijaa. Vaikka olisit kirjoittamassa elämäsi ensimmäistä ansioluetteloa, sen todennäköisesti vastaanottaa henkilö joka on lukenut CV:n jos toisenkin. On hyvä pitää mielessä, että useimpiin työpaikkoihin on suuri määrä hakijoita, joten harkitse huolellisesti jokainen yksityiskohta ansioluettelossasi. Tämä koskee CV:n tiedostomuodon lisäksi asiakirjan nimeä. Tiedoston nimeäminen on tämän vuoksi tärkeää, mutta asia jonka yllättävän moni hakija unohtaa miettiä läpi.

Entä mitäpä itse ajattelisit liitteestä, jonka nimi on “19062020-v2.doc” tai “CV-Antti.pdf”? Ehkä “Maija-Hirvonen-CV.pdf” kuulostaa paremmalta? Kirjoita siis liitteeseen selkeästi nimesi ja asiakirjan nimi. Päivämäärä ei ole välttämätön, sillä se käy kuitenkin ilmi itse ansioluettelosta tai hakemuksesta. Kun asiakirja on nimetty tarkkaan harkitulla tavalla, annat itsestäsi positiivisen vaikutelman - jo ennen kuin vastaanottaja on nähnyt hakemuksesi!

Missä muodossa CV kannattaa lähettää?

Kysymykseen ei ole yksinkertaista vastausta. CV:n tiedostomuotoon vaikuttaa se mitä työpaikkailmoituksessa siitä sanotaan - joskus ilmoitetaan suoraan missä muodossa asiakirjat on lähetettävä, eikä tästä kannata poiketa - ja toisaalta minne olet hakemuksesi lähettämässä. Jos olet epävarma, voit katsoa onko työpaikkailmoituksessa yhteystietoja, jotta voit kysyä yrityksestä missä muodossa he haluavat ansioluettelot. Nyrkkisääntö on kuitenkin se, että PDF on useimmissa tilanteissa turvallisempi valinta kuin Word.

Jobseeker suosii Adobe PDF -tiedostoja

Koska PDF on ylivoimaisesti suosituin ja varmin muoto lähettää ansioluettelo, Jobseeker suosii juurikin tätä tiedostomuotoa. Palvelu on kehitetty ansioluettelon tekemiseen ja tarjoaa helpon tavan luoda erottuvan, ammattimaisen ansioluettelon ilman, että sinulta vaaditaan edistyneitä tekstinkäsittelyn taitoja. CV:n ylläpitäminen ja muokkaaminen on palvelun ansiosta helppoa, ja saat yhdellä klikkauksella ladattua käyttöösi ansioluettelosi PDF-tiedostona.