Rekrutteringssystemer: optimér dit CV for ATS

Hvad er et rekrutteringssystem?

Rekrutteringssystemer er software, som HR-afdelinger og ledere på tværs af brancher bruger til at finde arbejdskraft. Rekrutteringssoftware tilbyder arbejdsgivere integrerede løsninger, som blandt andet indeholder TMS (Talent Management Systems) og ATS (Applicant Tracking Systems), som kan strømline rekrutteringsprocessen ved at automatisere den.

Tidligere plejede e-rekrutteringssystemer at være noget kun for de store virksomheder. Men siden Persondatasikkerhedsloven (GDPR) trådte i kraft, bruger flere og flere små og mellemstore virksomheder rekrutteringssystemer af sikkerhedsmæssige årsager – nemlig sikker håndtering og opbevaring af CV’er med personlige oplysninger.

Hvad er et ATS (Applicant Tracking System)?

ATS-software er et program til håndtering af CV’er for HR-afdelinger, der bruger e-rekrutteringssystemer. ATS’er kan screene *.doc, *.docx og *.pdf-filer, kategorisere dem efter, hvilke ord der hovedsageligt bliver brugt i teksten, og sortere CV’er efter de nøgleord, som arbejdsgiveren eller ansættelseslederen indtaster i systemet. Det kan for eksempel være bestemte kompetencer, færdigheder eller uddannelse.

ATS-software virker ligesom en søgemaskine: Det frasorterer de CV’er, der ikke indeholder de relevante ord, og viser kun de bedste matches. Nogle gammeldags ATS-software kan ikke læse andet end Word-filer med ren tekst og afviser alt, som indeholder linjer og andre grafiske elementer samt forskellige CV-skrifttyper. De nye ATS’er er dog gode til at aflæse PDF-filer, grafiske elementer og endda vurdere kandidaternes sproglige evner.

Dit CV’s rejse i rekrutteringsprocessen

Virksomheder modtager hundredvis af ansøgninger hver dag – opfordrede som uopfordrede. Og det kræver enormt meget tid at gennemgå dem alle sammen, hvis et menneske skal gøre det. Derfor bruger man ATS-systemer, som aflaster HR-personalet.

Når en HR-afdeling laver en jobannonce, beskriver de i rekrutteringssystemet, hvem de leder efter – både uddannelses- og erfaringsmæssigt. Derudover bliver der nævnt kompetencer og færdigheder, som arbejdsgiveren ønsker sig. Disse nøgleord kan rekrutteringsmedarbejdere indtaste i ATS-software, som screener CV’er og derefter finder de bedste kandidater. Men hvad hvis du ikke har brugt de rigtige nøgleord i dit CV?

”Vi har valgt at gå videre med andre kandidater med mere relevant erfaring”

Har du fået sådan en standardmail før? Denne tekst betyder, at der ikke blev fundet relevante nøgleord i dit CV, og rekrutteringssystemet har sorteret det fra – højst sandsynligt inden ansættelseslederen overhovedet nåede at se det. Så hvad kan du gøre? Søg endelig igen – også gerne i den samme virksomhed – men optimér dit CV, så det indeholder de rigtige ord.

CV til ATS i e-rekrutteringssystemer: Sådan gør du

Hvis du er i tvivl om, hvorvidt du kan ansøge i den samme virksomhed efter at have uploadet dit CV i deres database én gang, så er svaret – ja, gør det endelig. Du får adgang til dit CV i e-rekrutteringssystemet, og du kan uploade et nyt, velskrevet CV når som helst. Men lad os gøre det godt denne gang. Glem alt om dit brutto-CV, skriv et målrettet CV, og upload det igen.

1- Læs stillingsopslaget

Og gør det grundigt. Markér de nøgleord, du finder i kandidatbeskrivelsen, jobbeskrivelsen og eventuelt virksomhedens skriv om deres egne værdier. Alternativt kan du også bruge de såkaldte ordskyer (Word Clouds), som er gratis tjenester online. Google en af dem, kopiér og indsæt teksten fra stillingsopslaget, og indstil ordantallet til 30 – 50 ord. Disse små programmer tæller, hvilke ord der bliver brugt mest i en tekst og visualiserer dem sådan, så de oftest anvendte ord fremstår som de største. På den måde kan du se, hvilke egenskaber arbejdsgiveren er optaget af.

2- Brug nøgleord i dit CV

Der er en stor sandsynlighed for, at din kommende arbejdsgivers ansættelsesleder vil indtaste de samme nøgleord i rekrutteringssystemet, som de har skrevet i jobannoncen. Derfor bør du skrive de nøgleord, du har fundet i jobopslaget ned, og sørge for at bruge dem i de relevante sektioner i dit CV. Tænk også over synonymer til disse ord, og skriv dem i din tekst.

3- Skriv de rigtige betegnelser i dit CV

Den private og den offentlige sektor bruger forskellige betegnelser for de samme stillinger. Det samme gælder stillinger i forskellige brancher. Hvis du vil optimere dit CV for rekrutteringssystemer, så undersøg, om der er overensstemmelse mellem dine tidligere stillingsbetegnelser og de titler, der bliver brugt af din (forhåbentlig) kommende arbejdsgiver. Hvis det ikke er tilfældet, så er det en god idé at rette dine titler i ansættelseshistorikken.

4- Anvend punktopstillinger

Forskellige rekrutteringssystemer giver arbejdsgiverne forskellige muligheder for søgning i CV’er, men fælles for de fleste ATS-tools er, at de er gode til at aflæse punktopstillinger. Brug derfor listepunkter i dit CV til at beskrive din uddannelse og erhvervserfaring. Derudover er det en god idé at lave en adskilt sektion i dit CV, hvor du lister dine faglige og personlige kompetencer samt de hårde færdigheder. Læs mere om de forskellige sektioner i artiklen om CV-opbygning.

5- Skriv meget tekst

Et CV bør ikke fylde mere end 2 sider, men de 2 sider må gerne være fyldt med tekst, så længe det er struktureret og nemt at læse. Brug derfor gerne hele sætninger i dine jobbeskrivelser og sørg for at fortælle så meget, som muligt om din faglige profil. Dog skal det selvfølgelig ikke ske på bekostning af kvaliteten af dit CV-indhold. Derfor bør du gøre din tekst informationsrig, undgå fyldord og følge retningslinjer for CV-layout for at gøre dit CV læsevenligt.

6- Undgå at overoptimere dit CV

Overoptimering betyder, at man gentager for mange nøgleord i sin tekst. Det er måske godt for ATS-software, men tænk over, at når rekrutteringssystemet vælger dit CV som det bedste match til stillingen, så kommer ansættelseslederen til at læse det selv. Hvis du har gentaget de samme ord for mange gange, kommer dit CV til at virke kunstigt optimeret og monotont. Derfor sørg for at finde balance mellem de nødvendige nøgleord og deres synonymer.

7- Sørg for det rette filformat

Når du skal uploade dit CV til en database tilknyttet et rekrutteringssystem, læg mærke til den lille liste af tilladte filformater ved siden af upload-feltet. Oftest er det *.doc, *.docx eller *.pdf. Det er nemlig begrænset, hvilke filformater ATS-software kan læse, og derfor er det vigtigt, at du undgår eksperimenter. CV’er som er skrevet med Word-skabeloner er ustabile: Dit CV-layout kan blive ødelagt, hvis filen bliver åbnet af en anden Word-version. Vi anbefaler derfor at sende CV som PDF, hvis denne mulighed står på listen i rekrutteringssystemet.

8- Skriv dit CV i en CV-bygger

For e-rekrutteringssystemer er det afgørende, at teksten i dit CV er struktureret, og at filformatet er rigtigt. Hvis du vil være på den sikre side, så lav dit CV i en CV-bygger som Jobseeker. Vælg et professionelt udarbejdet layout, hvor alt om dig står de rigtige steder, og der bliver brugt punktopstillinger. Dit CV bliver gemt i det stabile PDF-format, som du kan uploade i rekrutteringssystemernes CV-databaser og jobbanker.

Opsummering

E-rekrutteringssystemer modtager, screener og sorterer CV’er for både store og små virksomheder i Danmark og i udlandet. Derfor er det vigtigt, at du skriver et målrettet CV og optimerer det med relevante nøgleord, så rekrutteringssystemernes ATS-software vælger dig til. Brug vores tips til CV-skrivning, og lav et målrettet og optimeret vinder-CV med CV-byggeren Jobseeker.

Held og lykke med din jobsøgning!