CV a klauzula RODO

CV dopisek o RODO – co to jest?

Zacznijmy od wyjaśnienia skrótu. RODO oznacza Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, wydane przez polski rząd w 2018 roku i uchwalone zgodnie z zaleceniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE ustalonego dwa lata wcześniej.

Zarówno Polska, jak i inne kraje członkowskie Unii Europejskiej są zobowiązane do przestrzegania wymogów wspomnianego rozporządzenia i dostosowania do nich swojego wewnętrznego prawa (w tym wymogów rekrutacyjnych).

O czym mówi ustawa RODO?

Rozporządzenie RODO dotyczy ochrony twoich danych osobowych i zakazuje ich przetwarzania bez twojej wyraźnej zgody.

Jaki ma to związek z twoim CV? Ten dokument zawiera szereg prywatnych informacji, które przekazujesz ewentualnemu pracodawcy – twoje imię i nazwisko, adres mailowy, numer telefonu, miejsce zamieszkania, a także szczegóły związane z twoim wykształceniem, doświadczeniem zawodowym, umiejętnościami i zainteresowaniami.

Aby dana firma lub agencja pośrednictwa pracy mogła przetwarzać te dane w celach rekrutacyjnych, musi uzyskać w tym celu twoją zgodę i poprosić cię o dopisanie do CV słynnej RODO regułki.

Czy pisemne dodanie do CV zgody na przetwarzanie danych jest obowiązkowe?

Być może cię to zaskoczy, ale nie. Nie masz obowiązku wpisania klauzuli RODO do CV. Sam fakt przesłania swojego życiorysu do rekrutera jest interpretowany jako zgoda kandydata na uczestnictwo w procesie rekrutacji.

Według prawa to pracodawca ma obowiązek uzyskania twojej zgody, a nie ty pisemnego wyrażenia jej. Oznacza to, że rekruter powinien zadbać o to, by w ogłoszeniu o pracę poprosić cię o zamieszczenie klauzuli RODO.

Czy CV bez RODO jest akceptowane?

Nie. W praktyce wygląda to tak, że jeśli zapomnisz dodać klauzuli o przetwarzaniu danych osobowych do swojego życiorysu, twoja kandydatura nie będzie wzięta pod uwagę.

Rekruter, który pokusiłby się o wykorzystanie takiego dokumentu, naraziłby się na karę, co sprawia, że niemal żadna firma się na to nie decyduje.

Ochrona danych osobowych w CV przed RODO

Jeśli pracujesz już od jakiegoś czasu i w przeszłości brałeś udział w procesach rekrutacyjnych, wiesz zapewne, że klauzula o ochronie danych osobowych obowiązywała w Polsce jeszcze przed RODO.

Wyglądała ona następująco:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji (zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 roku o ochronie danych osobowych; tekst jednolity: Dz. U. 2016 r. poz. 922)”.

Jak widzisz, nie miała ona związku w Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego, tylko z ustawą z 1997 roku. Być może twój stary życiorys zawierał właśnie taką klauzulę.

WAŻNE: Powyższa klauzula jest już nieaktualna i nie należy jej wpisywać do CV. Życiorys zawierający jej starą treść nie zostanie wzięty pod uwagę.

Jak wygląda CV po RODO?

Na pewno zastanawiasz się, jaka jest aktualna wersja klauzuli, czyli jak powinno wyglądać RODO do CV w 2023.

Być może zdziwi cię to, ale nie ma jednoznacznej zasady na temat tego, jak powinna brzmieć poprawna klauzula. Masz do wyboru cztery możliwości:

1. CV RODO co wpisać? – klauzula w wersji skróconej

Według aktualnych przepisów, poprawna klauzula RODO nie musi trzymać się ustalonej z góry formułki. Najważniejsze jest, żebyś rozumiał, na co wyrażasz zgodę. Możesz więc sam opracować treść klauzuli.

Najłatwiej będzie, jeśli napiszesz coś w stylu:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.

Jak widzisz, jedno proste zdanie w zupełności wystarczy.

2. CV RODO – pełny wzór klauzuli

Jeśli wolisz, żeby wpisywana przez ciebie klauzula RODO zawierała odniesienie do swojej podstawy prawnej, możesz zdecydować się na nieco dłuższą wersję.

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesu rekrutacji zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych (Dz. Ustaw z 2018, poz. 1000) oraz zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).

Jak widzisz, taka formuła RODO w twoim CV również zawiera zgodę na przetwarzanie danych i jest poszerzona jedynie o nazwy odpowiednich ustaw i rozporządzeń oraz daty ich wprowadzenia.

RODO oświadczenie zarówno w swojej wersji uproszczonej, jak i pełnej jest tak samo ważne. Wybór należy od ciebie i od ilości wolnego miejsca w CV.

3. Aktualna klauzula RODO a uczestnictwo w przyszłych procesach rekrutacyjnych

Wysyłasz swoje dokumenty aplikacyjne do firmy, która bardzo cię interesuje? Chciałbyś, żeby twoja kandydatura została wzięta pod uwagę, jeśli w przyszłości pojawią się w niej nowe oferty zatrudnienia? Warto więc, żebyś wiedział, jak napisać CV z RODO pozwalające ci uczestniczyć w przyszłych procesach rekrutacyjnych.

Klauzula RODO w takiej sytuacji powinna zawierać dodatkowe zdanie:

Wyrażam również zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w zakresie przyszłych procesów rekrutacyjnych.

Dzięki takiej zgodzie pracodawca lub zewnętrzny rekruter będzie mógł zgodnie z prawem przechowywać twoje dane przez jakiś czas i wykorzystać je ponownie, jeśli pojawi się oferta pracy odpowiadająca twoim kwalifikacjom.

4. Spersonalizowana klauzula RODO według wymagań pracodawcy

O tym, jak ma brzmieć klauzula o przetwarzaniu danych osobowych, może również zadecydować sam pracodawca. Przeczytaj z uwagę treść ogłoszenia o pracę i sprawdź, czy podano w nim odpowiedniej formułki RODO. Jeśli tak, wpisz ją do swojego życiorysu dokładnie tak, jak prosi o to rekruter – o ile oczywiście zgadzasz się z jego wymogami.

Jak długo można trzymać CV według zasad RODO?

Prawo polskie wprowadziło ostatnio w tej kwestii pewne zmiany.

Do stycznia 2019 roku obowiązywała zasada, że bez wyraźnej zgody kandydata na przechowywanie danych jego CV, list motywacyjny i inne przesłane dokumenty powinny zostać zniszczone natychmiast po zakończeniu selekcji.

Niemniej jednak 23 stycznia 2019 Ministerstwo Cyfryzacji wydało nowe wytyczne, według których przedsiębiorca ma prawo przechowywać CV kandydatów również po zakończeniu procesu rekrutacyjnego. Ma mu to umożliwić między innymi obronę przed ewentualnymi roszczeniami kandydatów (np. oskarżenie o dyskryminację).

Jak długo można przechowywać CV według tych nowych zasad RODO? Ministerstwo Cyfryzacji nie określa żadnego terminu, sugerując jedynie, że powinien on być ustalony zgodnie z doświadczeniem pracodawcy w kwestii analizy ryzyka, racjonalny i w miarę możliwości jak najkrótszy. W przypadku, jeśli dana firma zdecyduje się przechować dane osobowe kandydatów, powinna ich o tym powiadomić.

Nowe rozporządzenie RODO a CV w innych językach

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE obowiązuje we wszystkich krajach członkowskich. Jeśli chcesz aplikować o pracę na terenie Unii Europejskiej, powinieneś wiedzieć, jak przetłumaczyć klauzulę CV RODO na angielski, francuski, niemiecki, hiszpański czy inny język.

W przypadku, gdy wysyłasz swój życiorys po angielsku, poprawna treść klauzuli RODO brzmi następująco:

„I hereby consent to my personal data being processed by (nazwa firmy) for the purpose of considering my application for the vacancy advertised under reference number (numer referencyjny oferty)”.

Pamiętaj, że RODO to skrót polski. Po angielsku wspomniane rozporządzenie unijne nazywa się GDPR, czyli General Data Protection Regulation.

A jak brzmi klauzula RODO po niemiecku? Osoby starające się o pracę na tamtejszym rynku mogą skorzystać z następującej formuły:

„Ich bin einverstanden, dass meine, in diesem Arbeitsangebot enthaltenen,

persönlichen Daten von (Firmenname) für Bewerbungszwecke verwendet werden”.

Warto wiedzieć, że nie wszystkie kraje wymagają wpisania klauzuli RODO do CV. Zanim więc zabierzesz się za jej tłumaczenie, upewnij się, co mówi na ten temat lokalne prawo.

Gdzie wpisać klauzulę RODO w CV?

W Polsce jest ona najczęściej wpisywana w stopce, dzięki czemu pojawia się na wszystkich stronach życiorysu i pozwala zaoszczędzić miejsce w pozostałej części dokumentu.

Nie wiesz, jak wstawić stopkę? Wystarczy, że klikniesz dwukrotnie lewym przyciskiem myszki w dolnej części strony. Pojawi się wtedy wydzielone pole, do którego możesz skopiować wybraną treść klauzuli.

Możesz użyć mniejszych liter – pracodawca raczej nie będzie czytał twojej klauzuli RODO. Wystarczy, że wie, że nie zapomniałeś jej dodać.

Na zakończenie kliknij dwukrotnie w dowolnej części głównego dokumentu i twoja klauzula zostanie zapisana w stopce.

Podsumowanie

Jak widzisz, odpowiednia klauzula RODO jest istotnym elementem polskiego CV. Daje rekruterowi prawo wykorzystania twoich danych osobowych do celów selekcyjnych, a tobie gwarancję, że nikt niepożądany nie będzie miał do nich dostępu i nie użyje je do celów innych niż związane z rekrutacją.