Πώς να αναδείξετε τις οργανωτικές δεξιότητες στο βιογραφικό σας
Οι οργανωτικές δεξιότητες είναι αναγκαίες για σχεδόν κάθε επαγγελματία, από εργαζόμενους σε entry level θέσεις εργασίας έως υψηλόβαθμα στελέχη επιχειρήσεων με πολυετή εμπειρία. Ενσωματώνοντάς τες στο βιογραφικό σας, μπορείτε να χτίσετε το προφίλ ενός αξιόπιστου και αποδοτικού εργαζόμενου, ικανού να ανταποκρίνεται σε πολλαπλές εργασίες και αυστηρά χρονοδιαγράμματα. Στο άρθρο μας θα βρείτε πρακτικές οδηγίες και συμβουλές για να τις αναδείξετε με επιτυχία.
Γιατί είναι σημαντικές οι οργανωτικές δεξιότητες στο βιογραφικό
Στην Ελλάδα, πάνω από το 56% των εργαζομένων είναι αναγκασμένο να δουλεύει σε σφιχτά χρονοδιαγράμματα, αδυνατώντας να ελέγξει τις προθεσμίες και τους όρους παράδοσης των έργων (1).
Οι οργανωτικές δεξιότητες είναι κομβικές για τη διαχείριση μιας στρεσογόνας καθημερινότητας, εντός και εκτός επαγγελματικού χώρου, κι αυτό γιατί αφορούν πολλά περισσότερα από την τακτοποίηση του γραφείου και την οργάνωση αρχείων σε φακέλους.
Κάτω από αυτόν τον όρο-ομπρέλα περιλαμβάνονται πολύ σημαντικά soft skills για την αποδοτικότητα στον χώρο εργασίας, αλλά και την προσωπική και επαγγελματική ανάπτυξη του ατόμου, όπως και για την εξασφάλιση της ισορροπίας μεταξύ προσωπικής και επαγγελματικής ζωής.
Πρόκειται για δεξιότητες που σας βοηθούν:
- Να αναλύετε σύνθετα ζητήματα ώστε να μπορείτε να βρείτε λύσεις.
- Να διαχειρίζεστε αποτελεσματικά τον χρόνο.
- Να ανταποκρίνεστε σε πολλαπλές ευθύνες.
- Να διατηρείτε την ψυχραιμία σας σε συνθήκες πίεσης.
- Να χαράζετε στρατηγική, τόσο για τη διεκπεραίωση εργασιών όσο και την επίτευξη στόχων.
- Να συνεργάζεστε εποικοδομητικά με τους άλλους.
Ένας εργαζόμενος με οργανωτικές δεξιότητες κερδίζει στην επιχείρηση χρόνο και χρήμα. Δεν είναι τυχαίο που η αναλυτική σκέψη, μία από τις βασικές οργανωτικές δεξιότητες, βρίσκεται στην κορυφή της λίστας των πιο περιζήτητων δεξιοτήτων, σύμφωνα με το The Future of Jobs Report του World Economic Forum. Προβλέπεται, μάλιστα, η σημασία της για τους εργαζόμενους να αυξηθεί κατά 72% μέσα στα επόμενα πέντε χρόνια (2).
Επισημαίνοντας, ως εκ τούτου, τις οργανωτικές δεξιότητές σας στο βιογραφικό σας, μπορείτε να ξεχωρίσετε από τον ανταγωνισμό και να αυξήσετε τις πιθανότητες ενός θετικού αποτελέσματος για την αίτηση εργασίας σας.
Ποιες οργανωτικές δεξιότητες αξίζει να επισημάνετε;
Είναι πολλές οι δεξιότητες που αλληλεπιδρούν μεταξύ τους προκειμένου να επιτευχθεί η καλή οργάνωση και η αποδοτικότητα στο εργασιακό περιβάλλον. Στις πιο πολύτιμες για τους εργοδότες συγκαταλέγονται οι ακόλουθες:
Αναλυτική σκέψη
Μια δεξιότητα που σχετίζεται με την ικανότητα ανάλυσης και επεξεργασίας πληροφοριών και δεδομένων. Αυτή η μέθοδος οργάνωσης της σκέψης είναι κρίσιμη για τη λήψη ορθολογικών αποφάσεων και την επίλυση προβλημάτων.
Διαχείριση χρόνου
Η σωστή διαχείριση του χρόνου είναι ένα από τα θεμέλια της καλής οργάνωσης. Σας επιτρέπει να μένετε ψύχραιμοι/-ες υπό συνθήκες πίεσης, να εστιάζετε την ενέργειά σας εκεί που είναι απαραίτητο και να διατηρείτε την ισορροπία μεταξύ επαγγελματικής και προσωπικής ζωής.
Καθορισμός στόχων
Θέτοντας καθημερινούς ή εβδομαδιαίους στόχους, μπορείτε να χαράξετε πλάνο δράσης και να συγκεντρωθείτε στην υλοποίησή του, οργανώνοντας τις εργασίες σας.
Προτεραιοποίηση εργασιών
Πρόκειται για την ικανότητα να αντιλαμβάνεστε τι είναι σημαντικό και τι όχι σε συνάρτηση με τους επιθυμητούς χρόνους παράδοσης. Η ιεράρχηση προτεραιοτήτων είναι κρίσιμης σημασίας για την ομαλή ροή των εργασιών και την έγκαιρη παράδοση των έργων.
Προγραμματισμός
Μία από τις πιο ουσιαστικές οργανωτικές δεξιότητες. Με τον σωστό προγραμματισμό μπορείτε να αξιοποιήσετε τον χρόνο, την ενέργειά σας και τους διαθέσιμους πόρους στο έπακρο.
Ανάθεση καθηκόντων
Το να γνωρίζετε πότε και πού να αναθέσετε ευθύνες είναι από τις πλέον σημαντικές οργανωτικές δεξιότητες για όποιον/-α ηγείται ομάδας. Η κατανομή των εργασιών με βάση με την πείρα, τις δεξιότητες και τον φόρτο εργασίας των εργαζομένων αυξάνει την παραγωγικότητα.
Αποτελεσματική επικοινωνία
Οι επικοινωνιακές δεξιότητες μπορεί να είναι μια κατηγορία από μόνες τους, αλλά η αποτελεσματική επικοινωνία είναι αναπόσπαστο στοιχείο της καλής οργάνωσης. Για να αντιληφθείτε την επίδρασή της, σκεφτείτε ότι, σε πρόσφατη έρευνα, μόνο το 22% των συμμετεχόντων δήλωσε ότι κατανοεί τους στόχους της επιχείρησης και ξέρει πώς να προτεραιοποιεί τις εργασίες του (3).
Πώς να ενσωματώσετε τις οργανωτικές δεξιότητες στο βιογραφικό (με παραδείγματα)
Επιλέξτε, καταρχάς, ένα σύγχρονο πρότυπο βιογραφικού, που θα σας βοηθήσει να οργανώσετε τις πληροφορίες σε διακριτές ενότητες, ώστε να κατευθύνετε το μάτι του πιθανού εργοδότη στα στοιχεία που ψάχνει.
Ένα από τα πιο σημαντικά είναι, ακριβώς, οι δεξιότητές σας - τόσο τα hard skills όσο και τα soft skills. Δημιουργήστε δύο αντίστοιχες λίστες, με περίπου πέντε εγγραφές σε καθεμία, και αναφέρετε τις οργανωτικές δεξιότητές σας στη λίστα με τα προσωπικά χαρακτηριστικά σας.
Για παράδειγμα:
Προσωπικά προσόντα
- Άριστες επικοινωνιακές δεξιότητες
- Άριστες οργανωτικές δεξιότητες
- Πνεύμα συνεργασίας
- Υπευθυνότητα
Έπειτα, επισημάνετε σχετικές δεξιότητές σας στην περιγραφή της επαγγελματικής εμπειρίας σας, τεκμηριώνοντάς τες με παραδείγματα. Αν δεν έχετε εμπειρία, μπορείτε να κάνετε το ίδιο στην ενότητα της εκπαίδευσης.
Παραδείγματα:
- Οργάνωσα το φυσικό και ψηφιακό αρχείο της επιχείρησης μέσα σε δύο εβδομάδες, δημιουργώντας νέο σύστημα κατηγοριοποίησης που μείωσε τον χρόνο αναζήτησης εγγράφων κατά 30%.
- Ηγήθηκα ομάδας 15 ατόμων και ανέθεσα ευθύνες ανάλογα με τις δεξιότητές τους, αυξάνοντας την παραγωγικότητα κατά 20%.
- Ολοκλήρωσα τις σπουδές μου ακριβώς στα τέσσερα χρόνια, ενώ εργαζόμουν part-time, διαχειριζόμενος αποτελεσματικά τον χρόνο μου και προτεραιοποιώντας τις υποχρεώσεις μου.
Ένα τρίτο σημείο όπου μπορείτε να προβάλετε τις οργανωτικές δεξιότητές σας είναι στο personal statement σας. Αν και το προφίλ τοποθετείται στην αρχή του εγγράφου, συστήνεται να γραφτεί τελευταίο για μεγαλύτερη ευκολία στη σύνταξή του.
Ένα παράδειγμα:
Προφίλ
Καθηγήτρια φιλόλογος, με 10ετή εμπειρία στην εξατομικευμένη διδασκαλία και στην προετοιμασία μαθητών Β’ και Γ’ Λυκείου για τις Πανελλήνιες. Με σωστό προγραμματισμό, παροχή καλών σημειώσεων και αποτελεσματική επικοινωνία, εξασφαλίζω την έγκαιρη κάλυψη της ύλης χωρίς άγχος. Καθορίζοντας στόχους, έχω βοηθήσει τους μαθητές μου να βελτιώσουν τις επιδόσεις τους, με το 67% αυτών να πετυχαίνουν την εισαγωγή τους στην πρώτη σχολή προτίμησής τους.
Δεν είναι, όμως, μόνο το βιογραφικό. Η συνοδευτική επιστολή σάς δίνει επίσης την ευκαιρία να αναδείξετε τις οργανωτικές δεξιότητές σας. Μπορείτε να πάρετε έμπνευση για τη σύνταξή της από τα παραδείγματα συνοδευτικών επιστολών του Jobseeker.
expert tip:
Η εικόνα του βιογραφικού είναι εξίσου σημαντική με το περιεχόμενό του. Χρησιμοποιήστε κατάλληλη γραμματοσειρά, όπως μια κλασική serif ή sans serif, αφήστε λογικές αποστάσεις και λευκά περιθώρια, βάλτε bullets στις λίστες και φροντίστε για τη συνεπή μορφοποίηση του εγγράφου. Ένα καλά δομημένο και ευανάγνωστο βιογραφικό δείχνει απευθείας στον πιθανό εργοδότη την οργανωτικότητά σας.
Προσαρμόστε τις οργανωτικές δεξιότητες ανάλογα με την αίτηση
Η προσαρμογή του βιογραφικού σας ανάλογα με τη θέση που διεκδικείτε είναι, ίσως, ο σημαντικότερος παράγοντας επιτυχίας του. Η προσαρμογή αφορά και τις δεξιότητες που θα συμπεριλάβετε, αφού συνήθως άλλες είναι οι πιο κρίσιμες για έναν/μία διευθυντή/-τρια και άλλες και για έναν/μία entry level εργαζόμενο/-η. Επίσης, διαφορετικοί κλάδοι εστιάζουν και σε διαφορετικό σετ προσόντων.
Οι οργανωτικές δεξιότητες, φυσικά, είναι πολύτιμες σε κάθε επαγγελματικό περιβάλλον. Αλλά οι πιο σημαντικές διαφοροποιούνται ανά επάγγελμα και επίπεδο ιεραρχίας. Για παράδειγμα:
- Για entry level εργαζόμενο, οι πιο σημαντικές είναι η αποτελεσματική διαχείριση του χρόνου και η σωστή προτεραιοποίηση των εργασιών του.
- Ένας διευθυντής χρειάζεται να διαθέτει ικανότητες καθορισμού στόχων, ανάθεσης καθηκόντων και αποτελεσματικής επικοινωνίας.
- Για τον freelancer που ασχολείται με πολλά projects ταυτόχρονα, η αναλυτική σκέψη, η διαχείριση χρόνου και ο προγραμματισμός είναι εκ των ουκ άνευ.
- Ο νοσηλευτής χειρουργείου πρέπει να έχει δεξιότητα στην οργάνωση του χώρου και των εργαλείων και να διαθέτει ικανότητες ιεράρχησης προτεραιοτήτων και αποτελεσματικής επικοινωνίας.
Το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να μελετήσετε την αγγελία εργασίας και να αντλήσετε λέξεις-κλειδιά που αφορούν τις επιθυμητές οργανωτικές δεξιότητες. Ενσωματώνοντάς τες κατόπιν στο βιογραφικό σας, εφόσον τις διαθέτετε, θα ευθυγραμμίσετε το προφίλ σας με τις ανάγκες της επιχείρησης και θα προβληθείτε ως ιδανικοί/-ές υποψήφιοι/-ες.
Παρουσιάστε επιτεύγματα που σχετίζονται με την οργάνωση
Μια τελευταία συμβουλή για την αποτελεσματική ανάδειξη των οργανωτικών σας δεξιοτήτων είναι να τις συνδέσετε με επιτυχίες σας, για να δείξετε την αξία σας και να τραβήξετε την προσοχή των δυνητικών εργοδοτών.
Τα παραδείγματα που μοιραστήκαμε νωρίτερα ακολουθούν ακριβώς αυτή τη λογική, συνδέοντας απευθείας τις οργανωτικές δεξιότητες με την επίτευξη θετικών αποτελεσμάτων (η μείωση του χρόνου αναζήτησης εγγράφων, η αύξηση της παραγωγικότητας, η ολοκλήρωση των σπουδών στην ώρα τους, η εισαγωγή των μαθητών στη σχολή προτίμησής τους).
Φέρτε στο μυαλό σας τη δική σας επαγγελματική ή ακαδημαϊκή πορεία και σκεφτείτε τα πράγματα που καταφέρατε. Ποια από αυτά ήταν απόρροια της καλής οργάνωσής σας; Για να διευκολύνετε τη σκέψη σας, μπορείτε να αξιοποιήσετε τη μέθοδο STAR (ακρωνύμιο των λέξεων Situation, Task, Action, Result): ποια ήταν η κατάσταση που κληθήκατε να διαχειριστείτε, ποιο το δικό σας καθήκον, τι ενέργειες κάνατε και ποιο ήταν το αποτέλεσμά τους;
Λάβετε υπόψη ότι οι περιγραφές των επιτευγμάτων σας θα γίνουν ακόμα πιο δυνατές αν:
- Χρησιμοποιήσετε ρήματα δυναμικά στη διατύπωση των προτάσεών σας, όπως «Οργάνωσα», «Διαχειρίστηκα», «Συντόνισα», «Διηύθυνα», «Προγραμμάτισα».
- Αναφέρετε μετρήσιμα αποτελέσματα, δίνοντας ποσοτικά στοιχεία που δείχνουν το μέγεθος της επιτυχίας σας.
Δείτε τα παραδείγματα βιογραφικών μας, τα οποία καλύπτουν ποικιλία επαγγελμάτων, για να βρείτε περιγραφές επιτευγμάτων που ενσωματώνουν μετρήσιμα αποτελέσματα και να πάρετε ιδέες για τη διαμόρφωση του δικού σας βιογραφικού.
Σε πρόσφατη έρευνα, μόνο το 22% των συμμετεχόντων δήλωσε ότι κατανοεί τους στόχους της επιχείρησης και ξέρει πώς να προτεραιοποιεί τις εργασίες του.
Οι οργανωτικές δεξιότητες όχημα επαγγελματικής εξέλιξης
Προβάλλοντας τις οργανωτικές δεξιότητές σας στο βιογραφικό σας μπορεί να οδηγηθείτε γρηγορότερα στη θέση που ονειρεύεστε. Είναι δεξιότητες περιζήτητες, καθώς συμβάλλουν στη μεγαλύτερη αποδοτικότητα του εργαζομένου, στην αύξηση της παραγωγικότητας των ομάδων και στην επίτευξη των στόχων της επιχείρησης.
Για να ξεχωρίσετε από τον ανταγωνισμό, ευθυγραμμίστε το προφίλ σας με τις ανάγκες της εταιρείας, αναδεικνύοντας τις επιθυμητές δεξιότητες, και τονίστε την αξία σας μέσα από παραδείγματα και επιτυχίες που σχετίζονται με την οργάνωση.
Φροντίστε εξίσου το περιεχόμενο και την εικόνα του βιογραφικού σας, χρησιμοποιήστε ένα ταιριαστό πρότυπο συνοδευτικής επιστολής και ετοιμαστείτε να εντυπωσιάσετε τους δυνητικούς εργοδότες με την αίτηση εργασίας σας.
Παραπομπές:
(1) Αθηναϊκό-Μακεδονικό Πρακτορείο Ειδήσεων: Όταν ο εργαζόμενος επωμίζεται περισσότερα βάρη σε λιγότερο χρόνο
(2) World Economic Forum: Future of jobs 2023: These are the most in-demand skills now - and beyond
(3) Adobe: Top findings from “The State of Work 2023” report
